Організуйтеся: 3 способи використання нових дощок канбану Асани

Деякі засоби підвищення продуктивності дійсно не мають особливого сенсу, поки ви не побачите їх у дії. Отже, якщо ви ніколи не використовували канбанські дошки, ви, можливо, не зрозуміли, у чому вся суєта навколо топ-сервісу управління робочим процесом та співпраці Asana, додаючи дошки Kanban. Якщо вам цікаво бути більш продуктивними на роботі, все-таки варто заглянути, як я поясню.

Для незнайомих онлайн-додатків Asana, які останнім часом набрали великої тяги. Ця послуга - це в основному список справ на стероїди. Ви можете використовувати Асану з групою людей, і це досить популярно на робочих місцях. Що нового в Асані минулого тижня - це функція під назвою дошки, засновані на дошках канбану. Канбан - це загальний термін, який описує як тип програми, так і систему використання цього додатка. Одне з найвідоміших додатків канбанської дошки - Trello.

Kanban також досить популярний серед ІТ-команд та команд з розробки програмного забезпечення. Коли вони описують це, вони кидають навколо таких термінів, як Scrum і доставка вчасно, очікуючи, що ми, звичайні люди, зрозуміємо, що вони означають. Це дуже заплутано.

Набагато простіший і зрозуміліший спосіб зрозуміти канбан - бачити приклади цього в дії. Нижче наведено кілька прикладів канбанових дощок, які на робочому місці можуть зустрічатися рідше, але розроблені таким чином, щоб мати сенс майже для кожного.

1. Відстежуйте особисті завдання: робити, робити, робити

Один із способів використання дошки kanban - це упорядкувати особистий список справ і переконатися, що ви ніколи не займетеся занадто великою кількістю завдань одночасно. Давайте назвемо це дошкою "Зробити, робити", "готово".

У цьому налаштуванні у вас є три стовпці з написом "Здійснити, робити" та "Готово". У вас також є стопка наліпок, які в канбані називають картками. Ви пишете свої завдання на клейких конспектах, по одному завданню на кожну нотатку, і вставляєте їх у стовпчик "Робити". Все йде нормально.

Наразі у нас є список завдань у стовпці "Здійснення", а в стовпцях "Готово" або "Готово" нічого. Я знаю, що ви можете бачити, куди це йде, але поки не переходьте на наступний крок.

Що вам потрібно зрозуміти про дошки kanban - це візуалізація інформації, яку ви могли б так само легко відстежити іншим способом. В Асані ви можете замість того, щоб переглядати ваші завдання у поданні списку, використовуючи заголовки в списку для розмежування різних типів завдань, як на зображенні нижче.

Але коли ви візуалізуєте одну і ту ж інформацію у вигляді дошки, вона може мати різний психологічний ефект. За допомогою дощок "Робити", "робити", "Готово" люди зазвичай самостійно накладають обмеження на те, скільки завдань може бути у стовпці "Дозвіл" у будь-який момент. Мета - створити систему, яка спрямовує вас зосередитись лише на кількох активних завданнях. З переліком списку легко відчути, що всі завдання мають однакове значення, і всі вони потрібно виконати прямо зараз!

Дошка канбан "Робити, робити", "Готово" працює дуже добре для складних завдань, що мають багато кроків. На зображеннях, розташованих вище та нижче, ви бачите, що багато завдань великі і їх неможливо виконати за один день. Обмеження списку Doing лише двома-трьома завданнями спонукає вас зосередитись на них до їх закінчення.

Дуже просто застосувати ту саму концепцію обмеження незавершеної роботи (Doing) і для налаштувань команди.

2. Розподіліть роботу за допомогою кошика для спільних завдань

Ось ще один приклад, який досить простий. Ви можете використовувати дошку канбану, щоб зробити роботу доступною для людей у ​​команді, щоб забрати та призначити собі.

Щоб легко зрозуміти, давайте зробимо вигляд, що це список домашніх справ. У цьому домогосподарстві троє дітей: Енді, Берта та Клаудіо. Перший стовпчик канбану - Кооперативні роботи. Наступні стовпці - Енді, Берта та Клаудіо. Остання колонка - Готово.

Домашнє правило полягає в тому, що кожна дитина повинна вибирати по одній справі щосуботи. Час від часу можуть з’являтися і додаткові завдання. Діти мають самостійність вибирати свою роботу залежно від наявного. Вони роблять вибір, тягнуть цю карту у свій стовпчик, і тому вимагають відповідальності за неї. Коли вони закінчують свої справи, вони переміщують картку до стовпця "Готово".

Неважко уявити цю домовленість на робочому місці. У нас може бути команда працівників, яка має купу робіт, яку вони всі повинні колективно виконати. Замість того, щоб чекати, коли менеджер призначить їм роботу, вони отримують заявку на завдання з Доступної робочої скриньки.

3. Управління контактами

Більш незвичним способом використання дошки kanban є ведення списків контактів на основі регіону чи міста. Знову ж, це може бути так само легко у форматі списку, але для багатьох людей бачення стовпців та карток має різний (позитивний) психологічний ефект.

Цього разу, досить просто, на дошці є колонки для різних регіонів та міст. Кожна картка - це контакт, який знаходиться в цьому регіоні. Коли поїздка доставить вас до певного місця, ви зможете легко переглянути список контактів, до яких ви можете зв’язатися, перебуваючи там. Крім того, ви дуже швидко помітите, якщо зростає кількість важливих контактів в одному місці, що може означати, що вам потрібно збільшити кількість відвідувань.

Щоб трохи автоматизувати цей процес, ви можете безпосередньо пересилати електронні листи від контактів у проект Asana. Змініть рядок теми на ім’я та місцезнаходження контакту, щоб вам було легше пізніше сортувати та правильно встановити карту. Якщо у кінці електронної пошти стільки людей включає повну контактну інформацію, у вас збережеться і все, що збережено на картках.

Робіть більше з дошками Kanban

Сподіваємось, ці приклади зробили канбанські дошки трохи доступнішими для непосвячених. Їх використання може бути набагато складнішим, від відстеження розробки програмного забезпечення, яке я натякав раніше, до контролю запасів. Більш основні приклади, які я наводив, покликані допомогти вам зрозуміти, чому ви можете використовувати дошку в Асані, а не список. Будьте креативні та використовуйте дошки, щоб керувати тим, що має для вас найбільш сенс.

Шукаєте додаткову інформацію про Асану? Ви можете прочитати Використання Асани в бізнесі, 7 прийомів Асани, щоб стати єдиним з робочими потоками в бізнесі, і Слаб проти Асани.