Організуйтеся: служби синхронізації файлів на допомогу

Зміст

• Організуйтеся: Служби синхронізації файлів до рятувальної служби
• Поради щодо синхронізації файлів

Брудні та неорганізовані люди назавжди залишають після себе важливі речі. Ця презентація вам потрібна для конференції? Це в офісі на настільному комп’ютері. Ті фотографії з першого дня народження Міккі, які ви планували показати бабусі під час відвідування? Вони все ще на вашому ноутбуці, який сидить вдома на дивані в 300 милях.

Технологи, досить блискуче, вирішили цю проблему для людей, що не працювали в роботі. Відповідь - синхронізація файлів, і є безліч компаній, які пропонують цю послугу безкоштовно.

Хоча служби синхронізації файлів не змінять вашу особистість і не перетворять вас на акуратного та розумного індивіда, вони можуть діяти як мережа безпеки, допомагаючи уникнути катастрофічних наслідків для вашої дезорганізації.

Що таке синхронізація файлів?

Мета служби синхронізації файлів - надати вам доступ до всіх найважливіших, поточних файлів з будь-якого комп’ютера чи пристрою, підключеного до Інтернету, як-от ваш смартфон або планшет, у будь-який час і в будь-якому місці. "Поточний" в даному випадку означає файли, до яких, можливо, вам потрібно буде отримати доступ найближчим часом, а не документи, які вже знаходяться в завершеному стані, які ви дійсно повинні архівувати (я напишу докладніше про те, як архівувати в майбутній статті) . А файли можуть бути будь-якими - від документів до фотографій до музики.

Ось як це працює: Ви підписуєтесь на обліковий запис за допомогою послуги синхронізації файлів (безкоштовно або з абонентською платою; конкретні пропозиції я назву трохи пізніше), встановіть програмне забезпечення для синхронізації файлів на свій комп’ютер і вирішите, які файли або папки, які потрібно синхронізувати. Після того, як файли позначені для синхронізації, сервіс робить їх копію та зберігає їх в Інтернеті, і - це важлива частина - з цього моменту він оновлює копію щоразу, коли ви змінюєте файл локально. Тепер, коли ви входите в службу, будь-то зі смартфона чи чужого комп’ютера через веб-сайт служби синхронізації файлів, ви отримаєте доступ до своїх документів.

Докладніше про те, як працюють сервіси, може дещо відрізнятися, але основна передумова полягає в тому, що щоразу, коли ви зміните файл, змінена копія буде збережена в Інтернеті, і будь-який час, коли ви ввійдете в службу - будь-то через веб-сайт або просто підтримуючи вхід через встановлене програмне забезпечення на комп’ютері чи мобільному пристрої - сервіс переконається, що ви бачите останню копію. Сервіс "синхронізує" найновішу копію кожного файлу на всіх пристроях, якими ви користуєтесь для доступу до них. Деякі сервіси також зберігають версії, які зберігають історію змін до певної кількості. Таким чином, вам не потрібно турбуватися про збереження копій документів "версія 1" та "версія 2". Служба синхронізації файлів зробить це автоматично.

Причина, завдяки якій сервіс синхронізації файлів допомагає відчувати себе більш організованим, полягає в тому, що це дуже важко залишає файл. Не потрібно постійно надсилати собі електронний лист того документа, над яким ви працюєте. Поки ви маєте підключення до Інтернету, ви можете відновити свою роботу. Більшість сервісів також мають певний рівень спільного доступу, що дозволяє вам легко надсилати файли іншим, а деякі мають функції співпраці, щоб декілька людей могли завантажувати файли у спільне місце.

Використовуйте випадки для синхронізації файлів

Іноді важко уявити, навіщо тобі потрібна певна послуга, поки не почуєш, як користуються інші люди. Ось кілька прикладів:

Зайнятий бізнес професіоналом. Кожен, хто хоч трохи займається своєю професійною роботою вдома - або, можливо, одного разу - може уявити корисність служби синхронізації файлів. Уявіть, що погана погода заважає вам працювати, але вам потрібно закінчити проект, щоб дотриматись терміну. І остання копія проекту живе локально на вашому офісному комп’ютері. Якщо служба синхронізації файлів на місці, ви можете захопити цей проект за лічені секунди.

Мандрівник. Часті мандрівники, які не хочуть носити з собою незграбний ноутбук, можуть гарантувати, що всі їх файли будуть доступні їм незалежно від того, де вони входять. Мандрівники також можуть синхронізувати фотографії, які вони роблять, і вони майже миттєво з’являються на домашньому комп’ютері.

Заявник. Нещодавно я користувався службою синхронізації файлів, проходячи тривалий процес подання заявок, в якому брали участь кілька сторін. Щоразу, коли я отримував документ, я його сканував і зберігав у службі синхронізації. Тоді, коли одна зі сторін зв’язалася зі мною, щоб попросити копію чогось, мені майже ніколи нічого не доводилося надсилати факсом чи фотокопіювати та надсилати поштою. Натомість я могла натиснути кнопку та надсилати документи тому, кому вони потрібні, незалежно від того, я вдома, на роботі чи деінде.

Студент. Студенти, які працюють над дисертацією, есе чи справді будь-яким проектом, можуть зберегти свої активи до хмари, що синхронізує файли, і мати можливість отримати в них будь-який момент, коли ідея з’явиться. Ті, хто тримає вдома один комп’ютер, можливо, ділиться ним із сусідкою по кімнаті та користуються громадськими комп’ютерами в бібліотеці чи комп'ютерній лабораторії, безумовно, добре послужили б для синхронізації своєї роботи.

Електронний лист. Якщо у вас є звичка надсилати файли самому собі, щоб вони зберігалися в Інтернеті для легкого доступу, дозвольте запевнити, що ви є головним кандидатом у службу синхронізації файлів. Вони набагато дурніші, ніж метод спеціальної електронної пошти. І вкладення електронної пошти можуть засмічувати папки з обмеженою пам’яттю.