Відео: Настя и сборник весёлых историй (Вересень 2024)
Останній фрагмент головоломки організації - і той, кого люди найбільше бояться - це управління електронною поштою.
Як і у випадку управління папками та імен файлів, управління електронною поштою вимагає способу життя. Вам потрібно розробити правила та принципи, з якими можна жити кожен день. Пам’ятайте, що організоване перебування подібне до дотримання дієти і режиму фізичних вправ. Якщо цього не робити, та поводжуватися з організацією, як це проект одноденного весняного прибирання, подібний до того, щоб їхати на аварійну дієту. Будь-які результати, які ви бачите, будуть дуже короткочасними.
Перш ніж зануритися в проект реорганізації електронної пошти, знайдіть хвилину, щоб зрозуміти, що вам не потрібно бути ідеальним. Мета полягає в тому, щоб створити правила життя, яких ви можете розумно дотримуватися і які полегшать вашу роботу чи особисте життя легшими, продуктивнішими та кращими. Якщо встановити чудовий плагін Microsoft Outlook - це те, що викличе ваш механізм очищення вхідних повідомлень, спробуйте Xobni (безкоштовно, 29, 99 доларів плюс версія, 4 зірки), який індексує ваші файли, або Evernote для Windows Premium (45 доларів на рік, 4, 5 зірки), що дозволяє надсилати електронну пошту на ваш Evernote там, де ви користуєтеся видатними можливостями пошуку цього програмного забезпечення.
Дивіться внизу коробки
Щойно я зрозумів, що мені потрібен систематичний підхід до електронної пошти, я вперше відкрив папку "Вхідні", і там було більше трьох сторінок матеріалів. Більшість файлів було позначено "прочитаними", але оскільки я не діяв на них, я залишив їх у папці "Вхідні". Я пам’ятаю, як відчував себе переповненим і думав, що якби я не почав викидати електронні листи тієї самої секунди, проблема буде ще гірше протягом години, і, безумовно, буде нестерпним до наступного ранку.
Як результат, я поставив перед собою одну просту мету: Завжди мати можливість бачити обидва дні вхідних повідомлень. Іншими словами, я хочу мати змогу побачити записи для останнього отриманого повідомлення та найстарішого повідомлення на одному екрані.
Я не дотримуюся цього стандарту кожного моменту кожного дня. Це було б невротично і контрпродуктивно. Але я прагну бачити дно своєї поштової скриньки перед тим, як щодня залишати роботу, і якщо це не вдасться, принаймні по п’ятницях. Я також залишаюсь здоровим щодо перевантаження електронною поштою, коли я хворий на день або приймаю відпустку. Після повернення з відпустки я даю собі хоча б тиждень, щоб наздогнати електронну пошту і намагаюся не напружувати це перший або два дні назад в офісі.
Місяць на місяць
Те, як я керую своїм обліковим записом електронної пошти, точно так само, як я керую своїми електронними файлами в папках. Все переходить у папку.
По-перше, я створюю декілька основних папок за проектами, такі як Project A, B і C. У межах кожної папки проекту я створюю підпапки для кожного місяця, позначені двоцифровим абревіатурою літери на місяць та місяць. Наприклад, папка за червень 2011 року має назву 1106_JUN.
Коли надходять нові електронні листи, вони часто сидять у моїй скриньці кілька годин, день, може, навіть тиждень чи два. Але вони ніколи мене не перевантажують, бо у мене є система, яка підтримує все на керованому рівні. Ось правила для моєї системи. Вони можуть вам не підійти, але вони можуть навести приклад одного рішення. Пристосуйте власне рішення за правилами, які відповідають вашому способу життя.
Правило 1. Якщо електронний лист не вимагає дій (включаючи повторне читання), я його негайно відкидаю.
Правило 2. Якщо електронний лист є критичним - це означає, що він потребує невідкладних дій або глибокого перечитування і, можливо, відповіді - він залишається у папці "Вхідні", поки я не поступлю на нього. Він може перебувати у папці "Вхідні" до місяця. Через місяць я мушу діяти. Ось такий термін. Після того, як я вжив заходів, електронний лист подається у відповідну папку.
Правило 3. Якщо електронний лист містить інформацію, яка мені потрібна, але не потребує негайних дій, її слід перемістити до відповідної папки до кінця дня або до кінця тижня, якщо я зайнятий. Якщо я боюся, я забуду діяти на ньому, оскільки це не відразу видно у папці "Вхідні", я можу створити елемент календаря як нагадування. Електронний лист повинен бути поданий у папку. Немає винятків.
Правило 4. У п’ятницю вдень я даю собі від 10 до 20 хвилин, щоб розібратися в папці "Вхідні" і, можливо, діяти на речі, які не потребують тривалої відповіді. До моменту виходу з офісу я маю змогу побачити дюйм чи два білого простору внизу (приміщення, щоб знову заповнитись у вихідні).
Правило 5. Через рік заархівуйте його або зафіксуйте. Я прагну зберігати дані електронної пошти близько року та архівувати все інше, що зробити надзвичайно просто, коли ваша інформація сортується в папки за місяцем та роком.
Інший метод організації, який був популяризований ще в день фізичної паперової роботи, - це створення 31 папок, позначених цифрами, кожне число яких відповідає дню місяця. Замість того, щоб створювати щоденний список справ, ви повинні подавати документи та нагадування (і картки до дня народження, і рахунки за оплату тощо) у папки, що відповідають відповідній даті дії. Коли дата настає, ви відкриваєте папку і тепер покладаєте завдання піклуватися про все, що знаходиться всередині.
Ще один метод - компартменталізація. Якщо ви використовуєте інструмент управління проектами, такий як Basecamp (безкоштовно, 4 зірки та вибір редактора), вам ніколи не потрібно зберігати електронні листи, пов’язані з проектами, якими керують у цій системі. Basecamp робить це для вас. Дуже багато людей використовують розділення в особистому житті електронної пошти, присвячуючи один обліковий запис на веб-сайті listservs та списки розсилки, зберігаючи інший для спілкування з друзями та родиною. Чому б не використовувати ту саму концепцію в бізнесі?
Позбудьтеся тривоги електронною поштою
Я аж ніяк не прихильник того, що моя система чи система папок на 31 день підходить для всіх. Моя система працює на мене, тому що я схильна запам'ятовувати речі, засновані на їх виникненні. Крім того, я дійсно з нетерпінням чекаю тих декількох хвилин наприкінці кожного тижня, коли я знову переглядаю папку "Вхідні". Нарешті, основна мета - завжди бачити нижню частину вхідних повідомлень дає мені комфорт. Бачачи інформацію, що кровоточить поза одним візуальним екраном, потрапляє в якийсь переломний момент у мені. Це відчуває себе нестерпно, наче я нічого не можу знайти, і ніколи не буду викопувати свій шлях.
Інші люди, однак, можуть відчувати занепокоєння, коли потрібно керувати більше десятка папок або дотримуватися терміни, що накладаються самовиконанням. Для вас може бути більш продуктивним можливість бачити вашу пошту в одній єдиній панелі прокрутки. Загрожуючи отримати занадто зворушливу оплату, це не погана ідея записувати види речей, які викликають переповненість, тому що якщо ви зможете визначити те, що не хочете, у своєму електронному листі, ви можете створити правила та вказівки для запобігання це.
Яку б організаційну систему ви не створили для себе чи свого бізнесу, зосередьтеся на звичках, що нагадують спосіб життя, та загальних правилах. Вам не потрібно бути ідеальним кожен день. Вам просто потрібно придумати систему, яка буде тримати вас на шляху.
Забирай
Важливі ідеї, які слід відібрати від цієї статті, є:
1. Маючи керовану кількість електронної пошти, полегшить та покращить ваше робоче життя.
2. Розробляючи принципи поводження з електронною поштою, орієнтуйтеся на звички життя, а не на жорсткі правила.
3. Визначте, як ви будете обробляти електронну пошту щодня, щотижня та щомісяця, а також, як часто ви будете архівувати дані електронної пошти.
4. З'ясуйте, що ви не хочете від своєї електронної пошти, а потім створіть звички, які не дозволяють їй траплятися.
