Будьте організовані: кращі практики для Gmail

Зміст

• Організуйтесь: найкращі практики для Gmail
• Архів Gmail, масові дії, лабораторії

Gmail - одна з найпопулярніших сервісів електронної пошти. Незалежно від того, використовуєте ви це для особистого спілкування, роботи чи обох, ви отримаєте більше від нього, якщо зрозумієте, як працюють кілька основних функцій.

Це видання щотижневої серії Get Organized пояснює декілька функцій підпису Gmail та пояснює, як найкраще використовувати їх для ефективної організації вашого облікового запису електронної пошти, щоб ви могли бути більш продуктивними.

Повідомлення теми

Як всі користувачі Gmail знають, безперервний обмін електронною поштою складається в нитку. Кількість повідомлень у потоці завжди відображається в дужках поруч із підсумками імен на біржі, кількість потоків, якщо ви хочете.

Потік повідомлень є однією з моїх улюблених особливостей Gmail, оскільки коли шість людей відповідають на одну групову електронну пошту, я бачу лише один непрочитаний потік, а не шість непрочитаних повідомлень. Я інтерналізую те, що існує дискусія, яка вимагає від мене уваги. Якщо я бачу шість непрочитаних повідомлень, натомість я відчуваю, що шість речей вимагають моєї уваги.

Коли ви відкриєте потік, повідомлення, які ви вже прочитали, залишаються згортаними, тоді як непрочитані повідомлення розширюються.

Найкраща практика. Один з найкращих прийомів в управлінні потоками - це залишати їх недоторканими до тих пір, поки вони не відхиляються від теми. Коли вони змінюють тему, почніть новий потік, просто змінивши рядок теми, коли ви відповідаєте. Не потрібно починати зовсім нове повідомлення. Усі одержувачі будуть включені в новий потік, і історія вашого спілкування все ще буде архівуватися в самому повідомленні, під еліпсісом із написом "показати обрізаний вміст", коли ви наведіть на нього курсор (див. Нижче), тому кожен може посилатися це.

Мітки

Якби була одна єдина функція, яка позначає Gmail, це були би мітки. Спосіб розуміння міток - це опис того, що вони не: папки. Мітки в Gmail часто виглядають як папки, і певною мірою вони досягають тієї ж мети. Але мітки принципово відрізняються від папок, і помилка їх на папки дійсно обмежить те, що ви можете зробити з Gmail.

Почніть з пояснення трохи про папки. Папки електронної пошти, часто розроблені в структурі дерева з можливістю додавання підпапок, працюють аналогічно тому, як це роблять у реальному папці. Ви подаєте в них речі. Якщо у вас є повідомлення, яке потрібно подати, ви можете подати його лише в одну папку.

Мітки в Gmail виглядають надзвичайно багато, як папки на перший погляд. Коли ви створюєте нову мітку, вона з’являється на лівій рейці, подібно до того, де у Yahoo! ви побачите папки (з налаштуваннями за замовчуванням). Пошта, Hotmail та Outlook. Ці ярлики Gmail також можуть мати призначені їм кольори, завдяки чому вони ще більше нагадують папки.

То яка різниця?

Будь-яка потік повідомлення може мати більше однієї мітки, наприклад "робота", "жовтень 2012" та "терміново". Gmail також дає вам два ярлики автоматично: зірки та "важливі", позначені жовтим тегом у лівій частині повідомлень, які надсилаються безпосередньо вам, тобто не listservs, s або інша масова розсилка.

Подумайте над мітками більше, як тегами. А візуальні мітки, які ви бачите на лівій рейці, вважайте їх як швидку кнопку для сортування всіх повідомлень, що мають певний тег. Зауважте, що навіть ваша поштова скринька - лише мітка. Натиснувши на мітку на лівій рейці, ви побачите, що новий текст автоматично з’явиться у вікні пошуку вгорі.

Цей текст допомагає уточнити пошук лише для повідомлень із відповідною міткою. Пам’ятайте, Google - компанія, що стоїть за Gmail, і компанія Google, заснована як інструмент пошуку.

Найкраща практика. Використовуйте мітки в Gmail довільно, оскільки вони не є заміною папок, а швидше способом класифікувати або тегувати елементи та зробити їх більш доступними для пошуку.

Користувачі живлення повинні вивчити область Налаштування, щоб налаштувати більш досконалі атрибути маркування. Наприклад, ви можете встановити правила або фільтри для переадресації певних типів пошти до мітки, а ця мітка з’явиться на лівій панелі лише тоді, коли вона містить непрочитані повідомлення.