Організуйтеся: як зафіксувати звіти про витрати до кінця року

Наближається до кінця року. Ви спокійно працюєте за своїм столом, коли з бухгалтерії надходить новий електронний лист. Ви гучно задихаєтесь за темою, і всі ваші колеги звертаються, щоб побачити, що не так. Ваші щоки червоніють, коли ви визнаєте, що до цього моменту ви зовсім забули подати звіт про витрати. В електронному листі йдеться про те, що термін закінчується сьогодні. Тепло від ваших щок перетворюється на почуття страху, яке біжить по ваших грудях і в ямку вашого живота. Ваша компанія заборгувала вам кілька сотень доларів, і в цей час року ви могли реально користуватися нею. Не панікуйте! Ці прості дії допоможуть вам контролювати свої витрати.

Деякі організації спрощують подання звітів про витрати, навіть якщо вони спізнюються. Наприклад, наявність кредитних карток компанії, прив'язаних до системи звітування про витрати, надзвичайно допомагає, але не у всіх є така розкіш. Тому зробіть глибокий вдих і виконайте ці кроки, щоб якнайшвидше надсилати свої прострочені звіти про витрати.

Зауважимо, що значна частина цієї статті стосується також самозайнятих типів, яким до кінця року доводиться скасовувати надходження, щоб вимагати відрахування податків на видатки з бізнесу.

1. Запитайте, коли справжній термін і чи можна подати пізніше

Залежно від того, коли ваша організація встановлює свій фінансовий рік та як вона обробляє нарахування, термін подання звітів про витрати, можливо, вже минув. Але це не обов'язково означає, що надто пізно надсилати квитанції. Розумні люди дотримуються строків. Якщо хтось скаже вам, що термін закінчується в п’ятницю, є хороший шанс, що справжній термін - вранці в понеділок або пізніше.

Попросіть когось із бухгалтерії чи вашого начальника чітко ознайомитись із справжнім терміном звітів про витрати та чи можна зробити щось, якщо ви пропустили його. Часто є. Якщо ви можете подати пізно, будьте добрими і доброзичливими до людей, які допомагають вам це зробити, і нахиліться назад, щоб доставити саме те, що вони просять. Будьте детальними. Пам'ятайте, що вони роблять вам послугу. Зробіть все можливе, щоб повернути це, полегшивши їх роботу.

2. Перевірте Правила отримання квитанцій

Якщо ви подавали звіти про витрати раніше, напевно, ви знаєте основні правила подання квитанцій. Але чи знаєте ви дрібні деталі? Під час подання звіту про витрати задовго після здійснення витрат ви могли втратити деякі квитанції. Дізнайтеся, чи існує така політика, як, наприклад, вимагання квитанцій лише на витрати, що перевищують 10 доларів. Також запитайте, чи можна показати підтвердження платежу, надавши виписку з кредитної картки з виділеною позицією. Ці деталі можуть змінити світ у часі, яке знадобиться для підготовки звіту про витрати.

3. Складіть контур пунктів і дат

Як тільки прийшов час фактично розпочати створення звіту про прострочені витрати, складіть приблизний перелік основних витрат, які потрібно вимагати, таких як придбані вами предмети, подорожі та гостинність клієнтів. Якщо ви подаєте заявку лише на один предмет або одну поїздку, пропустіть цей крок.

Якщо елемент у вашому списку - це подія, наприклад, відвідування клієнта чи конференція, запишіть дати. Потім нижче події створіть запис на кожен день, наприклад:

Конференція X: 1-3 червня

1 червня

2 червня

3 червня

4. Візуалізуйте свої витрати

Під час складання витрат, пов’язаних з поїздками або подіями, я вважаю, що це допомагає спочатку перерахувати найбільші витрати (наприклад, вартість квитків на рейси, готель та відвідування), а потім намагатися щодня згадувати або переосмислювати їх, щоб покрити менші витрати. Робіть це нижче кожного дня запису.

Мені подобається скласти приблизний план можливих витрат, а потім заповнити його, як я їх пам’ятаю (кроки 5-7 містять кілька хитрощів для заповнення прогалин, коли пам’ять не вдається). Контур повинен містити стільки цих пунктів, які відповідають вашим датам:

• Початкове місце розташування. Де ти спав? Чи були у вас в цьому місці якісь витрати, наприклад, плата за Wi-Fi?
• Місцеві подорожі . Ви кудись їхали, і якщо так, то як ви потрапили туди (машина, таксі, автосервіс, громадський транспорт)? Як ти повернувся? Якщо ви вимагаєте плати за милю за водіння, яка відстань?
• Харчування. Де ви снідали, обідали та вечеряли? Ви купували якісь напої, включаючи воду та каву у пляшках, чи закуски?
• Поставки Чи потрібно було купувати щось очікуване чи несподіване протягом дня?
• Кінцеве місцезнаходження. Де ти закінчив свій день? За що ви там заплатили?

Часто просто задаючи собі ці питання допомагає згадати витрати, які ви могли б інакше забути.

5. Прогортайте ваші квитанції

Якщо у вас є купа квитанцій, перегорніть їх зараз і підберіть їх до контуру, який ви створили. Є причина, що я не роблю цей крок спочатку. Іноді квитанції переробляють нашу пам’ять таким чином, що не залишають частин дня. Наприклад, скажімо, ви подивитеся на свої квитанції і побачите, що ви швидко поснідали в кафе і пізніше їли обід у місці проведення конференції. Тепер у вас є яскравий спогад про ці дві події, і ви готові перейти до наступної квитанції. Але ваша пам’ять, можливо, пропустила 15 доларів Uber між двома місцями просто тому, що у вас не було фізичної квитанції, щоб запустити пам'ять. Легко забути деталі, коли у нас немає тригерів.

6. Скануйте календар

Календар може містити більше нагадувань, які допоможуть вам створити точний звіт про витрати. Коли ви заповнюєте свій день, відкрийте свій календар і відскануйте його, щоб перевірити дати подорожі та значні події. Деякі записи можуть викликати вашу пам'ять про витрати, а також про відсутність витрат. Наприклад, якщо діловий партнер надіслав вам запрошення до календаря на вечерю в день, коли ви подорожували, і вона заплатила, то вам не доведеться турбуватися про пошук квитанції на вашу страву тієї ночі.

7. Монетний дворик

Ще одне чудове місце для пошуку зниклих витрат - монетний двір. Монетний двір - це персональний додаток для фінансування, який об'єднує всі ваші фінансові операції в один веб-сайт і додаток, на якому можна шукати. За допомогою Монетного двору ви можете відфільтрувати всі витрати на вашу кредитну картку та дебетову карту за датою, що може допомогти вам розкрити забуті вами витрати. У тому прикладі, який я раніше розповідав про квитанцію Uber, ви можете знайти цю інформацію, шукаючи дату в Монетному дворі, що полегшить пошук справжньої квитанції у своєму електронному листі.

Ви також можете додавати теги в монетному дворі для транзакцій з позиціями, і якщо ви робите це протягом усього року для комерційних витрат, ви зможете легко знайти всі витрати, які потрібно вимагати.

Раніше я згадував, що якщо ви не зможете знайти квитанцію, ви можете запитати, чи можете ви надіслати копію заяви про кредитну карту, підкреслюючи позицію для витрат. Знову ж таки, Монетний двір допоможе вам тут, оскільки він підкаже, якою кредитною карткою ви користувалися.

8. Не забувайте поради та паркування

Дві категорії витрат, які легко не помітити, - поради та паркування. Невеликі поради, що сплачуються готівкою, як-от персонал з прибирання готелю та дзвінки, ніколи не надходять із квитанціями. Платежі за паркування також можуть бути готівкою без квитанції. Але вони складаються і варто заявити, якщо ви їх зробили.