Організуйтеся: документуйте свій робочий процес

Нові співробітники та свіжі обличчя в робочій силі, включаючи останніх випускників, зазвичай мають додатковий час на руках, коли вони починають нову роботу. Навчання може зайняти тижні чи місяці, і колеги та менеджери хочуть дати вам дихальну кімнату, поки ви приїдете. Один з найцінніших способів використання цього часу - це документування робочого процесу та процесів.

Документування робочого процесу та процесів означає не що інше, як записувати саме те, що передбачає ваше завдання, крок за кроком. Це саме все, чого ви дізнаєтесь, коли ви не новачок у робочому середовищі. Це також тягне за собою всі зміни та зміни, які ви можете внести до цих процесів із часом, або коли ви знайдете кращі чи ефективніші способи виконання вашої роботи.

Компанії та урядові організації, які мають дуже великі та добре утверджені місця, вже можуть вдосталь мати посібники з експлуатації та іншу документацію - але, на мій досвід, менші компанії та команди зазвичай не мають або, якщо вони є, вони серйозно застаріли.

Коли ви стикаєтесь із простоєм на новому завданні, документуйте робочий процес і процеси або оновіть отримані посібники. Переваг величезна і безліч.

Переваги документування вашого робочого процесу

Для початку документування робочого процесу посилить навчання на роботі, яке ви мали на сьогодні. Насправді ви швидше навчитесь роботі.

По-друге, ці документи - це золото для менеджерів та ІТ-відділу, які, можливо, не знають кроків та людей, які беруть участь у вашій роботі - про що вони повинні знати щоразу, коли вносять зміни або впроваджують нові інструменти, і повинні продумати всі можливі наслідки . Дозвольте сказати з досвіду, що ви не почуєте нічого, крім похвали, якщо зможете доставити детальний і впорядкований документ, який містить усе необхідне. Альтернативою є промовляти їх за допомогою вашої роботи ad hoc, коли ви можете забути крок, або неправильно промовити, або просто зрозуміти його неправильно.

По-третє, менеджери та колеги будуть чіплятися за ваші документи, якщо вам коли-небудь доведеться взяти неочікувану відпустку. Так само, коли вас переводять на нову посаду або переходять на іншу компанію, колеги, яких ви залишите позаду, будуть вдячні за оновлені посібники, які передадуть людині, яка займає ваше місце.

Як документувати робочий процес

Документація, яку ви пишете, повинна бути простою, зрозумілою та доступною. У більшості випадків я рекомендую створити текстовий документ (наприклад, документ Word) з кількома вбудованими зображеннями.

Замість того, щоб скласти один масивний документ, який все окреслює, створіть документи, які охоплюють лише одну процедуру, або окресліть низку суміжних процедур, які необхідно виконати по порядку. Особисто я переповнений документацією, яка довше приблизно 11 або 12 сторінок. Я набагато вважаю за краще продивитися 4 або 5 сторінок простих, легких для читання інструкцій. "Доз і недоліки" в нижній частині цієї статті допоможе вам спрямувати на створення коротких, але ретельних посібників.

Простіше кажучи, ведіть конспекти щоразу, коли ви проходите навчання на роботі, і передайте ці замітки в документ. Коли ви почнете виконувати роботу самостійно, додайте до своїх заміток або коригуйте їх, щоб більш точно відображати завдання, які ви виконуєте.

Якщо у вашій роботі є "велика картина", деякі оглядові контури помістіть це на початку документа. Бали, які містять велику картину, - це те, що слід записати більш ретельно, або в цьому самому документі, або в декількох менших документах, якщо вам потрібно розбити його. Наприклад, в маркетингу інформаційних бюлетенів огляд може виглядати так:

• Копірайтер пише копію та передає її менеджеру з маркетингу.
• Менеджер з маркетингу розглядає та редагує копію та отримує схвалення від старшого менеджера з маркетингу.
• Менеджер з маркетингу подає запит на запуск оновлення списку.
• Менеджер з маркетингу доставляє остаточну копію помічнику.
• Асистент виробляє інформаційний бюлетень та надсилає перевірку якості.
• Команда QA переглядає інформаційні бюлетені та вносить зміни. Асистент здійснює зміни, перевірку та випуск графіків.

Будь-який із цих пунктів може мати посібник з трьох сторінок, що описує кроки, необхідні для виконання роботи. Де і як подається копія? Якого формату має бути копія? Хто запускає оновлення списку, і що це означає? Або кілька таких елементів можуть бути об'єднані в одному посібнику, наприклад, три завдання, які починаються з "менеджера з маркетингу …"

Що вам знадобиться

Щоб написати етапи, вам потрібно буде пройти навчання хоча б один раз. Коли вам доведеться виконати роботу ще раз, використовуйте свій перший проект власних процедур, щоб провести вас через кроки, щоб побачити, чи вони точні і зрозумілі.

Захоплення екрана. Візьміть скріншоти всього, що здається важким для пояснення в тексті або що найкраще візуально проілюстровано. Спочатку збережіть усі свої скріншоти у папці та додайте їх до документа лише у разі потреби. Занадто багато скріншотів здається непосильним для тих, хто читає ваші посібники.

(Існує кілька способів зйомки екрана, але найшвидшим є: у Windows скористайтесь кнопкою PrtScn, а потім функцією вставки, щоб перенести зображення в програму редагування зображень, де ви можете обрізати та відредагувати; на Mac використовуйте Apple + Shift + 4 і перетягніть ціль навколо області, в яку потрібно стріляти.)

Програмне забезпечення для захоплення екрану. Використовуваний редактор зображень може містити інструменти для розмітки екрана, якщо ви хочете додати стрілку, що вказує на щось відповідне або виділити певну частину зображення. За $ 50 програми зйомки екрану Snagit і Snagit для Mac будуть робити майже все, що вам може знадобитися.

Інструменти діаграми Деякі робочі процеси та процедури найкраще виражаються за допомогою невеликих діаграм. Програмне забезпечення для відображення розуму може допомогти вам швидко скласти блок-схеми та інше, хоча ви також можете знайти багато цих самих інструментів діаграми в Microsoft PowerPoint та більш обмежений вибір у Word на вкладці Вставка.

Робити і не робити

• Створюйте індивідуальні документи для різних процесів і процедур, а не один масивний документ, який пояснює всю вашу роботу.
• Будьте ретельними, але також лаконічними.
• Включайте скріншоти.
• Щоб заповнити документи, потрібно кілька тижнів. Дайте собі час на роздуми над процесами та поверніться до документів, щоб перевірити, чи точно ви їх записали.
• Поставте штамп дати у верхній частині сторінки із зазначенням часу останнього оновлення файлу.
• Використовуйте заголовки завдань замість імен людей під час документування документообігу.
• Зберігайте головні копії у спільному місці, щоб інші люди могли їх легко отримувати.
• Зберігайте локальну резервну копію файлів на робочому столі або в приватній хмарній системі (або обох).
• Переглядайте та переглядайте документи один раз на рік. Подумайте про них як про живі документи, які ніколи не закінчуються. Вони постійно розвиваються.
• Скажіть своєму начальнику та колегам, що ви створюєте та підтримуєте ці нові записи, оскільки вони також можуть мати цінний внесок.
• Не включайте кліп-арт просто для джазування сторінок. Усі його ненавидять.
• Не божевільно форматуючи текст. Не ускладнювати. Використовуйте жирний тип для підзаголовків. Використовуйте відповідні кулі та нумеровані списки, щоб допомогти людям легко бачити відповідну інформацію. Тримайте абзаци дуже короткими.
• Не використовуйте імена людей. Зверніться до людей за посадами. Це я вже казав? Так, я це зробив, але це дуже важливо, тому я говорю це ще раз.
• Не будьте занадто захисними від своїх документів. Ви створили їх для того, щоб допомогти організації, а не з єдиною вигодою.
• Не надсилайте документи в PDF-файли. Залиште їх у форматі, який можна редагувати (див. Вище).