Організуйтеся: не дозволяйте цифровим безладам руйнувати ваше життя

Цифрова безладність, фізична безладність, емоційне занепокоєння … Це все спричиняє ваше життя. Червень Саруватарі знає про захаращення. Вона експерт з організації та продуктивності праці, а також автор нової книги « За загрозою: правда». Любов. Значення. Призначення .

Вона жінка після мого власного серця. Багато її керівних принципів щодо організації є схожими на мої власні, що кореняться у практиці здорового глузду, як довіра до вашої системи та усунення відволікань.

Я домовився взяти інтерв'ю з Саруватарі по скайпу, але дату і час інтерв'ю я викручував не один раз, а двічі. Коли у вас є колонка та книга про те, як я організовуюсь, і ви викручуєте щось таке просте, як дата та час зустрічі з іншим експертом організації, ну іронія цього залишає гіркий присмак у ваших устах.

Причина, по якій я викрутився - і це все стосується роботи Саруватарі - це те, що в моєму житті було занадто багато, надто багато речей в голові, щоб пам’ятати. Щось треба було дати. Нещодавно я перейшов до нової держави, розпочав новий спосіб життя і зараз готуюсь переїхати до нової країни. Саруватарі може сказати, що мені потрібен розумовий демпінг, щоденна практика, коли вона записує всі завдання, які є на її думку, незалежно від того, чи це вже є в її списку завдань. Ця чистка, вважає вона, звільняє нас бути не тільки більш продуктивними, але й у мирі з собою.

Коли ми нарешті підключились по Skype, Саруватарі була дурною, але спокійною, і вона часто сміялася, навіть описуючи більш приземлені процедури організації. Вона розпочала наше інтерв'ю, відповівши на моє перше запитання, перш ніж я навіть мав можливість його задати.

Червень Саруватарі: Моя філософія щодо безладу, цифрового чи фізичного, полягає в тому, що це те саме питання. Люди схильні накопичувати цифрові захаращення, тому що вони насправді не можуть його бачити.

Безлад - це незавершена справа. Безлад залишається в лаконічності, і ви носите його з собою. Якщо у вас є цифрові речі, і ви їх не відпускали, і це не служить цілі, і ви визначили, що це не корисно, то це безлад.

Незакінчена справа, скажімо, будь-якого завдання у вашому розумі, про яке ви не піклувались, або невибачення у вашому серці, чи будь-що інше - подячні листи, які ви не написали, подяка серце, яке не було виражене, - це теж все занепокоєння.

Отже, є емоційні, виникають психічні, а потім цифрові захаращення. Між ними і фізичним безладом теж є кореляція.

Джилл Даффі: Поговоріть трохи більше про вартість безладу, будь то цифрова чи фізична.

JS: Люди відчувають себе знеможеними, не напруженими, не оптимістичними, як у низхідній спіралі свого життя. Люди кажуть мені, що вони фізично відчувають, що вони задихаються, коли у них занадто багато захаращення. І це може бути не просто фізичне захаращення, а загроза у вашій голові. Це непосильне Ви не можете рухатися вперед! Люди відчувають себе паралізованими, знерухомленими, знеструмленими.

Будь то фізичне чи цифрове безладдя, воно пов'язане з емоційним та духовним безладом.

Дж. Д.: У своїй книзі ви вникаєте у витрату часу, пов'язану з безладом?

JS: Так, так! Я дуже пристрасний до цього. Я викладаю управління часом, я називаю це розширенням часу, роками. Це все пов'язано.

Коли у вас є захаращення, вам потрібно удвічі більше зробити щось або дістатися кудись. Якщо ви думаєте про те, щоб опинитися всередині будинку, якщо доріжка забита речовинами, вам знадобиться вдвічі довше пройти через двері. Ви навіть не можете дістатись до дверей, якщо багато занепокоєння!

Таким же чином може бути захаращено шлях до занять. Наприклад, я розмовляю з вами, і я хочу вести розмову, але якщо виникне безлад, в моїй голові буде неспокій. Якщо я замислююся про щось інше, я зараз не дуже присутнім з вами. Тож це заважає нам вести розмову. Сто електронних листів у моїй папці "Вхідні" змушують мене думати: "О, Боже мій, що там у мене ще немає?"

За день йде 86 400 секунд. Якби хтось дав однакову кількість у доларах, тобто 86 400 доларів США, за один день і сказав вам: “Ви не можете його перевернути, ви не можете вирішити, що з ним робити в інший день”, що б ви зробили? Ви б інвестували це розумно. Ви б почали будувати фундамент.

Дуже багато людей, які зайняті продуктивністю і захоплені технологіями, потрапляють у нові програми та нові програми, і вони забувають, що спочатку треба починати з фундаменту. 86 400 секунд на день, або 168 годин на тиждень, або 24 години на день - що ви хочете робити з цим?

Я починаю з ролей. Починаю з фундаменту. Які ролі у вашому житті? Тепер подумайте про це, як кругову діаграму. Скільки часу ви хочете провести, граючи кожну роль? Тоді ти дивишся на свій час як на головоломку і пересуваєш речі.

Амортизація завжди є. Люди думають, що вони мають 300 годин на тиждень, але насправді це 168.

JD: Що це говорить? У вас стільки годин на тиждень, як у Бейонсе?

JS: Обама, Мадонна, Ганді, Будда, Ісус - всі мають однакову кількість часу на тиждень! Коли люди скаржаться, що їм не вистачає часу, я кажу: "Зупини це", бо вони борються за правду того, що є .

Істина, любов, сенс, мета. Коли я працюю з людьми в їх час, я запитую: "Правду кажучи, що ти робиш зі своїми 168 годин?" Спочатку їм потрібно розібратися, чому вони відчувають, що мають дефіцит, і чому вони відчувають переповненість. Тоді я запитую, що ідеал? Де ти хочеш бути з 168 годин?

Ось філософія: Коли ви створюєте чіткі межі свого часу, ви безмежні в цьому просторі часу. Коли ви створюєте чіткі межі для речей, ви можете бути безмежними всередині цього простору.

Ми робимо наміри. Так, наприклад, "У цю годину я збираюся підготувати свій список справ для поїздки до Індії". І що трапляється, це не займає п’яти годин. Це займає одну годину, тому що ви поставили цей намір.

JD: Значить, справа в тому, щоб дати собі реалістичну межу, а потім працювати в межах цієї межі.

JS: Так. Реалістичний ліміт, або все, що є вашою ідеєю реалістичної. У кожного своє уявлення про те, що це означає. Коли ви створюєте цей час і присвячуєтесь цьому, ви фокусуєтесь на ньому лазером.

Дж. Д.: Що люди бачать як сферу, де хочуть проводити менше часу, як тільки насправді дивляться на те, як вони проводять свій час?

JS: Деякі приклади проникають у кролячу яму в соціальних мережах. Також перевіряйте електронні листи протягом дня. Краще зробити це один раз вранці, можливо, один раз вдень після того, як ви повернетесь з обіду, і один раз в кінці дня.

Ще один - перебої. В офісі багато людей отримують перебої, якщо у вас є політика відкритих дверей, і я завжди кажу, що ви повинні навчити людей, як ставитися до вас. Я пожартував з одним із моїх клієнтів, що кожному потрібно взяти номер перед тим, як прийти в її кабінет, а не просто зайти.

Вся справа в наявності систем. Якщо у вас є перебої на роботі, і ви менеджер, вам потрібно навчити всіх, хто працює на вас, поважати ваш час, можливо, зачинивши двері. Ви можете мати службові години, як якщо б ви були професором, можливо, кажучи між 10:00 та 12:00, я відкритий для всіх, хто має запитання, але між 2:00 та 3:30, я буду читання та дослідження.

Відкладіть власний час так, ніби це зустріч з кимось іншим.

JD: Це чудова порада: ставитися до власного часу так, ніби це була зустріч.

JS: Так, або про прийом до лікаря. Це так само важливо.

JD: Деякі з моїх улюблених додатків та онлайн-сервісів - це ті, які працюють непомітно, і мені не потрібно вживати заходів, наприклад, IFTTT, RescueTime та EasilyDo. Чи є у вас улюблені програми, які допоможуть вам максимально збільшити час або зберегти дорогоцінний час?

JS: Нагадування чудово. Це як би мати віртуального особистого помічника. Перспективи теж. Це перевірена система. Ви можете встановити попередження. Ви можете відкласти його. Ви можете переслати це комусь іншому, щоб подбати про нього. Я це люблю.

Я намагаюся тримати це максимально просто і не мати занадто багато програм. Як ви, напевно, можете сказати, я певною мірою схожа на дитину, і якщо це стає занадто складним, я нудьгую, а розум іде кудись ще.

Ось приклад: сканування програм. Всі ці чудові програми сканування виходять щодня. У мене було чотири, які я розслідував, і я просто хотів щось знайти, щоб я міг позбутися одного зі своїх пристроїв. Я знайшов одного негайно, тому з іншими мені не знадобилося занадто багато часу, щоб спробувати їх. Коли я спробував інші, як тільки зрозумів, що це не для мене, видаліть!

Якщо ви досліджуєте різні додатки та різні системи, і виявите, що щось не працює для вас, потрібно видалити його, навіть якщо ви заплатили за це гроші. Зосередьтеся на тому, що ви відчуваєте, що резонує з вами, і пройдіться все це до кінця. Що трапляється з багатьма людьми, через два тижні вони спробують щось інше, а потім знову виникають цифрові захаращення.

JD: Я помітив цю ж схему. Люди, які люблять технології, хочуть спробувати все нове, а не вибрати одну програму та присвятити її використанню. Вони не розглядають це як інвестицію свого часу.

JS: Вони не відпускають цього! Я перегляну чийсь захаращений телефон, і у них з’являться програми, які вони завантажували рік тому і ніколи не використовували. Я їм кажу: "Видалити, видалити, видалити!"

Люди бояться видалити придбані ними програми. Але він знову з’явиться, якщо їм це потрібно.

Ще одна програма, яку я люблю - PaperKarma. Якщо ви отримуєте фактичну фізичну небажану пошту, ви просто сфотографуєте етикетку для розсилки зі штрих-кодом, і вони вас знімуть зі списку. Тоді він повертається до вас і каже: "Успіху!" коли це працює.

JD: Я хочу на секунду повернутися до Outlook. Ви сказали, що багато використовуєте нагадування. Чи можете ви навести приклад дня та які речі ви вводите в якості нагадувань, для чого потрібні блоки часу тощо?

JS: Так, почнемо з того, як ці нагадування потрапляють туди. На початку кожного дня ви хочете зробити розумовий скидання всіх речей у голові, які вам належить зробити. Не категоризуйте поки що. По закінченні двох-трьох хвилин там може бути 25 речей. Потім, виходячи зі своєї інтуїції та місця, де ви сьогодні перебуваєте, призначте дату завдань кожному, щоб ви взяли на себе зобов’язання. Потім у вас має бути встановлено кілька категорій для вашого списку завдань, і ви збираєтесь призначити категорію кожному. Це одна його частина.

Тоді інша частина, коли ви встановлюєте свій графік, ви повинні мати чіткі межі свого часу. На початку та в кінці кожного дня ви хочете переглянути свій список завдань та визначити пріоритет, які саме ви хочете виконати. Скажімо, для вас як для письменника ви є категорією "Пишіть або досліджуйте". Ви не можете робити цю категорію завдань щодня. Ви можете зробити це лише у вівторок і четвер.

JD: Схоже, що психічний демпінг має на увазі звільнити мозок, занепокоєння, вивести ті речі з розуму, зняти з грудей, опустити їх, а потім розібратися з ними одна за одною дуже організовано та систематично.

JS: Так. І це найважливіше: я не хочу, щоб ви йшли і перевіряли, чи є у вас вже це завдання у списку. Вся справа в розумовому демпінгу. Якщо ви щось записуєте і бачите, що це вже є у вашому списку завдань 10 разів - і це безглуздо! - це показує, скільки разів ви думаєте про це. Тепер мова йде про розробку системи для запам'ятовування завдання та її виконання та довіри, що система буде працювати для вас, що ви можете розраховувати на цю систему, що ви можете розраховувати на неї.

Найперше - з'ясувати систему, яка працює для вас. Забудьте про те, що всі інші роблять.

Я хотів би, щоб люди могли зробити цифровий детокс протягом тижня, щоб зрозуміти, що дійсно важливо. Що трапляється, коли тебе засипають речі, - це те, що все стає "важливим".

Яка ваша спадщина? Чому ти тут, на Землі? Якщо ви менеджер компанії чи підприємець, яка ваша мета чи місія? Ви настільки захоплюєтесь продуктивністю заради продуктивності, що втрачаєте з поля зору наміри, чому ви щось робите.

Це так просто! Ви любите час, який ви проводите? Яка правда тієї ролі, яку ви граєте? Яка правда про час, який ви проводите? Це має для вас значення? Іноді ми витрачаємо час на речі, які мають значення для інших людей, і ми маємо знати, якій цілі він служить. Істина, любов, сенс, мета. Це так просто.

JD: Чому ви вважаєте, що стільки людей важко повертаються до своєї місії або своєї мети?

JS: Тому що вони завалені безладом.

Я кажу людям зупинитися і перевірити їхню правду, любов, значення та мету, і мати постійну пильність. Без захаращення все стає дуже зрозумілим.

JD: Якщо ви могли б спонукати зайнятих професіоналів відмовитися від одного виду безладу чи однієї речі, яка загрожує їхнім життям, що б ви порадили їм?

JS: наявність папки "Вхідні" на нулі.

JD: Ви б порадили їм отримати нульові повідомлення, або ви порадили б їм відмовитися від цієї мети?

JS: Я сказав одному клієнту: "Якщо ви зможете очистити свою папку" Вхідні "та мати її на нульовому рівні в кінці дня, ви відчуєте себе мільйон доларів". Що я маю на увазі під тим, що є система, щоб ви могли подивитися на повідомлення, торкнутися його та вирішити, чи є це щось, на що ви збираєтесь відповісти, або вирішити, що збираєтесь його прочитати пізніше і помістити в Прочитайте папку або вирішіть, що ви збираєтесь скасувати передплату зі списку. Я думаю, що це одне, що стосується цифрових неполадок. Якщо професіонали можуть отримати свою папку "Вхідні" до нуля, я думаю, що це чудова мета. І я не маю на увазі, що ви будете вживати заходів щодо кожної речі. Я просто думаю, що це допоможе тобі подумки очиститися, щоб ти був готовий до того, що буде для тебе день, або їхати додому і бути повністю присутнім та зайнятим у сім'ї, або якщо ти збираєшся на побачення, будучи повністю заручений зі своїм партнером. Це духовна, розумова, емоційна практика.