Зміст:
Відео: Adobe Acrobat Document Cloud (Вересень 2024)
Зберігання та доступ до цифрових документів - це те, що ви рідко замислюєтесь, якщо ваша компанія здійснює управління документами належним чином. Такі дії, як створення документів, редагування, обмін та співпраця, можуть бути такими ж простими, як вхід у систему, натискання та початок роботи. Однак надмірно незграбні або жорсткі системи управління документами можуть зробити життя пеклом для людей, які збираються та зберігають файли протягом дня.
, Я порівню дві найпопулярніші системи управління документами: Adobe Document Cloud та Zoho Docs. Хоча обидві системи мають більше подібності, ніж відмінностей, одна переважає іншу у кількох важливих категоріях.
1. Ціноутворення та плани
Ви можете підписатися на Adobe Standard Document Cloud за цілих 12, 99 дол. США на місяць за підписку на рік, або ви можете платити $ 22, 99 на місяць за щомісячний план. Цей план дає можливість створювати PDF-файли та експортувати в Microsoft Word, Microsoft Excel та Microsoft PowerPoint. Ви також можете редагувати текст і зображення у створених вами PDF-файлах, а також можете підписувати форми в цифровому форматі. План Pro коштує 14, 99 доларів на місяць для підписки на рік або 24, 99 доларів на місяць для місячного плану. Це додає можливість вставляти аудіо та відео файли у PDF-файли та редагувати відскановані документи. Ви також можете використовувати цей план, щоб перетворити відскановані паперові документи в редаговані PDF-файли та порівняти дві версії PDF-файлу, щоб розшифрувати відмінності. Ви також зможете редагувати текст і впорядковувати сторінки на iPad, а також зможете переупорядковувати, видаляти чи обертати сторінки на iPhone. Усі підрозділи Adobe надають вам доступ до 20 Гб пам’яті.
Zoho Docs пропонує 15-денну безкоштовну пробну версію плюс безкоштовний план для до 25 користувачів (що включає 5 Гб пам’яті на користувача). Безкоштовний план також включає необмежений обмін файлами та папками, синхронізацію робочого столу, інструменти редагування, управління користувачами та історію версій. Стандартний план коштує 5 доларів на користувача в місяць, до 50 ГБ на користувача. Сюди входять такі функції, як захищені паролем документи та доступ на основі ролей. План Преміум коштує 8 доларів на користувача на місяць до 100 ГБ на користувача. За допомогою цього плану ви зможете надсилати документи електронною поштою безпосередньо до облікового запису Zoho, відновлювати видалені документи та передавати право власності на файл іншому користувачеві.
Обидва типи облікових записів можуть додати 10 ГБ додаткового сховища за 3 долари. Zoho пропонує 20-відсоткову знижку на всі платні плани, якщо ви платите щороку. Завдяки нижчій ціновій точці, безкоштовній пробній версії, безкоштовному плану та чудовій місткості для зберігання, перевага в ціновій категорії переходить до Zoho. Край: Зохо.
2. Створення та редагування документів
Користувачі Zoho Docs можуть створювати та редагувати документи, відстежувати зміни, додавати цифрові підписи та отримувати доступ до ряду сучасних інструментів редагування. Ви також можете призначати завдання та надсилати нагадування членам команди, які мають доступ до файлу. Ви можете створювати макроси, різнокольорові діаграми та зведені таблиці, а також експортувати документи, електронні таблиці та презентації на Диск Google, формат PDF та Windows. Ви також можете редагувати файли в режимі офлайн; зміни будуть синхронізовані, коли ви знову в мережі.
Однією цікавою функцією, якої не вистачає в Adobe, є можливість редагування документа одночасно з колегами. Додаток Zoho Документи дозволяє отримувати доступ, створювати та редагувати файли на ходу. Ви можете переглядати всі ваші папки, сортувати їх за назвою чи датою та шукати файли. Як я вже згадував раніше, оскільки Adobe так сильно покладається на файли PDF, існує обмеження у тому, що ви можете зробити на мобільних операційних системах (ОС); це не так з платформою Zoho.
Adobe набагато краще зберігає та автоматично заповнює інформацію для подальшого використання, ніж Zoho. Наприклад, функція "Заповнити та підписати" Adobe дозволяє зберігати часто використовувані поля, включаючи своє ім’я, адресу, електронну пошту та номер телефону. Це також набагато кращий інструмент щодо підписання та прохання підписів у людей. Юридичні фірми, фінансові установи та люди, які значною мірою покладаються на формат PDF, оцінять, як легко вводити та зберігати інформацію, а також отримувати можливість інших перевіряти та підписувати. Однак створення та редагування документів в Adobe не є нарівні з Zoho. Край: Зохо.
3. Що не вистачає?
Ми б хотіли, щоб Zoho додав підтримку на основі чату в інструменті Документи. Це те, що має Adobe, що робить його надзвичайно простим для проходження вас через деякі складніші елементи процесу створення документа.
Adobe, з іншого боку, не має таких елементів, як групове редагування, спільні папки та можливість редагування в режимі офлайн. Він також вимагає конвертувати збережені файли у формат PDF, що є величезним головним болем для тих, хто потребує перетворення в інші формати (особливо для людей, які використовують формули Microsoft Excel, які не переходять у формат PDF). Край: Зохо.
Суть
Хоча інструмент управління документами Adobe відмінний, особливо для людей, які працюють переважно у форматі PDF, йому не вистачає можливостей для співпраці. Крім того, він не має надійної сумісності файлів, яка вам знадобиться для роботи з людьми поза вашою організацією. І навпаки, Zoho забезпечує багате редагування документів, відмінне поєднання співпраці та обміну файлами, і ви можете виконати роботу на мобільних ОС. Об'єднайте ці функції з меншою ціною та більшою ємністю для зберігання, і ви отримали все кращу систему управління документами. Переможець: Зохо.
