Будьте організовані: 7 найважливіших порад для слабких користувачів

Багато команд переміщують внутрішнє спілкування від електронної пошти та в додатки для обміну повідомленнями, такі як Slack. Слабість стала одним з найпопулярніших інструментів, якими користуються групи для спілкування та співпраці, але це не обов'язково більш ефективно, ніж електронна пошта.

Щоб максимально використати Slack, вам потрібно переконатися, що ви використовуєте деякі ключові функції, які відрізняють додаток від електронної пошти.

Багато порад щодо продуктивності, які я бачив у Slack, стосуються вивчення клавіш швидкого доступу, підключення сторонніх програм та налаштування автоматичних команд за допомогою IFTTT. Такі речі справді корисні, але я думаю, що ви можете отримати більше рентабельності вкладеного часу, починаючи з концентрації на важливих характеристиках, налаштуваннях та найкращих практиках. Вони прості в навчанні і, можливо, матимуть неабиякий вплив на вашу ефективність Slack.

1. Додати повідомлення про ключові слова та фрази

Для отримання продуктивного досвіду роботи на Slack, одне з перших налаштувань, яке слід налаштувати, - це ваші сповіщення. Слід зосередитись, зокрема, на сповіщеннях для слів, які мають для вас особливе значення.

Клацніть на своє ім’я у верхньому лівому куті та виберіть Налаштування. Перейдіть у Налаштування сповіщень. Прокрутіть униз до місця, де ви бачите виділені слова. Будь-які слова або фрази, які ви вводите тут, будуть викликати попередження, коли хтось їх використовує.

Не потрібно використовувати лапки для термінів, що містять більше одного слова, і слова не відрізняються від регістру.

2. Налаштування сповіщень про канал

Не кожен канал, до якого ви приєднуєтесь, обов'язково такий же важливий, як і інші, і ви, можливо, не захочете почути бінг, дзвінок, дінг, гудіння або шум щоразу, коли хтось із каналів згадує, щоби крик @everyone вигукнув. Так само можуть бути деякі канали, які використовують важливі для вас ключові слова, але їх використання в певному каналі не є. Ви можете виключити сповіщення про ключові слова та фрази з вибраних каналів.

Почніть з переходу на канал, який ви хочете налаштувати. Угорі сторінки натисніть на назву каналу, а потім виберіть Налаштування сповіщення каналу. Внесіть свої корективи у вікно, що з’явиться.

3. Використовуйте @Everyone та @Channel Економно

Цей підказник щодо продуктивності стосується етикету слабкого характеру, ніж будь-якої особливості чи опції: Економно використовуйте @everyone та @channel.

Використання будь-якого з цих опитувань є еквівалентом відправлення вибуху електронною поштою усім, чого ви, можливо, намагаєтесь уникнути, використовуючи Slack в першу чергу.

4. Додайте прославлені послання електронної пошти до своїх контактів

Мені подобається, що команди можуть надсилати повідомлення в Slack, пересилаючи електронні листи на спеціальну адресу. Але я ненавиджу, що адреси електронної пошти - це gobbledygook.

Зробіть собі прихильність, додавши псевдоніми Slack електронної пошти у свою адресну книгу та надавши їм більш пам’ятне ім’я. Наприклад, якщо ви використовуєте переадресацію електронної пошти, щоб попередити свою команду про висвітлення преси, вкажіть назву Slack Press Покриття. Якщо ви використовуєте їх для пересилання новин, називайте це Slack News. Таким чином, коли ваш мозок думає надсилати електронну пошту Slack, ваші пальці можуть почати вводити "Slack", що просто має сенс.

Знайдіть псевдоніми електронної пошти (або встановіть їх), перейшовши до налаштувань Служб та спеціальних інтеграцій команди. Відкриється нова сторінка. Виберіть Налаштувати вгорі праворуч. Шукайте електронну пошту. Щоб отримати електронну адресу, яка вже налаштована, виберіть Редагувати конфігурації. Ви можете скопіювати і вставити псевдонім звідти.

5. Введіть / для команд та ярликів

Ви можете витратити багато часу, вивчаючи команди та комбінації клавіш, але я думаю, що краще використовувати час Slack-користувачів, які не живляться, - просто пам’ятати, що ви можете набрати нахил нахилу вперед на початку будь-якого повідомлення та переглянути список параметри команд.

Виберіть потрібну команду зі списку, просто набравши наступну букву цієї команди.

6. Додайте нагадування

Після того, як ви відкриєте світ швидких команд у Slack, варто вивчити нагадування. Введіть "/ нагадування" і дозвольте Slack запропонувати вам заповнити решту.

Ви можете додати нагадування для себе, своїх товаришів по команді чи цілого каналу. Ви можете встановити нагадування, наприклад, попередити всіх членів вашої команди про випорожнення холодильника в п'ятницю о 16:40

7. Додати колір на бічну панель

Якщо ви використовуєте Slack для декількох груп чи цілей, переходити з облікового запису на обліковий запис може заплутатися, якщо ви не встановите різні теми для бічних панелей.

Я рекомендую вибирати теми, які найбільше відрізняються одна від одної, щоб допомогти вам швидко та легко розпізнати, в якій команді ви знаходитесь у будь-який момент.