7 способів зробити оновлення телекомунікацій без збоїв

Незалежно від того, ви переходите зі старої простої телефонної системи (POTS) або просто переносите існуючу послугу Voice over IP (VoIP) до іншого постачальника, перемикання голосових послуг є важким і потенційно небезпечним для продуктивності ваших співробітників. Важливо, що ви підготуєтеся. Для активації безперебійної роботи необхідно виконати кілька важливих кроків до активізації послуги. Пропускна здатність, навантаження на виклики та надзвичайні ситуації є одними з важливих факторів, які слід враховувати в процесі підготовки.

Ми поговорили з Джеффом Валентином, головним маркетинговим директором NetFortris Fonality, однієї з наших служб вибору редакторів для бізнес-VoIP, щоб обговорити кроки, які повинен здійснити ваш бізнес до оновлення VoIP, щоб гарантувати, що це без збоїв. Здебільшого процес налаштування VoIP - це більше наука, ніж мистецтво. Це хороша новина для вас, адже це означає, що якщо ви будете дотримуватися порад Валентина та вашого обраного постачальника послуг VoIP та Інтернету (ISP), вам слід легко здійснити.

1. Переконайтеся, що ваше інтернет-з'єднання готове до VoIP

Якщо у вас є пристойна швидкість Інтернету для офісу без налаштування VoIP, вам слід звернутися до свого провайдера і свого постачальника VoIP, щоб визначити, чи може він обробляти додані навантаження VoIP-дзвінки.

"Причина номер один - це погані інтернет-зв'язки", - сказала Валентина. Він рекомендує перевірити ваше з'єднання на швидкість і якість, і якщо ви визначите, що він не зможе впоратися з напругою даних VoIP, ви можете зробити дві речі, щоб покращити якість дзвінків без зміни послуг. По-перше, щоб дізнатись, чи може ваше з'єднання обробляти VoIP, він радить запустити пробну версію з вашим постачальником послуг.

"Якщо це звучить добре, ви, швидше за все, матимете гарний зв'язок", - сказав він. Якщо ви виявите, що ваше з'єднання спричиняє перебої, він пропонує приватну лінію між вашим бізнесом та вашим VoIP-провайдером створити приватне пропускне з'єднання, яке не буде порушене іншими офісними процесами.

По-друге, Валентин радить своїм клієнтам із поганим підключенням встановити гібридну VoIP / аналогову систему, щоб мінімізувати навантаження до абсолютного мінімуму. Загальне правило встановлення системи VoIP полягає в тому, що вам слід збільшити пропускну здатність на 100 Кбіт / с. Отже, на кожні 10 користувачів у вашій мережі має бути доступно 1 Мбіт / с передачі пропускної здатності.

2. Купіть маршрутизатор з особливостями якості обслуговування

Деякі маршрутизатори можуть розповсюджувати трафік якості обслуговування (QoS). Ця функція призначена для сегментації смуги пропускання VoIP від ​​усієї іншої пропускної здатності мережі. В основному це дозволить вам вибирати конкретні програми, які працюють у вашій мережі, виходячи з їх підпису на трафіку, а потім дозволяти вашому ІТ-адміністратору призначити пріоритети або гарантований відсоток від вашої загальної ємності для цих додатків, виходячи з того, наскільки вони важливі для вашого бізнесу. Це означає, що ваш трафік через VoIP завжди проходить, тому ви не перебиваєтесь на дзвінки, якщо хтось вирішить передавати Netflix під час обіду. Сьогодні дуже мало маршрутизаторів, які не здатні QoS в якійсь формі, але вам слід поговорити зі своїм провайдером, щоб дізнатися, чи є у них кращий партнер.

Варто пам’ятати, що маршрутизатори не зможуть вам допомогти, якщо мережа вашого провайдера VoIP перевантажена. Вони допоможуть лише у тому випадку, якщо проблема стосується вашої внутрішньої мережі, яка призведе нас до наступного важливого моменту.

3. Перевірте надійність вашого постачальника

Цей не є головним, тому що, якщо ваша служба VoIP відключена, це не має значення, наскільки це дешево і наскільки чіткі ваші дзвінки. Більшість хмарних VoIP-сервісів дозволяють вам бачити, який середній час їх роботи, щоб визначити, наскільки часто вся їх система виходить з ладу. Якщо вони не публікують цю інформацію на своєму веб-сайті, вам слід запитати їх безпосередньо.

Якщо у вашого бажаного постачальника є плямисті записи щодо керування безперервним робочим часом, ви можете втратити послугу телефону в найважливіший час доби чи року. Перерва в обслуговуванні, як це, може бути калікою для телефонних підприємств.

4. Окремий VoIP-трафік через VLAN

Окрім маршрутизаторів QoS, для сегментації голосового трафіку можна використовувати Віртуальну локальну мережу (VLAN). Ви можете думати про VLAN як про мережу в межах мережі. VLAN можуть базуватися на кількох характеристиках, включаючи місцезнаходження, пристрої, групи користувачів та, так, тип трафіку. У випадку VoIP, VLAN просто сегментує цей трафік у межах вашої загальної ємності мережі, щоб забезпечити більш негайну реакцію. Це особливо корисно для компаній, у яких понад 50 співробітників використовують послугу VoIP.

Ви також можете спробувати широкомасштабну широкосмугову мережу (SD-WAN), яка забезпечує підключення до Інтернету, що знаходиться на вершині існуючого підключення до Інтернету. Наприклад, якщо у вас є Інтернет Time Warner, маршрутизатор SD-WAN буде спрямовувати трафік через Віртуальну приватну мережу (VPN) на ваш трафік Time Warner, щоб переконатися, що трафік потрапить до місця, де це найбільше потрібно. Або це дозволить вам підключити другу службу провайдера до своєї VPN, щоб визначити, яка служба найкраще функціонує на даний момент, щоб направити трафік у цю мережу.

5. Визначте правильну завантаження виклику

Валентина рекомендує співвідношення 1 до 1 між кількістю працівників, які використовують VoIP, та загальним завантаженням дзвінків у вашій системі. Це означає, що ваша послуга VoIP повинна мати можливість обробляти кожного співробітника, який здійснює дзвінок через VoIP, точно в той самий час.

Це вимагатиме трохи передбачення з вашого боку, оскільки вам може знадобитися розширити чи відняти кількість працівників вашої компанії. Отже, якщо ви плануєте велику роботу з найму або якщо ви плануєте звільнення, враховуйте, якою має бути максимальна навантаження на виклики.

6. Оцініть більше одного SIP-телефону

Основний протокол, який зв'язує дзвінки VoIP та периферійні пристрої разом - протокол, ініційований сеансом (SIP). Практично кожен VoIP-пристрій, включаючи маршрутизатори, комутатори та портативні пристрої, підтримуватиме SIP, якщо вони не є частиною фірмового рішення, що використовує власний протокол. Коли ви шукаєте телефони з підтримкою VoIP, SIP буде протоколом, який ви майже завжди бачите в списку як "підтримуваний". Але це ще не все, що є у телефоні VoIP.

Ви обов'язково повинні протестувати кілька різних різновидів SIP-телефону, щоб побачити, як вони працюють з обраним вами постачальником VoIP. Зазвичай ваш постачальник надає перевагу апаратним партнерам і навіть може мати послугу, яка попередньо налаштує ці телефони для вашого перед відправленням, щоб ви могли просто підключити та грати, як тільки вони прибудуть. Однак не дозволяйте, щоб ця зручність коливала вас без потреби, оскільки є й інші міркування.

Для одного слід перевірити свої телефони, щоб побачити, як вони працюють з обраною вами платформою маршрутизації, а також будь-якими програмами, у яких ви будете працювати, що сидять на вершині вашої VoIP-мережі або підключитесь до неї - такі речі, як ваша платформа служби підтримки, ваш клієнт додаток управління відносинами (CRM), і, звичайно, ваші інструменти управління ІТ. Нарешті, якщо ви надаєте бездротовий дзвінок через VoIP на мобільні пристрої, і будь-який із них надходить від вашого постачальника мобільних телефонів, тоді вам слід також ретельно перевірити їх. Голос - це критична комунікаційна платформа і, безумовно, зріла технологія, але VoIP все ще має безліч підводних каменів для неперевірених або необережних; переконайтеся, що ви не серед них.

7. Створіть телефонний план екстреної допомоги

Якщо ви будете слідувати крокам, викладеним вище, то, ймовірно, вам доведеться легко перейти. Однак вам слід бути готовим до сценаріїв катастроф. Одним із способів гарантувати, що ви матимете час роботи, - це створити гібридну локальну / хмарну систему VoIP. Таким чином, якщо хмара вашого провайдера знизиться, ви можете використовувати свої внутрішні ресурси для передачі дзвінків. Або якщо у вашому районі потоп, тоді ви можете перенести всю свою навантаження на хмару вашого постачальника.

"Це відбувається із збільшенням частоти", - сказала Валентина. "Якщо будівля втрачає потужність, бізнес, який покладається на телефони, не працює. Якщо ви перейдете до хмари, ви можете уникнути проблеми локальних відключень. Але, якщо в хмарі вийшов з ладу, ваш постачальник може мати можливість відправити дзвінки по телефонних лініях, а не через Інтернет ".

Якщо телефонна система працює як на хмарному, так і на локальному рівні, важливо, щоб ви перенаправляли телефонний трафік на інші способи спілкування, такі як чат та електронна пошта. Ваші клієнти все ще будуть гніватися, але вони, ймовірно, вирішать висловити своє незадоволення вашим агентам чату, а не випускати в соціальних мережах.