Організуйтеся: оцифрування особистих документів

Зміст

• Організуйтесь: оцифрування особистих документів
• Що не оцифровувати

Комп'ютери дуже хороші в пошуку. Комп'ютери також відмінні в пошуку. Незалежно від того, наскільки швидко та якісно ви думаєте, ви можете знайти та отримати інформацію у вашому будинку з аркушів паперу, будьте впевнені, комп'ютери можуть це зробити швидше.

Це є причиною номер один, щоб ви оцифрували багато своїх особистих документів.

Причин теж є, як і те, що ви навіть не можете дістатись до інформації цього документа страхування від повені, коли він знаходиться на папері на вашій кухні, а скасований рейс залишив вас у пастці в Сент-Кітс, через ураган назад додому. Хіба не зручний час мати цифровий документ, доступний із ноутбука, смартфона чи планшета?

Ось ще: За останні кілька років ви кілька разів змінювали лікарів, програми страхування та аптеки, і фармацевту тепер потрібно знати, чи приймали ви колись певний препарат. Чи не було б корисним увійти в якусь захищену систему, в якій записані всі рецепти, які написали ваші лікарі, тому що ви перехопили камеру телефону перед тим, як їх заповнити?

А може бути, ви вмотивовані оцифрувати більше своїх особистих документів просто, щоб позбутися безладу. Причини для цього нескінченні, і виправдання для того, щоб не почати, теж є. Ось декілька порад та підказок, які не дадуть вам ніяких приправ для того, щоб більше не робити завдання.

Що оцифровувати

Перш ніж ви зможете зменшити кількість паперу у своєму будинку, ви повинні вирішити, які документи мають значення для цифрового використання. У багатьох випадках вам потрібно зберегти оригінали документів, роблячи цифровий, по суті, резервним копією. Цей список може допомогти вам створити ідеї:

• податки

• дебіторські надходження

• paystubs

• справи та оренди

• гарантії

• паспорти (у багатьох країнах є дуже конкретні правила щодо виготовлення копій паспортів; уточнюйте у своєму уряді)

• сімейні архіви, такі як свідоцтва про народження, документи про усиновлення, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про смерть та документи про імміграцію

• страхові форми

• медична та стоматологічна документація та приписи

Якщо ваш роботодавець не надає електронні платники, вам слід зберігати оригінали принаймні шість місяців, якщо не повний рік. Банки та орендодавці часто вимагають ці документи, крім податкової форми (W2 у США), при заповненні фінансових або житлових документів.

Маючи паспорти та деякі інші офіційні юридичні документи, будьте уважні щодо правил виготовлення копій. Зазвичай, це гарна ідея зменшити або збільшити зображення принаймні на 10 відсотків (тож це не виглядає так, що ви намагаєтеся підробити його).

Навіть якщо ви не думаєте, що вам коли-небудь потрібно буде надати копії будь-якого з цих документів, вам неодмінно буде час, коли вам потрібно буде посилати свій номер паспорта (для заявки, скажімо) або якийсь інший фрагмент даних з них. Шукати цю інформацію зі свого комп’ютера набагато ефективніше, ніж починати копати по шафі, повному паперів.