Відео: ÐÑÑваемÑо-мÑÑл-мÑÑо (Вересень 2024)
Мені подобається розпитувати людей про те, як вони використовують офісну електронну пошту, хоч лише для того, щоб краще зрозуміти різницю між тим, як електронна пошта була розроблена для використання, як її найефективніше, і як люди насправді її використовують.
На запитання багато людей з гордістю резюмують свої методи управління електронною поштою таким чином: "Моя скринька електронної пошти - це мій список справ!"
Зазвичай вони думають, що це геніальна система, але це змушує мене похитнутися. Я від жаху відскочую, коли чую це навмисне, але врешті-решт руйнівне твердження. (Я дізнався, що моя фізична реакція не є ідеальною, якщо я маю намір продовжувати розмову.)
Сподіваємось, ця стаття переконає вас змінити свої способи. У стовпці наступного тижня (кожен понеділок перевіряйте останні новини в цій серії "Організовані") я обговорюю іншу сторону рівняння: як скласти розумніший список справ. Не забудьте також прочитати колонку минулого тижня з 11 підказок щодо керування електронною поштою.
Що таке електронна пошта?
"Електронна пошта" вже не є точно описовою назвою для програмних додатків та служб, які ми використовуємо для надсилання електронної пошти. Вони роблять набагато більше, ніж це. З усіма можливостями та функціями електронної пошти - можливістю надсилати вкладені файли (зміна життя!), Вбудовані адресні книги, функції планування та нагадування, державні та приватні календарі - дивно, що ми все ще називаємо це "електронною поштою".
Для міжорганізаційного спілкування електронна пошта працює чудово. У вас є паперовий слід розмов із печаткою за часом та датою, доставлений майже миттєво та безпечно. Електронна пошта дозволяє вам займатися роботою у власному темпі, визначаючи пріоритетність відповідей, як вважаєте за потрібне.
Однак для внутрішньоорганізаційних (мається на увазі всередині вашої організації) комунікацій електронний лист може бути застарілим і навіть на шляху до морг (див. "Чи помер електронна пошта?"). Зараз у нас є більш широкий асортимент інструментів, які допомагають нам досягти тих самих кінцевих цілей, але більш ефективними та корисними способами. Додатки для обміну миттєвими повідомленнями, бізнес-соціальні мережі та портали для управління проектами (як Basecamp) - кілька прикладів. Деякі люди забувають, що телефони та зустрічі віч-на-віч часто є найкращим засобом спілкування для певних завдань.
Електронна пошта, безумовно, має своє місце, але багато людей використовують її для виконання завдань, які виграють від іншого рішення. Електронна пошта повинна використовуватися для спілкування, що вимагає паперового сліду, особливо міжорганізаційних повідомлень. Програми та функції електронної пошти, як-от календарі та планування, повинні використовуватися за призначенням. Якщо ви хочете зберегти свій список справ у своїй програмі електронної пошти, можливо, для цього є інструмент (наприклад, в Outlook, це називається Завдання). Але папка "Вхідні" не була розроблена для того, щоб повідомити, які завдання потрібно виконувати щодня. Ось кілька причин:
Причини, що папка "Вхідні" не повинна бути вашим списком справ
1. Немає контролю над вхідними предметами.
Список справ містить лише предмети, які ви додали до нього. З іншого боку, ваша поштова скринька схожа на носик, що не має шипи. Ви не маєте контролю над вхідними предметами, окрім того, щоб розглянути їх один за одним та видалити - вкрай неефективний спосіб виробити список справ. Повідомлення з’являються в усі години дня. Вони можуть надходити від будь-кого, незалежно від ієрархії, яка може визначати ваш фактичний список справ. І швидше за все, лише їх частина відобразить те, що вам потрібно зробити.
2. Недоброзичливі завдання.
Для невеликого фрагмента матеріалів вхідних повідомлень, який насправді відображає речі, які мають бути у вашому списку завдань, запитайте себе так: чи чітко описано тему, що вам потрібно зробити? У багатьох випадках інші люди складали тему, яка може не відображати саме повідомлення, а тим більше частину повідомлення, що стосується вас. Маючи відповідний список справ, ви використовуєте власну мову, щоб швидко отримувати важливу інформацію. Добре написаний список справ - це той, який ви можете просканувати за секунду чи дві та точно знати, що потрібно зробити. Тільки ви можете писати так, що швидко передає інформацію собі.
3. Занадто довгий.
Я знаю, що я щойно зазначив цю точку, але це повторює: Добре написаний список справ - це те, що ви можете сканувати за секунду чи дві та точно знати, що потрібно зробити. Я б заробив 50 доларів, що не зміг знайти жодної людини в PCMag з поштовою скринькою електронної пошти, яка б могла передати інформацію з першого погляду.
Не кинь себе. Усі ми зберігаємо повідомлення у вхідній папці, які нагадують нам про завдання, які ми хотіли б виконати, але не будемо. І це нормально. Але ці елементи не належать до списку справ.
4. Відсутність інструментів для визначення пріоритетності та встановлення строків.
Червоні знаки оклику, прапори, зірки, кольорові бульбашки - програми електронної пошти зазвичай дають вам кілька інструментів для позначення важливих повідомлень. У деяких додатках ви навіть можете пов’язати дату "відповісти за", наприклад, сьогодні, завтра або "вільно" цього тижня. Використовуйте ці функції, щоб нагадати собі спілкуватися з людьми, але не як маркери пріоритетності чи тверді строки виконання конкретних завдань. Як уже згадувалося, рядки теми ніколи не вказують вам, що вам потрібно зробити, а додавання прапорів не доставляє тієї самої цінної інформації, яка міститься у списку справ. Список хороших справ упорядковує завдання за пріоритетністю та використовує терміни.
5. Захищає електронну пошту від електронної пошти.
Я сподіваюсь, що я здебільшого переконав вас, що спроба налаштувати вашу папку "Вхідні", щоб вона працювала як список справ, призводить до дуже поганого списку справ. Вгадай що? Це також створює дуже бідну папку "Вхідні", тож тепер ви неефективні! Якщо ви спробуєте маніпулювати папкою "Вхідні", щоб удвічі збільшився як ваш список справ, це дозволить вам переходити між операціями. Ось як це може статися: сортуйте папку "Вхідні" одним із способів пошуку предметів із високим пріоритетом; знайдіть новий шматок потоку пошти; перебиватися; вдатися до вхідних; перевірити нову пошту; вирішіть, що це не стосується вас; знову вдаватися прапорами чи зірками; спробуйте згадати, де ви були зі списком справ …
Пам'ятайте, якщо у вашій програмі електронної пошти є вбудований додаток або функція для списків справ, ви можете використовувати це!
Електронна пошта - це електронна пошта
Зберігайте свою поштову скриньку як папку "Вхідні", а не список справ, і ви будете набагато ефективнішими. Швидше за все, і ваше робоче життя теж стане трохи щасливішим. У колонці Get Organized на наступному тижні я поясню більш докладно, що робить хороший список справ, як ним користуватися та деякі інструменти, які роблять процес управління списком справ дуже автоматизованим.
