Будьте організовані: 5 простих кроків для початку роботи з діаграмами гантів

Перш ніж розпочати новий проект, допомагає скласти дорожню карту, якийсь чіткий огляд усіх необхідних кроків та порядку, в якому ці кроки потрібно проходити. Це по суті, що таке діаграма Ганта. Не має значення, чи проект є особистим, як-от додати колоду до задньої частини будинку чи діловий, наприклад, створити новий веб-сайт. Вам потрібно знати

• коли і де ви починаєте,
• всі кроки по дорозі і скільки часу вони будуть робити,
• хто відповідає за кожен крок,
• порядок, в якому необхідні кроки, і
• коли проект буде завершений.

Діаграми Ганта, названі інженером та консультантом Генрі Ганттом, який розробляв та використовував їх у 1910-х, - це візуалізація проекту від початку до кінця. Вони є надзвичайно поширеним типом інструментарію продуктивності, і вони є ключовою частиною багатьох служб управління проектами. Насправді, відмінний сервіс TeamGantt навіть бере своє ім’я з чартів., Я пояснюю, що таке діаграми Ганта, що вони роблять і як люди ними користуються, і наводять п’ять кроків для початку роботи з ними.

Що таке діаграма Ганта?

"Графік Ганта - це візуалізація кроків, необхідних для завершення вашого проекту", - пояснив Кейвон Гаффарі, провідний менеджер програми LiquidPlanner, коли я нещодавно попросив його поділитися деякою думкою про початок роботи з діаграмами Ганта. LiquidPlanner - додаток для управління проектами та співпраця на робочому місці, що виграє редактор, що підкреслює діаграми Ганта.

Ghaffari нагадав мені, що проект відрізняється від інших видів робіт. "Проект - це сукупність робіт, яка має початок і кінець. Виконання створення цього проекту - це набір завдань", - сказав він. Діаграми Ганта працюють саме для проектів, а не для постійної роботи. Вони допоможуть вам отримати від початку до кінця, тому важливо, щоб це було кінець.

Діаграми Ганта читаються зліва направо, зверху вниз. (Дивіться зображення вище від TeamGantt.) Вісь x - час. Діаграма починається, коли проект починається, і закінчується при доставці проекту. Виконання довжини осі y є завданнями, хоча вони є лише у списку. Точне їх розміщення на осі у не має значення, хоча вони, як правило, падають у хронологічному порядку.

"Завдання має три компоненти: що це, скільки часу триватиме, і хто це буде робити", - сказав Гаффарі. На діаграмі Ганта кожне завдання представлено смужкою. Довжина смуги показує, скільки часу займе завдання. Часто смужки завдань узгоджуються кольором, вказуючи на те, яка особа чи відділ відповідає за виконання завдання. Щодо "що", назва завдання зазвичай з'являється на панелі або стає видимою, коли ви клацаєте на неї.

Окрім того, що показують усі завдання для проекту та скільки часу вони займуть, діаграми Ганта показують послідовність та залежність. Іншими словами, вони показують порядок, в якому завдання мають відбуватися, і чи повинна одна справа виникати перед іншою. Чому це так важливо?

Що роблять діаграми Ганта?

"Діаграми Ганта наочно дають зрозуміти, що ви не можете робити все одночасно", - сказав Кріс Савойя, пряма стратегія продукту Workfront. Він використав приклад будівництва будинку з дерева. Ви можете придбати цвяхи та деревину одночасно, але ви повинні вирізати деревину, перш ніж прибити її до дерева.

Діаграми Ганта показують залежність між завданнями, як правило, щось на зразок лінії, що їх з'єднує.

Перш ніж приєднатися до Workfront (який, як і LiquidPlanner, є інструментом для співпраці на робочому місці та управління проектами), Savoie працював над кількома дуже складними проектами з United Space Alliance спільно з космічним центром Джонсона NASA. Він зазначив, що в той час, як послідовність і залежність є важливими для навіть простих проектів, таких як будівництво будинку з деревами, вони мають вирішальне значення для масштабних, багаторічних проектів, таких як будівництво Міжнародної космічної станції.

Ще одна річ, яку роблять діаграми Ганта, - це допомога організаціям або керівникам проектів управляти ресурсами. "Тільки тому, що завдання існує, не означає, що є людина, яка вільна це робити", - сказав Гаффарі.

За допомогою діаграми Ганта можна легко побачити, коли люди або відділи планують працювати над завданнями, а не коли вони вільні. "Вам потрібно вміти обліковувати графіки людей та кількість годин у день", - додав він. Діаграми Ганта створюють ефективний спосіб бачити час, завдання та ресурси.

Початок роботи з діаграмами Ганта

Як тільки ви зрозумієте на високому рівні, що таке діаграми Ганта, і чому вони корисні, ви можете почати робити їх для власних проектів. Ці п’ять кроків допоможуть вам почати.

1. Виберіть шаблон або побудуйте його з нуля

Як правило, коли ви запускаєте нову діаграму Ганта, у вас є можливість використовувати шаблон або починати з нуля. Шаблони можуть надходити із зовнішнього джерела, якщо це передбачено програмним забезпеченням для управління проектами, або вони можуть виходити з попереднього власного проекту.

Однією з переваг використання вашої власної попередньої роботи для створення шаблону є те, що ви часто можете багато чого навчитися з того, що відбувалося в минулому. Шаблон надаватиме інформацію не тільки про завдання та послідовності, але й про те, чи потребували будь-яких завдань більше часу, ніж очікувалося.

2. Позначте свої віхи

Більшість програмного забезпечення для створення діаграм Ганта включає можливість додавання етапів. Віха - це маркер, який вказує на завершення фази проекту. Наприклад, для створення веб-сайту типове рубежу є блокування проводів.

Створюючи діаграму Ганта з нуля, часто корисно скласти всі основні етапи перед додаванням будь-яких завдань. Перерахування всіх важливих етапів допомагає розбити проект на більш дрібні фрагменти, а ті більш дрібні фрагменти простіше концептуалізувати, ніж весь проект одразу.

3. Додайте завдання, події послідовності та створіть залежності

Наступним кроком є ​​додавання завдань, послідовності подій та створення залежностей. Додаючи завдання, не забудьте переглянути історичні звіти або поговорити з людьми, які виконають завдання, щоб отримати точні оцінки за те, скільки часу вони повинні зайняти.

Під час послідовності подій пам’ятайте, що можливе виконання декількох завдань одночасно, але не однією і тією ж людиною. Під час створення веб-сайтів одна людина може працювати над провідними кадрами, а інша збирає зразок вмісту для прототипу. Але дизайнер каркасних рам не може одночасно створювати дошки настрою.

Додавайте залежності лише після того, як ви перерахували всі завдання та поставите їх у потрібному порядку, і будьте обережні з ними. "Те, що насправді може зіпсувати вас, - це якщо ви перейдете на півдорозі до діаграми Ганта і побачите, що, скажімо, завдання 12 вже не залежить від завдання 5", - сказав Савойя. Він додав, що початківцям слід бути надзвичайно обережними, щоб не знімати залежності, якщо вони впевнені, що це правильно зробити, тому що повернути їх дуже важко, якщо вони створюють довгий ланцюжок подій.

4. Слідкуйте за своїми ресурсами

"Завдання повинні бути в правильному порядку, і тоді вам потрібно контролювати, хто доступний для виконання цих завдань", - пояснив Ghaffari. Як було сказано вище, тільки те, що є завдання, не означає, що хтось вільний це виконувати.

Ghaffari зазначив, що програмне забезпечення діаграми Gantt його компанії не дозволяє здійснювати перезавантаження, тобто LiquidPlanner не дозволить вам призначити когось із завданням, якщо ця особа вже призначена для іншого завдання одночасно.

Діаграми Ганта допомагають вам бачити не лише, якщо ресурс перезаписаний, але і які наслідки є для решти графіка проекту, коли він буде виправлений.

5. Співпрацюйте

"Це дійсно важливо, щоб люди розуміли, що діаграма Ганта не магія", - сказав Гаффарі. "Тільки тому, що ви щось планували, це не означає, що це не має нічого спільного з реальністю".

Спосіб переконатися, що діаграма Ганта співзвучна дійсності - це через співпрацю. Найчастіше програмне забезпечення діаграми Ганта є частиною більшого пакету програм управління або співпраці на робочому місці. Усі в команді повинні мати можливість принаймні бачити діаграму, якщо не оновлювати завдання та іншу інформацію, яка подається в неї. Таким чином, якщо правонаступник закінчує завдання достроково, і вона має право оновити свій прогрес, щоб відмітити виконання завдання і виправити передбачуваний час, і, зробивши це, вона може допомогти іншим правонаступникам вчасно виконати свої завдання. Або вона також може позначити себе як доступний ресурс, щоб допомогти в вирішенні інших завдань до наступного запланованого завдання.

Ghaffari узагальнив силу співпраці таким чином: "Якщо діаграма Ганта знаходиться у вакуумі, хто знає, чи точно це? Якщо це спільна робота, то вбудовані чеки, і це швидше відображає реальність. Ось де значення Грант Ганта світить ".

Не дуже покладайтесь на діаграми Ганта

І Гаффарі, і Савойя сказали мені, що вони використовують схеми Ганта для планування та реєстрації проекту, але їм не подобається керувати щоденною роботою в ньому. "Зазвичай це план, а не графік виконання", - сказав Савойя.

Савойя також зазначив, що новачок може не усвідомлювати, що люди рідко, якщо і колись, оглядають всю діаграму Ганта одразу, тому що вони, як правило, величезні. "Вам потрібен рекламний щит, щоб надрукувати його", - сказав він.

За словами Гаффарі, "Побудова діаграми Ганта не є кінцевою метою. Це візуалізація плану завдань та їх послідовності. Діаграма Ганта допомагає людям зрозуміти, як працює план".

Якщо вас цікавлять діаграми Ганта, ви, ймовірно, також зацікавлені в управлінні проектами загалом. Для отримання додаткових порад щодо доповнення вашого проекту в курсі, ознайомтеся з моїми 4 Поради щодо початку управління проектами, а також мої поради щодо вдосконалення комунікації для кращого управління проектами.