Організуйтеся: 5 способів краще надіслати електронний лист

Існує безліч філософій та методологій для ефективнішого використання електронної пошти. Вони є фундаментальними для обмеження відволікання та підвищення продуктивності. Але ви також повинні знати, які інструменти є у вашому розпорядженні, щоб дістатися до того більш продуктивного місця.

Постачальники послуг електронної пошти та сторонні розробники додатків винайшли деякі виняткові інструменти, які роблять електронну пошту набагато ефективнішою. Є п'ять, які, на мою думку, мають найбільший ефект і найбільш широко застосовуються. Разом вони допоможуть вам

• писати кращі електронні листи,
• перетворіть електронні листи у завдання,
• скасувати надсилання електронних листів,
• графік надсилання електронних листів та
• відкладати електронні листи.

Пишіть краще

Писати непотрібні довгі або незрозумілі електронні листи - це марна трата часу. Одержувач може не встигнути їх прочитати в першу чергу, або може витратити час на їх перечитання, щоб спробувати їх зрозуміти, або, можливо, доведеться відповісти відправника для роз'яснення. Плюс, тут всьому витрачений витрачений час на їх написання.

Є два додатки, які працюють над тим, щоб допомогти вам писати кращі електронні листи, оскільки вони зосереджені на самому написанні: Grammarly і Crystal.

Grammarly - це плагін, який працює щось на зразок перевірки орфографії, щоб аналізувати граматику і насправді робити розумні пропозиції щодо того, як посилити мову, чітко писати та виправляти поширені помилки. Він має чудову здатність, зокрема, виявляти помилки ESL.

Crystal - це також плагін, і він підштовхує вас до налаштування мови електронної пошти для звернення до одержувача. Це працює так: Crystal вперше знаходить ваших одержувачів в Інтернеті - їхні акаунти Twitter, сторінки Facebook тощо - і переглядає, як вони користуються та реагують на мову. Вони лаконічні та прямі? Або вони, як правило, потрапляють у тривалі дискусії? На основі результатів Crystal керує вашими написаннями.

Якщо ви не сильний письменник, дуже чіткі підказки Кристалу можуть справді допомогти вам знайти слова, щоб написати те, що ви хочете сказати. Це цінна пропозиція, але в цьому є щось, що мене протирає неправильно. Існує нестабільна передумова, що ви підганяєте свою мову, щоб щось вийти з іншої людини, і я вважаю це маніпулятивним. Це, однак, може вас не турбувати, або навіть саме те, що ви шукаєте. Не можна заперечувати, що це добре в тому, що він робить, в будь-якому випадку.

Перетворіть електронні листи в завдання

Ваш папку "Вхідні" не є вашим списком справ, але ви, ймовірно, отримуєте завдання, призначені вам електронною поштою. Виправлення полягає в створенні підключеного додатку для ефективного переміщення цих завдань у більш відповідне місце.

Замість того, щоб вручну вводити нове завдання в будь-який додаток, який ви робите або нагадуєте, використовуйте додаток безпосередньо до свого облікового запису електронної пошти або налаштуйте переадресацію електронної пошти та одним або двома клацаннями перемістіть цю електронну пошту у потрібне місце.

Кілька додатків, які підтримують можливість переміщення електронних листів до іншого додатку, через пряме з'єднання або електронну пошту вперед, - це Wunderlist, Evernote Plus і Premium, Todoist Premium, Boxer і Newton Mail.

Скасувати надсилання

Ми всі потрапили "Надіслати" передчасно, будь то тому, що ми пропустили помилку, помилилися, або не зупинилися, щоб переглянути електронний лист, написаний у спеку. Однак вам не доведеться жити з жалем або неефективністю того, щоб написати другий електронний лист. Вам просто потрібно мати можливість скасувати надсилання.

Скасувати надсилання відрізняється від виклику повідомлення. Якщо скасувати відправку, повідомлення ніколи не надсилається. В основному, ваш електронний лист зберігає повідомлення приблизно на 10–30 секунд, за цей час ви можете передумати.

У Gmail є кнопка Скасувати надсилання (див. Відео нижче, як її налаштувати), який повинен увімкнути кожен користувач Gmail. У Newton Mail (яка рясніє багатими функціями електронної пошти на мобільних пристроях) також є програма, яка працює у будь-якому обліковому записі електронної пошти, який вона підтримує, і включає облікові записи Microsoft Exchange та iMap. Також пропонують його інші постачальники електронної пошти.

Графік надсилання

"Зараз" - це не завжди підходящий час для надсилання електронного листа. Ось тоді корисне надсилання розкладу. Ця функція електронної пошти дозволяє вам вибрати час у майбутньому, коли ваше повідомлення буде доставлено. У Outlook, Boomerang для Gmail та Newton Mail - це все.

Коли ви надсилаєте розклад, поки повідомлення ще не вийшло, ви також можете його редагувати. Таким чином, вона охоплює частину тієї ж основи, що і функцію скасування відправки.

Дрімота

Я не прихильник філософії Inbox Zero, намагаючись утримати кількість непрочитаних повідомлень ні за що. Це вимагає занадто багато часу, щоб керувати і не вирішувати реальні потреби електронної пошти людей, психологічно чи технічно. Я прихильник того, щоб відкладати, що отримує однакове уявлення про те, щоб мінімізувати кількість повідомлень у вашій скриньці в будь-який момент.

Відкладення нічого не означає, як приховати повідомлення з поштової скриньки на час. Як довго? Тобі вирішувати. Ефект полягає в тому, що ви можете зосередитися на важливих повідомленнях, не відволікаючись на менш важливі повідомлення. Ці менш важливі повідомлення з’являться на світ у той момент, коли вам краще розібратися з ними. У Outlook (де це називається "розклад"), Airmail, Sparkmail і Newton Mail усі кнопки відкладення.

Якщо ви зацікавлені в тому, щоб бути більш продуктивними (а хто ні?), Ви можете ознайомитися з моїм описом The Best Productivity Apps. Незалежно від питань, що стосуються вашої ефективності роботи, там повинно бути кілька додатків або служб, які допоможуть вам краще використовувати свій час.