Будьте організовані: 5 способів ви саботуєте свою продуктивність

Я провожу багато часу, читаючи дослідження про організацію та продуктивність праці, і багато часу провожу в спілкуванні з ентузіастами. Оскільки я виявив теорії та найкращі практики щодо максимальної продуктивності та організованості, я також помітив загальні звички серед людей, які люблять технології, які безпосередньо саботують їхню здатність функціонувати якнайкраще.

Люди багато говорять про продуктивність, але рідко витрачають багато часу на обговорення того, що це таке. Для мене продуктивність дуже особиста, але, зрештою, мова йде про досягнення цілей.

Ціллю може бути що завгодно - від максимізації прибутку в бізнесі, до того, щоб швидше виконати роботу дев'яти-п’яти, щоб у вас залишилися певні психічні та фізичні ресурси для досягнення особистих інтересів. Деякі люди хочуть щодня виходити з офісу швидше, щоб більше часу проводити з родиною. Деякі люди хочуть щовечора покласти дві години роботи над написанням сценарію фільму.

Незалежно від того, чим ти хочеш займатися, бути своїм найпродуктивнішим «Я» означає:

1. думаючи про те, чого ви прагнете зробити,

2. з'ясування того, що можна зробити, якщо створити оптимальне середовище, та

3. слідкуючи за тим, щоб створити оптимальне середовище та виконати завдання або досягти поставлених цілей.

Звичайно, зазвичай це проблема. Дозвольте зазначити деякі найпоширеніші способи, якими я бачу любителів технологій, зокрема, саботувати їх продуктивність.

1. Перехід із додатків

Якщо ви любите технології, ви, ймовірно, також любите додатки. Ви завжди завантажуєте останню програму. Ти пишаєшся тим, що рано встигаєш. Ви саботуєте себе, однак, якщо ви скачуєте програми з продуктивністю. Програми для продуктивності - це будь-які додатки та сервіси, які допоможуть вам виконати роботу, включаючи списки завдань, програми управління завданнями, послуги синхронізації файлів, програми для запису записів, календарі та офісні пакети.

З будь-яким новим додатком, час міграції та навчання користуванню системою буде часом. Додайте в налаштуваннях, і ви витрачаєте багато часу, що могли б витратити на продуктивність. Крім того, вам знадобиться певний час, щоб виробити нові звички користуватися цими додатками, якими ви, ймовірно, користуєтесь щодня. Це більше втраченого часу, а часто і більше "роботи про роботу".

Однак, ви повинні позбутися будь-якого додатка чи послуги, які не відповідають вашим потребам. Але це рішення має базуватися на тому, чи наявні інструменти роблять те, що потрібно, а не на тому, чи вважаєте ви, що трава може бути зеленішою за допомогою іншого додатка.

Порада. Виберіть по одній програмі для кожної своєї продуктивності та дотримуйтесь її.

2. Впадання в електронну пошту чорної діри

Більшість любителів технологій знають, що вони не повинні витрачати занадто багато часу на електронну пошту, і все ж вони щодня потрапляють на неї годинами. Наскільки погана проблема вашої електронної пошти? Ви навіть знаєте, скільки часу ви витрачаєте?

Один із способів виміряти це - використовувати RescueTime, інструмент freemium, який непомітно працює у фоновому режимі, щоб записати, скільки часу ви витрачаєте на кожен додаток та веб-сайт, який ви використовуєте, включаючи електронну пошту.

RescueTime може відкрити ваші очі на серйозність проблеми з електронною поштою, але це не може перешкодити вам використовувати її. Плагін Stayfocusd може, якщо ви використовуєте веб-адресу електронної пошти. Додайте веб-сайт електронної пошти до списку доменів, до яких ви не зможете отримати доступ, а потім встановіть час, коли обмеження слід застосовувати. StayFocusd заблокує вас із сайту.

Якщо говорити про часи, ще один спосіб зменшити проблему електронної пошти - це створити нові звички під час перевірки електронної пошти. Як правило, експерти погоджуються, що один з найгірших способів саботажу своєї продуктивності - це відкриття електронної пошти, як тільки вони дістаються до своїх парти. Краще розпочати день із високопродуктивного завдання та зберегти електронну пошту на потім.

"Але, " ви протестуєте, "що робити, якщо є важливий електронний лист, на який мені потрібно терміново діяти?" Якщо електронна пошта - це нашийник на шиї, тоді перевіряйте робочу пошту на своєму смартфоні та вживайте лише заходів з нагальних питань. Створіть звичку лише перевіряти це по телефону, що спростить закрити додаток електронної пошти та приступити до реальної роботи. Робіть принаймні 45 хвилин реальної роботи, перш ніж ви зрештою запускаєте електронну пошту на своєму комп’ютері. Ви можете просто потрапити до цього важливого завдання та ігнорувати електронну пошту набагато пізніше, і це чудова звичка розвиватися.

Коли все інше не вдається, я люблю повторювати цю мантру: я не отримую оплати за відповіді на електронну пошту.

Примітка. Можливо, вам доведеться змінити мантру, якщо ви дійсно отримаєте зарплату, щоб відповісти на електронну пошту.

Порада: Використовуйте RescueTime, щоб кількісно визначити свою електронну пошту. Ніколи не відкривайте програму електронної пошти першою справою на своїй робочій станції. Прагніть виконати принаймні 45 хвилин реальної роботи, перш ніж надходити на електронну пошту.

3. Вважаючи, що багатозадачність є малопродуктивною

Люди, які читають про технології, технологічну культуру та продуктивність праці, знають, що багатозадачність є малопродуктивною.

Ну, вибачте, але це просто неправда.

Дослідження багатозадачності показують, що це дуже продуктивно, але лише до речі (див., Наприклад, роботи Діваса КС і Нараяна, наприклад). Під час захоплення значення багатозадачності має перевернуту U-форму. Трохи це добре, але занадто багато так само погано, як жодне.

Дослідження також свідчать про те, що цінність багатозадачності змінюється залежно від індивідууму та типу роботи, яка виконується. Відверто кажучи, я вважаю, що більшість людей знає, хто з них

завдання підходять і непридатні для багатозадачності. Застрягли в зустрічі, яка зовсім не стосується вас? Ідіть і чаріть електронною поштою! Підготовка мільйонної пропозиції? Тобі краще зосередитися на цьому завданні.

Порада: Перестаньте говорити собі, що багатозадачність погано, і прийміть її для відповідних завдань. Не натискайте, хоча.

4. Мимоволі створюємо дублікати рахунків

Скільки разів ви підписувались на онлайн-акаунт, щоб пізніше зрозуміти, що у вас уже був прив’язаний до іншої адреси електронної пошти? Це поширена проблема серед ранніх усиновителів, які пишаються тим, що підписуються на нові веб-сайти та сервіси, як тільки вони стають доступними.

Наявність декількох облікових записів може бути проблемою, якщо ви витратили час на створення початкового облікового запису. Це також проблема, якщо ви зберегли будь-які дані в цьому першому обліковому записі, які, можливо, вам доведеться мати знову.

Найпростіший спосіб уникнути створення дублікатів облікових записів - це використання менеджера паролів. Менеджери паролів керують вашими іменами користувача та паролями, і, як наслідок, вони також відслідковують, чи вже у вас є обліковий запис у будь-якому додатку, сайті чи службі.

Я особисто тестую програмне забезпечення та онлайн-сервіси як частину своєї роботи, і як результат, у мене більше 450 онлайн-акаунтів. Я ніколи не зміг би відслідковувати свої онлайн-реєстрації без менеджера паролів. Я використовую Dashlane, який є вибором редакторів PCMag. Є два інші варіанти редактора: LastPass Premium та Sticky Password Premium.

Порада. Використовуйте диспетчер паролів, щоб не допустити, щоб мимоволі створювали дублікати облікових записів.

5. Планування зустрічей, коли ти найгостріший

Ви любите бути різкими під час зустрічей, правда? На жаль, якщо засідання не є ядром вашої роботи, планування зустрічей, коли ви знаходитесь у вас найгострішими, є вкрай малопродуктивним.

Як і електронний лист, зустрічі вважаються "роботою про роботу". Справжня робота - це те, що ти робиш після зустрічі. Отож, найкраще запланувати зустрічі на час доби, коли ти зазвичай просипаєш, як правило, вдень, і захищай важливі години, коли ти можеш вирішувати складні речі.

Що це стосується того, щоб бути ентузіастом? Ну, мої колеги, ви, якщо ви супер зв’язані та використовуєте всі найновіші підключені рішення календаря та інструменти планування, як Doodle, то, можливо, ваші колеги та партнери можуть побачити, коли ви вільні та коли ви зайняті. Кожен легко запропонувати зустріч вранці, якщо це перший час дня, хронологічно кажучи, коли всі вільні.

Тому блокуйте у своєму календарі будь-який час доби, коли ви перебуваєте на піку. Для більшості людей це перші кілька годин робочого дня. Цього разу позначте "фокус-роботою" або позначте його як приватне, щоб люди могли бачити, що ви зайняті, але не знаєте, чим займаєтесь. Блокування продуктивних годин також ухилить вас від планування інших непродуктивних речей на цей час, як-от призначення лікаря. Збережіть цей матеріал на час доби, коли ви згоріли.

Порада: Не плануйте зустрічей чи зустрічей у години, коли найбільша продуктивність. Блокуйте цей час у вашому календарі для роботи.