Відео: ÐÑÑваемÑо-мÑÑл-мÑÑо (Листопад 2024)
Однією з моїх улюблених приказок завжди була: "Якщо ви хочете, щоб щось було зроблено, дайте це зайнятій людині". Не є великим секретом, що люди, які займають зайнятість, мають стратегії визначення пріоритетності та керування всіма необхідними для них завданнями. Ці стратегії, хоч і часто робляться чіткими, зазвичай обертаються навколо однієї основної концепції: строків.
Строки забезпечують структуру. Вони створюють підзвітність і допомагають запобігти негативним наслідкам. Деякі люди їх люблять, деякі люди ненавидять їх, але ті, хто їх обіймає, зазвичай мають успіх.
Ось 5 порад про те, як організовані люди керують своїми термінами та залишаються в курсі своєї гри.
1. Завжди підписуйте свій термін!
Можливо, ви думали, що правило номер дедлайн - це дати собі розумні терміни. Це обґрунтована порада, але насправді, важливіше, ніж: Завжди дотримуйтесь свого терміну!
Завжди є два терміни: обмежений термін, який ви призначаєте, і "крайній термін". Кінцевий термін випадання, також відомий як дата "або ще", - це абсолютний останній день і час, коли щось може статися. Це майже завжди термін, який вам дає хтось інший. Прикладом граничного строку подання податку є термін подання податку, який встановлює ваш уряд. Інший - термін подачі заявок на навчання до коледжу.
Запропонований термін, з іншого боку, - це ваш самостійно встановлений термін. Продовження терміну означає, що ви встановите цей термін трохи раніше, ніж термін, який випадає, щоб залишити трохи місця, щоб помилитися. Завжди дотримуйтесь своїх термінів і завжди дотримуйтесь терміни, які ви призначаєте іншим. Ніколи не плануйте щось забирати просто під дротом (це насправді не "план", чи не так?). Швидше плануйте дії на випадок надзвичайних ситуацій, як, наприклад, хворі дні, застрягаючи на зупиненому поїзді метро, відключенні електронної пошти, страйку поштового зв’язку чи інших сторонах, просто змінюючи свою думку про те, що вони хочуть і коли вони цього хочуть.
2. Зробіть видимими свої терміни.
Терміни повинні бути там, де ви можете їх побачити. Як і у списках та цілях завдань, чим більше ви бачите свої терміни, тим менше ймовірність забути про них. Друковані настінні календарі працюють чудово. Якщо ви використовуєте паперовий зошит, запишіть свої терміни в односторінковий календар (ви можете роздрукувати його з Інтернету), складіть його навпіл і використовуйте як свою закладку. Якщо ви людина безпаперових нотаток, установіть свої терміни в додатку, яким ви користуєтесь щодня, будь то Outlook, Google Календар, Excel чи щось інше. Ви навіть можете використовувати календар віджетів для робочого столу, залежно від того, скільки найближчих термінів потрібно керувати.
Однією з переваг додавання термінів у програму є те, що це дозволяє легко ділитися ними. Кількома клацаннями миші або торкніться екрана, ви можете нагадати колегам чи партнерам про настання термінів.
3. Знайте свої робочі цикли.
Те, як ви робите свої терміни видимими, багато в чому залежить від робочих циклів, тобто, як правило, у вас є щоденні, щотижневі або щомісячні строки. Наприклад, я працював над щоквартальним журналом, тому завжди прикладав до своєї пробки три календарі, що показували наступні три місяці. Коли був вересень, я міг побачити найважливіші майбутні терміни, хоча вони прибудуть до листопада. У мене також був календар року, на якому було показано важливі терміни, які були ще далекі, але я зберігав цей цифровий календар, тому що мені не потрібно було бачити його щодня. Високопродуктивні люди врівноважують терміни, які вони потребують, щоб мати доступ до встановлених термінів. Бачити занадто багато термінів стає непосильним. Побачення необхідних термінів для найважливіших майбутніх проектів тримає вас перед завданням.
4. Використовуйте подвійні нагадування.
Коли граничний термін далеко, але дуже важливий, використовуйте подвійне нагадування. Іншими словами, встановіть два сигнали тривоги чи сповіщення, щоб нагадати вам на кілька днів достроково, що термін наближається. Цей трюк особливо важливий у терміни, що виходять за рамки вашого типового робочого місця - види речей, які ви, ймовірно, забудете. Якщо мені доведеться презентувати розмову (те, що я роблю рідко) шість тижнів з четверга, я встановлю нагадування у своєму календарі на шість тижнів з понеділка, щоб на початку призначеного тижня я пам’ятав, що подія приходить що мені потрібно підготувати.
5. Дотримуйтесь своїх термінів послідовно.
"Постійно дотримуйтесь своїх термінів" - одна з тих речей, про які сказати простіше, ніж зробити. Але якщо ви розумієте, що це впливає на вашу цінність на робочому місці, добре, що одне може бути досить мотивуючим.
Послідовне дотримання термінів може збільшити вашу цінність як працівника, члена команди або партнера. Подумайте, як ви бачите людей, які послідовно дотримуються строків. Вони надійні, мають міцну робочу етику і сприймаються як гравці команди. Дотримуватися термінів рідко - це зробити роботу лише для себе. Практично завжди йдеться про те, щоб заповнити одну ланцюжок ланцюжка, і там, де є ланцюг, є інші люди, які не можуть дотримуватися власних термінів, поки ви не зустріли своїх. Якщо ви не вчасно, вони також не можуть вчасно.
Так багато людей не дотримуються строків послідовно, що ті, хто це, зазвичай, виділяються. Якщо ви будете дотримуватися своїх термінів протягом декількох місяців поспіль, люди помітять, і це змінить те, як вони бачать вас і наскільки довіряють вони готові викласти вас.
І як каже приказка: "Якщо ви хочете, щоб щось було зроблено, дайте це зайнятій людині?" Чим більше ви дотримуєтесь своїх термінів, тим більше шансів на те, що ви продовжуєте дотримуватися терміни. Це циклічна поведінка.
Робити чи не робити … Немає спроб із термінами
Хоча всі ці поради щодо строків роботи працюють для більшості людей, завжди робіть все, що має найбільше значення для вас, вашої роботи та ваших звичок. Наприклад, деякі люди просто не дотримуються встановлених строків. Їм потрібна дата, записана в календарі, як кінцевий термін, і все, що потрібно, щоб прокладки мали місце, відбувається замість них. І це добре.
Але коли ваші звички перешкоджають вашій власній продуктивності та успіху, спробуйте визнати це та внести зміни. Дуже прості системи нагадування або сповіщення в додатках, які ви вже використовуєте - від Outlook до Gmail до Basecamp - можуть допомогти вам створити кращі звички. Тому розробляйте календар, використовуйте функції додатків, які вже є у вас під рукою, і встановіть деякі терміни (із вбудованою кімнатою "хихикання"). Ви будете раді, що зробили.
