Відео: Mail Merge Envelopes in Microsoft Word (Вересень 2024)
Мій друг експортував вміст з Excel в Microsoft Word і постійно отримував поштовх від різних варіантів експорту. Незалежно від того, що він робив, у отриманому документі Word були зайві вкладки, де мали бути єдині пробіли. Він зателефонував мені і попросив зайти і допомогти.
"Просто знайдіть і замініть пробіли вкладки одинарними пробілами", - сказав я.
"Як ти це робиш?"
Це рішуче проста функція, але це один із тих хитрощів Microsoft Word, які, якби ви ніколи цього не бачили, ви б не знали, як це зробити, або навіть як правильно їх сформулювати в пошуку Google.
1. Знайдіть та замініть простори вкладок
Пробіли вкладки в Microsoft Word перекладаються на ^ t.
Щоб знайти та замінити їх одним простором, скористайтесь кнопкою Знайти / Замінити. Введіть ^ t у перше поле та один пробіл у друге. Натисніть «замінити всіх» і, voilà .
2. Знайти та замінити повернення абзацу
Хто не отримав документ із подвійними поверненнями абзацу, де нам потрібен лише один?
Повернення абзацу або повернення каретки, як їх іноді називають, можуть бути представлені в Microsoft Word як ^ p.
Щоб знайти та замінити подвійні повернення абзаців одинарними, скористайтесь кнопкою Знайти / Замінити. Введіть ^ p ^ p у перше поле і ^ p у друге. Натисніть «замінити всіх», і ви закінчите.
3. Автоматизація часто набраного тексту за допомогою макросів
Сповідь: Я мав боятися макросів роками, тому що не розумів, що це таке, і виглядало так, що мені потрібно було вивчити код, щоб їх використовувати. Неправда. Макроси - ваші друзі. Хочеться, щоб вони мали іншу назву, як і кнопка "Текст, що часто набирається", тому що це справді вони.
Дуже багато людей використовують макроси для котлоагрегату, відмови компанії чи юридичного тексту, необхідного для всіх документів певного характеру. Я використовую їх для автоматизації надзвичайно базового тексту, який мені доводиться набирати знову і знову, включаючи деякі HTML-коди, які ми використовуємо в PCMag для публікації статей в Інтернеті.
Перше налаштування макросу займає кілька кроків, але воно того варте часу, який ви заощадите після цього.
Ось як це зробити (інструкція надрукована нижче двохвилинного відео, де також показано, як користуватися макросами):
Версія Windows 2010: На вкладці «Вид» натисніть кнопку «Макроси» внизу праворуч і виберіть «Записати макрос».
Слово: Версія Mac 2011: у верхньому меню перейдіть до Інструменти> Макрос> Записати новий макрос.
Укажіть ім’я макросу у полі Ім'я макросу та зауважте, що в іменах не може бути дефісів чи інших спеціальних символів, а лише букви та цифри (що нерозумно, але воно є). Далі ви можете призначити макросу кнопку або комбінацію клавіш, але це необов'язково. Ви завжди зможете запустити свій макрос з меню, якщо захочете. Призначення комбінації клавіш може бути складним, оскільки ви повинні знати всі інші існуючі комбінації клавіш, щоб випадково не перекрити одну, яка вам може знадобитися. Додайте опис, якщо хочете, але це не потрібно.
Коли ви натискаєте ОК, Word запише все, що ви вводите та робите. Введіть текст, який ви хочете автоматизувати та відформатуйте, як хочете, або запишіть дію, яку ви хочете зробити, а потім поверніться до кнопки Макрос і натисніть Зупинити запис.
Тепер протестуйте свій макрос, повернувшись до кнопки «Макрос» і виберіть «Переглянути макроси», а потім виберіть «запустити» для створеного вами; або просто натисніть комбінацію клавіш або клавішу, яку ви призначили. Ви повинні бачити, як ваш текст магічним чином відображається одним махом.
4. Очистити форматування вставленого тексту
Чи ви копіюєте та вставляєте текст з інтернет-джерел, інших документів, електронної пошти тощо, і додаєте текст, коли він з’являється на сторінці червоним кольором шрифтом 18 пунктів у Verdana? Зняття цього форматування, яке мимоволі йде із вставленим текстом, - це великий біль у шиї. Ви можете змінити налаштування в Word, щоб форматування ніколи не переносилося з інших текстів.
У програмі Microsoft Word для Windows запустіть файл та виберіть Параметри. Шукайте Параметри Word та натисніть кнопку Додатково. Десь у цьому масовому списку (я знаю, він довгий) є запис під назвою "Введення" з інших програм. Виберіть «Зберігати лише текст» та натисніть «ОК». Дайте пробний диск, вставивши текст із веб-документа і подивіться, як він буде відповідати вашому існуючому форматуванню цього документа.
Ще один спосіб зробити це без постійної зміни налаштувань: шукайте значок картону, який з’явиться під час вставки тексту. Привіт, "тримайте лише текст", і ви добре підете.
Якщо ви не бачите цього значка (на Mac), перейдіть у меню Налаштування> Редагувати та знайдіть параметри Вирізати та вставити. Клацніть кнопку Налаштування в цьому розділі та переконайтесь, що прапорець встановлено на кнопках Показати параметр вставки.
5. Видаліть рядок
Страшна лінія! Ви натискаєте ряд дефісів або підкреслень плюс клавішу введення, і Microsoft Word повністю скидається на товсту лінію по всій сторінці, яку ви не можете за все життя зрозуміти, як її видалити!
Хитрість позбутися цієї лінії полягає в тому, щоб називати це "межею", а не лінією. Клацніть прямо над цим рядком - er, "межа". На вкладці "Домашня сторінка" виберіть значок рамки (він виглядає як сітка чотири на чотири). Ви повинні бачити, що обрана нижня межа. Просто змініть його на No Border, і ви закінчите. Якщо ви хочете змінити налаштування Word, щоб ця межа більше ніколи не з’являлася, перейдіть у меню Файл> Параметри> Параметри автовиправлення. Виберіть Автоформат під час введення та шукайте "Застосувати під час введення". У цьому розділі ви можете знімати прапорець для прикордонних ліній.
