Будьте організовані: 15 порад щодо продуктивності від експертів

Зміст

• Будьте організовані: 15 порад щодо продуктивності від експертів
• Інтерв'ю 3 та 4
• Поради щодо продуктивності 1-15

Однією з підводних каменів бути організованою людиною є те, що ми, як правило, замикаємось на власних організаційних звичках і прийомах, приймаючи жорсткість щодо жорсткості. На цьому тижні в колонці Get Organized я вирішив простягнутись далеко за власні кордони, взявши інтерв'ю у чотирьох людей, які розробляють програми для підвищення продуктивності, і запитав їх про власні поради та рекомендації щодо організованості та ефективності.

Ці керівники, засновники та розробники проводять свій робочий час, роздумуючи над тим, що дезорганізованим людям потрібно зробити, щоб стати більш організованими. Вони будують своє програмне забезпечення на основі тестування даних, особистих спостережень та відгуків величезної спільноти користувачів.

У цих чотирьох інтерв'ю ви знайдете роздуми про те, що означає бути організованими та продуктивними, а також деякі конкретні поради та рекомендації, які ці експерти використовують самі.

Амір Саліхефендік, засновник Doist

Амір Саліхефендік - засновник компанії Doist, яка спеціалізується на програмному забезпеченні продуктивності. Два провідних програмних продукту компанії, Todoist і Wedoist, допомагають більшості людей керувати своїми особистими завданнями та спільними проектами. Нижче наводиться уривок з більш тривалого інтерв'ю, яке я зробив із Salihefendic про організацію та ефективність.

JD: Ваш продукт Todoist має на меті допомогти людям взяти під контроль завдання, які їм потрібно виконати. Розробляючи додаток, що ви дізналися про те, що потребує більшості людей у ​​допомозі та керівництві для виконання своїх завдань?

А.С .: Люди справді погано створюють свої завдання. Більшість людей створюють завдання, які справді важко виконати. Наприклад, "схуднути" не є завданням; це більш тривалий проект, який включає сотні завдань. І все ж більшість людей додасть «схуднути» як завдання.

Що краще - бачити «схуднути» як проект, який має такі завдання, як щодня їсти по десять фруктів, ходити в тренажерний зал через день і т. Д. Розуміння складності завдання та розбиття його на керовані та справні шматки справді важливі для вашої організації та продуктивності праці. Це також мотивує, оскільки ви можете виконувати підзадачі по дорозі і відчувати, що наближаєтесь до мети.

JD: Чи можете ви поділитися з нами двома-трьома порадами чи рекомендаціями щодо підвищення продуктивності?

А.С .: Я думаю, що електронна пошта справді вбивця продуктивності. Я отримую сотні електронних листів на день, і я керую цим способом:

• Я перевіряю та обробляю електронну пошту лише три рази на день (вранці, полудні та вдень).
• Я відповідаю на електронний лист, якщо це займе менше однієї хвилини.
• Я архівую, якщо електронний лист не важливий.
• Я делегую електронний лист [на який я хочу відповісти пізніше] як завдання Todoist (через наш плагін Chrome) і вказую термін, щоб його не забути.
• У другій половині дня, коли рівень моєї енергії низький, я відповідаю на більш довгі електронні листи.

JD: Ви б поділилися зображенням своєї робочої області або скріншотом робочого столу?

Мікаел Бернер: Це дійсно важливо. Ще один аспект, який, на мою думку, підтримує вашу пропозицію, полягає в тому, що організованість не означає, що ви дисципліновані або можете вживати заходів. Я думаю, що важлива дисципліна, що лежить в основі організації.

Я також вважаю, що фокус можна неправильно тлумачити як потребувати тривалих [періоди безперебійної роботи].

Ми читали та знаходили дослідження, які говорять про те, що пересічний контекст перемикається кожні три хвилини, але не повертається до завдання протягом 27 хвилин. Продуктивність - це багато про зміну контексту та про те, як ви читаєте та обробляєте інформацію. Вам потрібно вміти реагувати на важливі речі. Чи організовано ви, що у вас є номери телефонів у потрібних місцях і в потрібний час? Або вам доведеться підстрибувати, щоб їх знайти?

JD: Розробляючи програму EasilyDo, які дослідження чи дані ви розкрили про те, які люди повинні бути ефективнішими, організованішими, продуктивнішими?

МБ: Ми виявили в своїх дослідженнях, що ніхто з нас не знає, скільки часу та енергії ми вкладаємо на невеликі завдання, які ми навіть не знаємо, це завдання. Ми зупиняємо годинник, скільки часу потрібно робити на ці невеликі завдання, і порівнюємо їх з тим, скільки часу потрібно розумному агенту, щоб зробити їх за вас.

Нас усіх обтяжують, і ми навіть не знаємо, що нас обтяжують розподілені додатки та дані.

JD: Чи можете ви поділитися з нами двома-трьома своїми власними порадами та рекомендаціями щодо підвищення продуктивності?

МБ: Я покладаюся на інструменти, які допомагають мені розкрити найважливішу інформацію. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - багато речей, які переносять електронну пошту - я рекомендую будь-який із цих інструментів.

Найкраще правило, і я іноді відхиляюсь від цього: "Якщо ви збираєтесь відкрити електронний лист, будь-що зробіть щось із ним, як-от відповідь на нього, або видаліть його або відправте його". Навіть не відкривайте електронний лист, якщо ви не зможете обробити його прямо зараз. Це частина правила двох хвилин.

Я зараз сиджу в нашій конференц-залі, де є ці столи Ikea, але це скляні столи, які можна намалювати за допомогою маркерів сухого стирання. Це об'єднує групову роботу за столом, а не надсилає одного члена групи до дошки. Це підсилює роботу команди.