Організуйтесь: контакти електронною поштою

Зміст

• Організуйтесь: Контакти електронної пошти
• Як експортувати контакти, CSV vs vCard

В електронній пошті ваші контакти - це одне з найцінніших довгострокових активів, якими ви володієте. Це люди, які підтримують вашу роботу, керують вашим соціальним життям і підтримують вас людьми. Якщо ви міняєте роботу або переходите до нової програми електронної пошти, ви обов'язково захочете залучити цих людей разом із собою.

Багато соціальних мереж, додатків та служб дозволяють вам підключатися безпосередньо до основних програм веб-пошти, а також облікових записів Microsoft Exchange, щоб автоматично імпортувати всіх людей, з якими ви спілкувались раніше. Я думаю, що це одне з найбільш приголомшливих застосувань сучасних технологій. Не сприймайте це як належне. Якщо ви можете залишатися на зв’язку з людьми у вашій мережі більш ніж одним способом, тоді зробіть це. Ви ніколи не знаєте, коли інтернет-послуга чи компанія закриються, і якщо ви підключитесь до певних людей лише в одному місці, ну, це майже так само погано, як не резервне копіювання ваших найважливіших даних!

, Я поділюсь порадами та рекомендаціями щодо того, щоб залишатися на зв’язку з вашими важливими контактами. Тоді я швидко перерахую інструкції щодо експорту контактної інформації з Gmail, Outlook для Windows та Outlook для Mac, які вам знадобляться з кількох причин. У більшості цих процедур вам також доведеться вирішити, чи будете експортувати у формат CSV чи vCard, тому я включив короткий пояснювач того, як вони відрізняються в кінці статті. Одне не «краще», ніж інше, оскільки у обох є свої плюси і мінуси.

Підтримання контактів: поради та рекомендації

Особисто я не витрачаю багато часу на обслуговування свого списку контактів електронної пошти. Я дуже дозволяю Google і Outlook просто зберігати електронні адреси моїх кореспондентів, і тоді я покладаюся на інші сайти та служби, щоб залишатися на зв’язку, головним з яких є LinkedIn.

Інтернет-мережі для професійного підключення. Я відмовився від візитних карток віків тому. Коли я зустрічаю когось, хто просить візитну картку, я кажу їм, що більше не користуюся ними, і додаю: "Просто надішліть мені запрошення LinkedIn". Я не зв’язуюся з людьми, яких я не знаю на LinkedIn. Є кілька винятків, наприклад, коли я зв’язуюся з ким добре відомим або з ким я звернувся замість навпаки. Але я б сказав, що 90 або більше відсотків моєї мережі LinkedIn містять людей, яких я особисто зустрічав.

Я також включаю друзів на LinkedIn, хоча я жодного разу не використовував цей сайт, щоб знайти своїх друзів з соціальних причин. Час від часу друг може з’являтися в пошуку, який я роблю в LinkedIn, коли я намагаюся з’ясувати, хто в моїх мережах працює в компанії X або є експертом з теми Y.

Один із аспектів LinkedIn, який я дуже ціную, - це те, що він покладає на себе відповідальність за постійне оновлення його контактної інформації та приналежності до компанії. Це не моя робота щодо оновлення адресної книги для всіх моїх контактів. Це їхня робота.

Так само ви можете використовувати Facebook, Twitter або іншу соціальну мережу на свій вибір, щоб підтримувати контакти в однаковій мірі. Я більше віддаю перевагу LinkedIn для бізнесу, але значною мірою тому, що люди прагнуть заповнювати свої компанії як минулі, так і теперішні, що зазвичай є важливою інформацією, яку я повинен знати, шукаючи людей, до яких мені потрібно звернутися.

Порада про бонус: LinkedIn любить допомогти вам знайти людей, яких ви знаєте, підключившись безпосередньо до свого облікового запису електронної пошти, але ви також можете завантажити CSV-файл у LinkedIn, і це допоможе вам також зв'язатись із людьми, яких ви знаєте таким чином. Ця порада корисна, якщо ви експортували контактну інформацію зі старих робочих місць або якщо LinkedIn не підтримує електронну службу вашого поточного роботодавця.

Додаток EasilyDo для додавання нових записів контактів iOS . На своєму iPhone я використовую додаток під назвою EasilyDo, який фактично автоматизує невеликі завдання, які я призначив програмі для виконання. Один з них - це EasyilyDo слідкувати за моїм обліковим записом ділової електронної пошти, і, коли він побачить вхідний електронний лист від нової людини, запитайте мене, чи слід додати цю особу до моєї адреси iOS. Також є додаток EasilyDo для Android.

Я в основному використовую свою адресну книгу iOS для особистих контактів, але також зберігаю там деякі деталі своїх колег, на випадок, якщо мені доведеться швидко дістатись до них, коли я виходжу з офісу. Мені також подобається, що EasilyDo не просто автоматично додає кожен новий контакт, але завжди запитує мене спочатку.

ifttt для інших способів міграції контактів . Використовуючи веб-сайт та додаток iPhone під назвою ifttt (що означає "якщо це, то це"), ви можете створювати команди, наприклад "якщо я додаю новий запис у свої контакти iOS, а потім введіть цю саму інформацію в електронну таблицю Google Диска. " І тут підтримується ряд інших служб, тож ви можете зробити щось подібне із контактною інформацією від людей, яких ви знаєте з Facebook, електронної пошти та інших місць. На відміну від EasilyDo, ifttt завжди виконуватиме команду при спрацьовуванні - спочатку не запитує, чи слід завершувати дію. Але ви можете будь-коли вмикати та вимикати ці команди з веб-сайту ifttt або ifttt. Можливість налаштування команд дуже хороша, і вам не потрібно знати лиза кодування, щоб змусити їх працювати. Це майже майже все готово.

Порада про бонус: Знайдіть у загальному списку загальнодоступних «рецептів» ( тобто команд) ifttt для «контактів», і ви зможете знайти та використати команди, які інші люди вже розробили. Зауважте, що більшість автоматичних даних, написаних у ifttt, працюють уперед, але не обов'язково мігрують дані, які у вас вже є.