Огляд і оцінка бухгалтерського набору

AccountingSuite є новим для наших щорічних оглядів бухгалтерського обліку малого бізнесу, але він доступний з 2012 року. Потрапляючи десь між програмним забезпеченням бухгалтерського обліку початкового рівня, яке ми зазвичай переглядаємо та середніми програмами, такими як NetSuite та Intaact, AccountingSuite є найбагатшим малим бізнесом веб-сайт бухгалтерського обліку, який ми перевірили. Його інструменти для відстеження запасів є найбільш надійними, що ми бачили в цьому ціновому діапазоні, і послуга є досить компетентною при відстеженні часу та проектів. Однак користувацька робота може використати певну роботу.

Враховуючи все, що він робить, разом із щедрими можливостями підтримки, AccountingSuite - це відмінний вибір для малого бізнесу, якому потрібно вийти за рамки QuickBooks та готових навчитися його налаштовувати та налаштовувати сервіс під індивідуальне використання. Компанія теж може допомогти у цьому.

Плани та ціни

AccountingSuite пропонує чотири рівні обслуговування. Запуск ($ 19 на місяць) включає основні параметри обліку, інструменти відстеження проектів та часу та звіти для одного користувача. Бізнес (25 доларів на місяць) додає продаж, покупки та податок з продажу для двох користувачів. За $ 55 на місяць, професійна версія для п'яти користувачів також включає комплексне управління запасами. План професіонала з електронною комерцією коштує 129 доларів на місяць для 10 користувачів. Усі версії можуть поширюватися на необмежену кількість CPA та місця для бухгалтера.

Для порівняння, QuickBooks Online починає від 20 доларів на місяць для свого простого стартового плану. Наступний рівень - Essentials, який додає можливості виставлення рахунків, багатокористування та відстеження часу за 35 доларів на місяць. План Plus (60 доларів на місяць) пропонує повне відстеження проектів та запасів. Хмарний облік Sage Business починається від 25 доларів на місяць. План для початківців ZipBooks - безкоштовний, пропонує необмежену кількість контактів та виставлення рахунків, один банківський канал та управління доходами та витратами. Wave також безкоштовно користуватися, хоча стягує плату за транзакції.

AccountingSuite не пропонує сотні доповнень, як це роблять Xero та QuickBooks Online; він був розроблений, щоб включати в себе розширені функції, не потребуючи додатків. Однак вона інтегрується з лідерами галузі в таких сферах, як заробітна плата (ADP і SurePayroll), податок з продажу (Avalara), CRM (Zoho) та онлайн-платежі (Stripe і Dwolla).

Серйозні налаштування

Враховуючи його глибину, широту та налаштованість, AccountingSuite - це не той тип сайту, на який ви запускаєтесь та створюєте рахунки за п'ять хвилин (хоча ви могли). Якщо ви хочете найкращого, найбільш індивідуального досвіду, вам дійсно слід відкласти серйозну частину часу, щоб розпочати роботу з сайтом.

Компанія пропонує кілька способів провести вас через процес налаштування. Там є посібник для пошуку, а також Академія AccountingSuite Academy. Ви можете зв’язатися з експертами з підтримки за допомогою чату, електронної пошти та телефону. На домашній сторінці Workflow є посилання на тестову компанію; Ви можете завантажити це і практикувати, використовуючи функції сайту, перш ніж почати вводити власні живі дані.

Існує також розширення для браузера через сервіс WalkMe, який допомагає вам робити як ранні, так і більш вдосконалені кроки; він додає "Покажіть мені, як!" на панелі навігації. Я зазнав змішаних результатів за допомогою цього інструменту; іноді це не завершило конкретний процес. На робочих екранах не існує посилання, що допоможе, і насправді ніяких орієнтованих на контекст керівництва взагалі немає.

Одне з перших місць, яке слід зупинити, - це меню Налаштування (доступне з декількох сторінок на всьому сайті). Тут ви можете вказати налаштування для десятків варіантів на всьому сайті, наприклад валюта, податок з продажу, рахунки за замовчуванням, одиниці виміру, місця розташування та складання товарних запасів. Деякі функції вимикаються під час першого використання AccountingSuite, тому дуже важливо відвідувати кожен розділ Налаштування. Сервіс також пропонує спеціалізовані вказівки, якщо ви оновлюєтесь із QuickBooks.

Спрощення складності

AccountingSuite має запакувати багато контенту на свої екрани, і це робиться успішно. Тим не менш, це може бути дуже переповнений користувальницький інтерфейс. Один варіант домашньої сторінки нагадує домашні сторінки багатьох застосунків для обліку малого бізнесу протягом багатьох років. Цей вид робочого процесу розділений на шість розділів: Продажі, Бухгалтерський облік / Банківська справа, Покупки, Інвентар, Відстеження проекту / часу та Підтримка. У кожній області відображаються барвисті кнопки, які представляють конкретні завдання чи інструменти, що містяться там. Наприклад, у продажу є чотири: котирування продажів, замовлення на продаж, рахунки-фактури та поставки. Клацніть по одному, щоб перейти на ці робочі екрани.

Прямо зліва від цього розташована вертикальна панель навігації, яка залишається в полі зору, незалежно від того, куди ви переходите на сайт, і є основним посібником для подорожі. Він розділений на "Швидке меню", "Продажі", "Покупки", "Інвентар", "Банк", "Бухгалтерський облік", "Проекти / Час", "Звіти" та "Списки". Скажімо, ви вибрали Збут. З'являються три списки текстових посилань. Один містить посилання на списки пов'язаних форм та інші інструменти (рахунки-фактури з продажу, квитанції про готівку, виписки, прайси). Друга перенесе вас на фактичні екрани для створення форм. І третє відображає список звітів для цього розділу.

Під час продовження роботи на різних екранах горизонтальна панель інструментів у верхній частині екрана відображає кнопку для кожної сторінки, яку ви відвідали, щоб ви могли легко повернутися. Клацання x праворуч від кожної мітки закриває її, або ви можете закрити їх відразу. Доступ до стандартного меню Windows з’являється у верхньому лівому куті, але ви повинні знати, що його там можна знайти, оскільки це зовсім не очевидно. Невелика жовта стрілка вниз відкриває меню розсувів для операцій, які зазвичай знаходяться у розділі «Файл», «Редагувати» та «Перегляд». Список містить дуже важливий запис: "Налаштування домашньої сторінки", де ви вкажете налаштування для відображення домашньої сторінки; є чотири поза згаданого раніше подання Workflow.

Заповнення заготовок

Багато шаблонів записів та форм транзакцій AccountingSuite містять поля, які зазвичай використовуються малим бізнесом. Наприклад, записи клієнтів і постачальників містять поля для контактної інформації та не багато іншого. Вони не такі ретельні, як, скажімо, книги у книгах Zoho. Такі форми, як накладні, набагато вичерпніші. Окрім стандартних полів, які пропонують веб-сайти, такі як Xero та Sage (клієнт, дата, умови, номер рахунку-фактури), існують поля для таких варіантів, як походження доставки, спосіб доставки, номер відстеження, одиниця виміру та відповідний номер замовлення на продаж. На екрані рахунків-фактур можна переглянути історію кожної транзакції та генерувати кредитні нагадування, етикетки доставки та списки упаковки.

Але це лише конфігурації за замовчуванням. AccountingSuite неймовірно настроюється, тим більше, ніж будь-який конкурент на веб-сайтах бухгалтерського обліку, які ми розглянули. Клацніть «Змінити форму», і відкриється вікно, яке містить десятки параметрів для поточної форми або запису. Ви можете натиснути перед будь-яким, що встановлено прапорець, щоб видалити їх, і натиснути, щоб додати будь-які, яких ще немає.

Коли ви перебуваєте на робочому екрані, у верхній частині сторінки з’явиться принаймні один ряд невеликих кнопок, які ви натискаєте, щоб отримати доступ до пов’язаних функцій. Наприклад, на сторінці "Відстеження часу" ви можете робити такі речі, як створити новий запис часу, приєднати файли, створити рахунок-фактуру для часового блоку, який можна оплатити, або переглянути свої параметри налаштування форми. Самі форми, як рахунки-фактури та замовлення на купівлю, використовують дещо інший підхід до випадаючих списків, якими ви користуєтесь для вибору таких речей, як клієнти та предмети. Натискаючи стрілку вниз, щоб відкрити список, ви отримуєте три варіанти. Ви можете ввести рядок пошуку, щоб знайти потрібний запис, відобразити список усіх доступних або створити новий під час руху.

Ви завжди можете додавати до списку параметрів для кожного поля під час подальшої роботи. Але частина вашої роботи з налаштування повинна включати складання цих списків завчасно, наскільки це можливо. Коли ви натискаєте Списки на лівій вертикальній панелі інструментів, ви бачите всі типи даних, доступні на сайті, як-от Проект / Робота, Спосіб оплати, Клас та Ціни. Звідси ви можете створити скільки завгодно кожного. Наприклад, натисніть «Перевізник доставки» під заголовком «Створити», і ви побачите таблицю з переліком усіх, які ви вже визначили (наприклад, DHL, FedEx або UPS). Відкриється невелике вікно, що містить поля заповнення порожніх для додавання додаткових.

Дві записи у цьому списку заслуговують на особливу увагу (вони також з’являються при натисканні вкладки Швидке меню на лівій вертикальній панелі інструментів). Центр клієнтів / постачальників дозволяє отримувати доступ до вичерпних списків клієнтів і постачальників вашої компанії. Виділіть його, натиснувши на нього, і в правій області екрана відображаються відповідні транзакції. Ви можете переглянути їх, щоб відкрити основні транзакції.

Якщо у вас є кілька співробітників, які використовують AccountingSuite, вам потрібно їх налаштувати, перш ніж вони почнуть працювати. Клацніть Список користувачів, щоб відкрити цей екран, і ви побачите запис для себе. Натисніть + Додати на панелі інструментів, щоб додати користувача. Ви побачите поля для інформації, включаючи ім’я, електронну пошту та назву. Нижче ви вказуєте, який доступ має кожен користувач у кожній основній області сайту: Повний доступ, Лише перегляд чи Без прав (ви також можете встановити прапорець із позначкою "Лише звіти", який відображає все інше). Це можна порівняти з тими, які пропонують сайти на зразок Xero, але я очікував більше від такого передового сайту; наприклад, дозволи, які опускаються до рівня екрана.

Звіти та мобільний

Такий надійний веб-сайт бухгалтерського обліку потребує стабільної звітності, яка відповідає його потужності. AccountingSuite має це, хоча його звіти не такі налаштовані, як QuickBooks Online, а також їх не так багато. Ви можете створити стандартні звіти, що очікуються для кожного розділу сайту (Покупки, Інвентар та ін.), Та більш складні фінансові звіти, які бухгалтери зазвичай створюють та аналізують (наприклад, баланс та звіт про прибутки).

Наразі AccountingSuite працює над програмою Android для сервісу, і компанія каже, що сторінки оптимізовані для мобільних пристроїв. Мені вдалося отримати доступ до нього на iPad за допомогою Chrome (Safari не підтримується), і хоча він відкрився на Samsung Galaxy S8, вміст був занадто малим, щоб його побачити.

Глибокі інструменти, слабка допомога та інтерфейс користувача

AccountingSuite має вражаючу цінність: Ви отримуєте багато функціональності та настроюваності свого долара. Компанія дуже відкрита до тісної співпраці з користувачами для створення індивідуального облікового середовища, хоча AccountingSuite, безумовно, може бути використана як є. Однак я хотів би побачити більше контекстно-довідкової допомоги та більш сучасний досвід роботи з усіма інструментами бухгалтерського обліку.

Загалом, AccountingSuite - це рекомендована послуга для малого бізнесу, якій потрібно більше, ніж пропонується компанією Xero, особливо у сфері відстеження запасів. Але для більшості потреб в обліку малого бізнесу QuickBooks Online залишається нашим вибором редакторів.