Зміст:
Відео: Настя и сборник весёлых историй (Листопад 2024)
Електронна пошта знижує продуктивність, і майже ніхто не усвідомлює, наскільки це погано. Кількість часу, який люди проводять в електронних програмах, приголомшує, колись близько 30 відсотків щодня. Однак є спосіб отримати ручку. І ви насправді можете подолати проблему з електронною поштою, не обов'язково скорочуючи загальну кількість часу, який ви витрачаєте на електронну пошту. Рішення, яке я поділяю нижче, залежить від того, щоб краще зрозуміти проблему.
Електронна пошта гірша за Facebook
Згідно з дослідженнями, електронна пошта гірша для вашої продуктивності, ніж Facebook, і проблема полягає в тому, що люди не розуміють, скільки часу вони проводять в електронній пошті.
Робі Макдонелл, віце-президент з розробки продуктів в RescueTime, погоджується, виходячи з того, що він бачить і чує від користувачів. RescueTime - це інструмент управління часом, який відстежує програми та веб-сайти, які ви використовуєте, перебуваючи на комп’ютері та мобільному пристрої. Потім він генерує звіти, які показують, як ви проводите свій час.
"Одне, що ми чуємо від людей, які підписалися на RescueTime, - це" я боюся бачити, що кажуть дані, тому що я не хочу бачити, скільки часу витрачаю на Facebook чи Reddit ". Часто, через тиждень, вони кажуть: "Це було не так погано, як я думав, але о боже, я провожу багато часу в електронній пошті", - додав Макдонелл.
Чому електронна пошта "погана?"
То чому ж саме електронна пошта погана? Деякі експерти з продуктивності кажуть, що це тому, що електронна пошта - це «робота над роботою», а не сама робота. Ще один аргумент, який, мабуть, більш точний, полягає в тому, що електронна пошта постійно перебиває нас. Кількість часу, який ми проводимо в електронній пошті, не є проблемою. Це те, що час поширюється на весь день.
Зокрема, працівникам знань зазвичай потрібні періоди безперебійної уваги, щоб виконати дійсно важливу роботу. "Більшість людей переслідують той факт, що електронна пошта - це діяльність, яка відтягуватиме вас від творчої думки неодноразово протягом дня", - сказав Макдонелл.
Читання електронної пошти не раз спричиняє перевантаження та стомлює вас, за словами Мікаела Бернера, генерального директора програми EasyilyDo, що автоматизує невеликі аспекти вашого життя, щоб допомогти вам звільнити час. Коли ми перевіряємо електронну пошту протягом дня, ми фактично не обробляємо електронну пошту чи піклуємося про неї, і ці секунди складають витрачений час. "Якщо ви збираєтесь відкрити електронний лист, будь-що зробіть з ним, наприклад, надішліть відповідь на нього, або видаліть його, або надішліть його. Навіть не відкривайте електронний лист, якщо ви не зможете його обробити.
Більше того, системи зв’язку призначені для повідомлення про вас, коли надходить нове повідомлення. "Вони постійно пишуть вас сповіщеннями", - сказав Макдонелл. "Все рідше стає все, що ви отримуєте більше ніж за кілька хвилин, перш ніж вас перетягують на якусь іншу діяльність". Навіть якщо ви не читаєте кожен електронний лист, який надійде у вашу поштову скриньку повністю, ваша увага поділяється, коли ви отримуєте повідомлення про те, що надійшло нове повідомлення електронної пошти. І навіть якщо у вас не ввімкнено сповіщення, ви все одно порушуєте власний фокус кожного разу, коли ви перевіряєте папку "Вхідні", щоб побачити, чи хтось намагається надіслати вам електронну пошту про нагальну справу.
"Це не так, як 30 відсотків когось часу проводять електронною поштою на початку дня, а потім решту дня проводять, роблячи інші речі", - сказав він. "Це дуже розповсюджено, що говорить про те, що вас постійно перебивають".
Як боротися з електронною поштою
Ви можете вийти з електронної пошти та повернутися до справжньої важкої роботи. Це можна зробити всього за кілька тижнів і за п’ять простих кроків.
1. Встановіть програму відстеження часу, наприклад RescueTime або Toggl, і дозвольте їй відстежувати, скільки часу ви проводите електронною поштою щодня і коли. Переконайтеся, що всі ваші програми електронної пошти та чату точно класифікуються як комунікації.
2. Зачекайте близько двох тижнів, щоб у вас було достатньо даних. Потім виберіть дату навмання і подивіться на свій погодинний звіт. Ви в хорошій формі, якщо ваше спілкування зосереджене на один-два рази на день. Ви перебуваєте в поганому стані і вам потрібно внести зміни, якщо ваші додатки для спілкування розповсюджуються невеликими фрагментами протягом дня, як показано на зображенні нижче.
Мета не обов'язково скорочувати кількість годин, які ви проводите електронною поштою. Метою є використання електронної пошти менш розповсюдженою та сконцентрованою, щоб ваші звіти виглядали приблизно так:
3. Виходячи з моделей, визначте один чи два рази дня, коли ви не перевірите електронну пошту. Для багатьох людей ранок, приблизно, за годину до перерви в середньому дні, а південь, починаючи приблизно через годину після вашої південної перерви, - ідеальний час. У ці періоди закривайте програми електронної пошти та блокуйте веб-пошту, встановлюючи інструмент, що не відволікає увагу, як StayFocusd. Якщо у вас є обліковий запис RescueTime Premium, ви можете використовувати його інструменти, щоб заблокувати доступ до веб-пошти.
4. Аналогічно виберіть час, коли ви будете перевіряти електронну пошту. Скажімо, період вашого фокусування без електронної пошти буде з 9:00 до 11:30, а сеанс електронної пошти - з 11:30 до обіду. Якщо це 11:10, і ви відчуєте спокусу перевірити електронну пошту, вам буде простіше відмовитись, якщо у вас буде заздалегідь визначений час, коли ви відкриєте цю папку "Вхідні".
5. Якщо ви параноїдаєте, що при спробі роботи надійде нагальне та важливе повідомлення, створіть систему оповіщення VIP. Користувачі iOS вже мають вбудовану програму пошти. Якщо ви не використовуєте iOS або хочете, щоб система попередження VIP мала більше можливостей та налаштувань, спробуйте AwayFind. У будь-якому випадку ви можете отримувати сповіщення, наприклад, натискання сповіщення на телефоні або навіть текстове повідомлення, коли дуже важлива людина надсилає вам електронну пошту. Це означає, що ви можете перевірити електронну пошту, лише якщо отримаєте сповіщення, яке, сподіваємось, буде рідко. Весь інший електронний лист може зачекати.
Ще один трюк, який я особисто використовую - це затримати відкриття моїх електронних програм, коли я розпочну роботу. Мені подобається переглядати робочу електронну пошту спочатку вранці на своєму телефоні, лише щоб перевірити, чи є щось дійсно нагальне. Причиною, що я користуюся телефоном, є те, що мені легше відключити, ніж мій ноутбук або настільний комп'ютер, якщо немає нічого, що вимагає моєї негайної уваги. Якщо я побачу електронний лист, який важливий, але не терміновий, я можу додати зірку. Якщо це справді терміново, я відповідаю прямо з телефону. Але оскільки мені не подобається читати чи писати по телефону, я не спокушаюся потрапляти в інші електронні листи, які насправді не нагальні.
Саме такі маленькі хитрощі додають до великих прибутків, щоб уникнути електронної пошти та повернути вас до важливої роботи.
