Вибір між безкоштовним і платним програмним забезпеченням для обліку малого бізнесу

Сервісні сектори з великою конкуренцією часто розмножують закупівлі дедалі дешевших пропозицій для залучення нових клієнтів. В індустрії програмного забезпечення бухгалтерського обліку найновішою є тенденція пропонувати програмне забезпечення безкоштовно, шукаючи використання капіталу вниз. Іноді ці пропозиції можуть мати багато сенсу для певного бізнесу, але компанії, що відчувають стрімкий ріст, повинні бути обережними.

З наявними інструментами freemium, малого бізнесу та підприємств, малому середньому бізнесу може бути важко визначити, яке рішення підходить саме їм. Можливо, у вас є гроші на придбання дорогого програмного забезпечення, такого як Cougar Mountain Denali Summit та Microsoft Dynamics GP, але чи справді вам потрібна вся ця функціональність та масштаб налаштування? І навпаки, можливо, вам вдасться піти з використання безкоштовних інструментів таких компаній, як Wave, але чи інструмент достатньо розумний для вирішення складніших завдань?

Щоб дізнатись, на що слід звернути увагу на малі та середні підприємства, обираючи програмне забезпечення для платного обліку, я поспілкувався зі Скоттом Девіссоном, співзасновником компанії Acclivity, постачальником настільного інструменту обліку малого бізнесу AccountEdge. Я запитав його про ціни, гнучкість, безпеку та обслуговування клієнтів.

Чи робить ваше платне програмне забезпечення більше, ніж основна четвірка?

Девіссон сказав, що більшість безкоштовних інструментів бухгалтерського обліку можуть працювати з управлінням рахунками, відстеженням витрат, виставленням рахунків та продажами. Це найменші завдання, які будь-який інструмент повинен допомогти вам виконати, незалежно від того, скільки ви готові заплатити.

"Це суть", - сказав Дейвіссон. "Якщо все, що вам потрібно, це зробити, то ви, мабуть, добре на фрієм-моделі. Оскільки ці потреби стають складнішими … саме там ви можете почати оцінювати свої потреби щодо того, що є на ринку та скільки це коштує".

Можуть виникнути додаткові потреби, з якими ваш інструмент freemium не може впоратися. Якщо вам потрібне програмне забезпечення, яке може вирішувати такі речі, як оплата часу, відстеження товарних запасів та нарахування заробітної плати, вам, ймовірно, знадобиться вкласти гроші в платний інструмент. Крім того, хоча більшість безкоштовних інструментів може обробляти дані про продажі, якщо ваш бізнес має декілька відділів, ви можете розглянути можливість використання більш складного інструменту, оскільки більшість інструментів Freemium не дозволять вам вводити дані про продажі за відділом (швидше, ви потрібно вводити дані як одну групу).

Наскільки гнучким є ваш інструмент обліку?

Однією з головних причин, за якими підприємства обирають програмне забезпечення для бухгалтерського обліку на підприємствах у порівнянні з нижчими витратами або фрієм-додатками, полягає в тому, що інструменти підприємства часто надають необмежені налаштування, які можуть згинати та розшаровувати програмне забезпечення, що відповідає потребам кожного клієнта. Інструменти малого бізнесу, такі як той, який надає Acclivity, не пропонують такого рівня складності.

Однак це не означає, що ви застрягли в тому, що виходить з коробки. Подумайте, які сторонні інтеграції пропонує ваше програмне забезпечення SMB. Чи інтегрується він із інструментом управління відносинами з клієнтами (CRM)? Чи витягує дані з програмного забезпечення для електронної комерції? Якщо інструмент бухгалтерського обліку для малого бізнесу може забезпечити вам безліч інтеграцій та доповнень, можливо, вам не доведеться витрачати великі гроші на платформі на рівні підприємства.

"Програмне забезпечення повинно бути досить гнучким, щоб відповідати вашим потребам", - сказав Дейвіссон. "Але це хитра мета. Наше програмне забезпечення не для одного конкретного типу галузей. Нам потрібно мати рішення, яке відповідає вашим потребам, але у нас немає такої нестандартної настроюваності. Ми подібні на зразок швейцарського армійського ножа. Наші додатки надають клієнтам додаткові компоненти, які зафіксують програмне забезпечення, щоб вони надалі відповідали їх потребам ".

Чи захищено ваше програмне забезпечення?

Одним з головних моментів розмежування, який ви знайдете між обліковим програмним забезпеченням корпоративного класу, SMB та freemium, є рівень безпеки, який ваш постачальник має намір забезпечити. Якщо ви не платите ні цента за своє програмне забезпечення, чи реально ви очікуєте безпеки на рівні Fort Knox?

Це одна з причин, згідно з якою Девіссон зазначає, що його клієнти віддають перевагу локальному програмному забезпеченню перед хмарними інструментами. "Дуже багато людей тягнуться до хмари проти своєї волі", - сказав він. "Але вони не довіряють своїм фінансам хмари. Йдеться про безпеку та контроль".

AccountEdge - це настільний інструмент, який можна розширити в хмару за допомогою програми-супутника. Однак Acclivity не пропонує хмарну версію інструменту. "Частина, чому ми спостерігаємо велику активність та інтерес, полягає в тому, що, як тільки ми ліцензуємо програмне забезпечення для настільних ПК, ви можете розмістити його у власній мережі за брандмауером, це ваше", - сказав Девіссон. "З точки зору безпеки, це дає вам максимальний контроль".

Це не означає, що хмарні інструменти за своєю суттю менш безпечні, ніж додатки для настільних ПК. Наприклад, Intuit QuickBooks Online Plus зберігає дані на захищених брандмауером серверах, де дані шифруються. Коли ваші дані залишають веб-браузер, вони передаються за допомогою технології шифрування шару захищених сокетів (SSL). Інтуїт також дозволяє адміністраторам обмежувати доступ до певних типів даних всередині інструменту, якщо вони вирішать зробити певну інформацію доступною лише для працівників виконавчого рівня.

Обслуговування клієнтів

Цей повинен бути безмозговим. Чим конкурентоспроможнішим стає ринок, тим важливішим є обслуговування клієнтів. Чи можете ви звернутися до продавця свого облікового програмного забезпечення, якщо і коли щось не працює належним чином? Чи можете ви дійти до них на обраному вами середовищі або вони змушують вас вибрати конкретну комунікаційну платформу? Чи розмовляють представники служби на вашій мові чи постачальник передав у службу довідкової служби свою службу?

Це неймовірно важливі питання, які ви повинні задати кожному зі своїх потенційних постачальників. З великою ймовірністю, що програмне забезпечення для бухгалтерського обліку на рівні підприємства запропонує цілодобову підтримку, особливо якщо ви готові здійснювати п'ятизначні щорічні платежі або більше. Однак, якщо ви намагаєтесь вибрати серед списку фремієвих та платних інструментів SMB, вам потрібно детально вивчити варіанти обслуговування.