Організуйтесь: як скоротити небажану електронну пошту

Пам’ятаєте обіцянку Тьєррі Бретона до 2014 року усунути внутрішню корпоративну електронну пошту від своєї компанії Atos? У той час, коли він оголосив про свої амбіції - це був 2011 рік - багато людей з технологій та бізнесу світу так само знущалися. Вони назвали його план смішним. Вони сказали, що нам потрібен електронний лист. Ми на це покладаємось. Це треба!

Швидкий перехід до сьогодні, і клімат вже змінився. Я все більше і більше чую від офісних працівників, що електронна пошта є основою їхнього існування. Це стільки марної трати їх часу, скільки «м» слова: зустрічі. Коли я запитую, чому це такий тягар, люди зазвичай кажуть щось на кшталт "Я отримую тони електронних листів, які не мають нічого спільного зі мною" або "Половина тем, на які я перебуваю, взагалі не стосується моєї роботи". Я навіть почав чути однакові почуття від кількох людей щодо особистої електронної пошти: "Я отримую дев'ять електронних листів від членів мого книжкового клубу, що підтверджують наступну дату книжкового клубу! Привіт, люди! Це було в першому листі!"

Ось декілька стратегій для того, щоб насправді обрізати чи ефективно відрізати на електронних листах, які вам просто не потрібні. (Хоча ця стаття не стосується сірого погляду, у мене є маса інших порад щодо управління електронними розсилками та щоденними угодами.)

1. Попросіть бути видаленими з групових електронних листів, обличчям до обличчя

Чим більше ми покладаємося на електронну пошту, тим сильніше ми забудемо, що деякі проблеми найкраще вирішувати за допомогою короткої розмови. Ця порада може здатися божевільною та дуже низькою технологією, але вона може бути надзвичайно ефективною. Якщо ви є частиною звичайної групової електронної пошти (скажімо, щоденного звіту чи щотижневої реєстрації проекту) і не хочете більше бути, поспілкуйтеся з людиною, яка керує або ініціює цей електронний лист, бажано, обличчям або по телефону, якщо потрібно. "Привіт", ви скажете: "Ви знаєте, що щодня надсилаю електронне повідомлення про таке-таке-таке? Чи я повинен бути на ньому? Я постійно отримую повідомлення, але вони ніколи насправді не стосуються мене чи моєї роботи. ти міг би мене зняти? "

Найгірше, що ви могли зробити в цій ситуації, - це відповісти всім на повідомлення з повідомленням "скасувати підписку". Це грубо. Це свідчить про те, що у вас немає жодного соціального такту чи нетрікетки. І це доводить, що ви не знаєте, як керувати власною електронною поштою.

Коли ви ведете розмову віч-на-віч, ви знову стаєте людиною. Ти приємна людина з розумним та відвертим проханням. Плюс до цього, якщо є причина, щоб ви отримали повідомлення, особа пояснить, чому ви були включені на сьогоднішній день.

2. Використовуйте соціальні мережі, засоби управління проектами та чат

На мою думку, соціальні мережі (включаючи бізнес-мережі, такі як Yammer і Podio) обробляють обмін повідомленнями набагато краще, ніж електронна пошта. Візьмемо випадок моєї подруги, яка гартувала про її книжковий клуб. Якби організатор встановив наступне запрошення на зустріч клубного клубу у Facebook, а не електронною поштою, отримання інформації було б менш обов'язковим для членів. Події у Facebook необов’язкові. Ви можете дістатись до них та перетравити інформацію, коли відчуєте, що вам це подобається. Коли те саме запрошення на подію надходить електронною поштою, його читання відразу ж стає обов'язковим.

В бізнес-організаціях альтернативні засоби комунікації також можуть допомогти надзвичайно скоротити небажані електронні листи. Тут, в PCMag, ми, як правило, використовуємо програму обміну миттєвими повідомленнями, коли нам щось швидко спілкуватися і хочемо однаково швидкої відповіді. Ми використовуємо Yammer для управління деякими завданнями, які працюють на принципі "хто може відповісти першим, будь ласка". Ми використовуємо платформу управління проектами Basecamp для розміщення дискусій про поточні мистецькі та дизайнерські проекти в одному місці.

Тож використовуйте всі різні інструменти, які є у вашому розпорядженні, і якщо ви перебуваєте на керівній посаді, заохочуйте інших також. Адвокація за допомогою мультиінструментального рішення допоможе скоротити необхідні електронні листи.

3. Використовуйте автоматизоване сортування або фільтри

Найпоширенішим рішенням для управління небажаними електронними листами є налаштування автоматизованих правил сортування або фільтрів, як їх іноді називають, які поміщають небажані повідомлення у визначене місце (зазвичай папку, але іноді і сміття), перш ніж вони навіть потраплять у вашу поштову скриньку. . Усі основні програми електронної пошти мають цю функцію.

Знайдіть електронний лист, який ви більше не хочете, визначте щось конкретне та виправлене щодо нього (наприклад, завжди одне і те ж ключове слово в рядку теми, відправник тощо) та встановіть правило, яке сортує всі ці повідомлення за новим та відповідним чином позначеним папка для вас.

Іншим варіантом Microsoft Outlook є те, що ви можете "скасувати підписку" витончено і без попередження з теми, просто "заглушивши" розмову (див. Мої поради щодо Outlook, як це зробити), хоча це залишає вас застряглими, якщо хтось повторно використовує ту саму тему лінія пізніше, оскільки це мета виконання операції. (Іншими словами, коли ви ігноруєте потік, Outlook автоматично переміщує в папку "видалені елементи" будь-які повідомлення, що містять ту саму тему рядка електронної пошти, що порушує праворуч.)

Я особисто не дуже використовую автоматичне сортування, оскільки воно покладається на нову поведінку: регулярно перевіряти призначені папки. Раніше, коли я налаштовував сортування, я одразу забував, що я це робив, і через кілька днів помітив купу електронних листів, які, можливо, включали щось важливе, відсунене на узбіччя. Я краще видалю небажані повідомлення під час їх отримання. Якщо ви все-таки обрали цей маршрут, будьте уважні до регулярної обробки цих сортованих електронних листів.

4. Скажіть людям не писати назад "Спасибі"

Перший раз, коли я почув, що колега з колишньої роботи вголос кажу іншому колезі: "Чи не проти ви відповісти" дякую "на повідомлення, коли все, що він робить, підтверджує, що ви знаєте, що я зробив те, що я повинен був зробити? Це допоможе мені утримати час електронної пошти ", це підірвало мою думку! Ви можете це сказати? Звичайно, ви можете злегка нарікати, але в бік ви не отримаєте безліч непотрібних електронних повідомлень.

Ви також можете перефразовувати це як надзвичайно пасивно-агресивне - "Я дійсно не ображаюся, якщо дякую мені рідше електронною поштою. Я вже знаю, що ви цінуєте мою роботу" - але я не рекомендую її!

Додаткові ресурси

Інші інструменти, які допоможуть вам залишатися поверх електронної пошти, включають Sanebox (який автоматично встановлює автоматичне сортування) або додаток Поштова скринька для iOS (дуже корисно для підтримки електронної пошти під час перебування поза офісом), але вони більш загальні триаж по електронній пошті, ніж скорочення небажаних повідомлень.