7 порад щодо вибору службової послуги VoIP для вашого smb

Звичайно, провайдери передачі голосу за IP-версією бізнес-класу - це найпопулярніший вибір серед малих підприємств та стартапів в наші дні. Зрештою, ви отримуєте всю функціональність великої бізнес-АТС за частину грошей, що виставляється щомісяця та на кожного користувача у більшості випадків. Крім того, ви отримуєте абсолютно новий пейзаж гнучкості, оскільки ваші телефонні дзвінки тепер є даними.

Це означає, що вони можуть бути інтегровані з іншими системами, такими як управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) або системами довідкової служби, а також їх можна отримати для нового розуміння того, як почуваються ваші клієнти щодо вашого бізнесу та які демографічні показники складають вашу основну аудиторію.

Якщо ви вирішили перейти на сервіс VoIP, але вам цікаво, з чого почати, коротка відповідь: рухайтеся повільно, виконайте домашнє завдання і не витрачайте на себе головну увагу. Існує купа дивовижних ділових VoIP-систем, але кожна має різний набір функцій та іншу структуру ціноутворення, тому вибір може бути складним. Офіс RingCentral є одним із наших виборів редакторів, але це не означає, що вам потрібно автоматично запускати його веб-сайт, щоб придбати його. Насправді, інші системи можуть зосередитись на різних можливостях, як Freshcaller зі спеціалізацією в функціях call-центру.

Тож вам доведеться виконати домашнє завдання, щоб переконатися, що послуга VoIP, яку ви обрали, є правильною для вашого бізнесу. Зважаючи на це, ми склали цей перелік важливих критеріїв, які потрібно враховувати, перш ніж вибирати ділову систему VoIP.

1. Плани та ціноутворення

Ми також можемо почати з найважливішої характеристики: вартості. Що корисного у виборі службового VoIP-сервісу з усіма дзвіночками, якщо ви не можете собі цього дозволити? Компанія AT&T Collaborate, інший наш переможець вибору редакторів, має фантастичний вибір функцій, але вона починається від $ 34, 95 на місяць для свого основного пакету голосового рішення, хоча це зменшується до $ 17, 48 на користувача на місяць, якщо їх купують в Інтернеті. RingCentral пропонує аналогічні базові та проміжні ціни, починаючи з $ 19, 99. Якщо ви перейдете на преміум-рівень, ви будете починати від $ 44, 99 на кожного користувача на місяць, але цей рівень приносить нові можливості, включаючи багаторівневу автоматичну службу, ім'я вхідного ідентифікатора абонента, запис дзвінків та деякі можливості управління ідентифікацією .

Є більш дешеві рішення, ніж наш Редакторський вибір, однак, наприклад, Grasshopper, який починається від 26 доларів на місяць (не за аспектом користувача), але ви торгуватимете тут функціями. Наприклад, за допомогою Grasshopper ви не зможете переписати повідомлення голосової пошти, і ваша система не записуватиме автоматично кожен виклик для нащадків. Це чудові послуги для компаній, які роблять все зі своїх ноутбуків чи планшетів, але вони не такі хороші, як RingCentral або AT&T Collaborate для компаній, які працюють із великим обсягом вхідних та вихідних дзвінків.

Звідки ти знаєш, що тобі підходить? Перестаньте орієнтуватися на ціну і думайте лише про необхідні функції. Після того, як ви будете відображати функції бізнес-процесів, які потребують голосу, ви дізнаєтесь, яку потребує підтримка вашої мінімальної голосової платформи. Звідти це просто порівняння покупок.

2. Спеціальні мобільні програми

Ваші співробітники, напевно, хоч якийсь час знаходяться в дорозі, тому ви хочете отримати послугу VoIP, яка може подорожувати з ними. На жаль, не всі провайдери VoIP пропонують мобільні додатки, які надають ту саму цінність та послуги, що й настільні програми. Більшість систем, які ми розглядали, пропонують як мобільні програми Apple iOS, так і Android для Android, але якість змінюється, а також функція встановлюється між тим, що пропонується на повноцінному програмному забезпеченні настільного ПК, і тим, що ви знайдете в мобільному клієнті. Іноді, наприклад, мобільний додаток не зможе створити журнал для цих дзвінків, а також створити стенограми голосової пошти, якщо на виклик не буде відповідено.

3. Управління дзвінками

По мірі дозрівання VoIP-платформ набори функцій підходять під конкретні аудиторії. Це означає, що ви не обов’язково знайдете однакові можливості навіть у продуктах, що конкурують безпосередньо між собою. Для організацій, які інвестують в VoIP через його програмне забезпечення «мізки», це означає, що вам потрібно бути дуже обережними, щоб переконатися, що розумні потреби вашого бізнесу є насправді в продукті. Управління дзвінками є хорошим прикладом, оскільки це термін парасольки для майже всього, що система може робити за допомогою типового телефонного дзвінка.

Наприклад, якщо у вас є велика кількість дзвінків, які надходять у певний набір телефонних номерів (наприклад, сервісний стіл) або потрапляють у систему в певний час року (вихідні дзвінки), вам може знадобитися черга дзвінків, де VoIP система може інтелектуально розподіляти дзвінки між різними розширеннями на основі доступності, географії чи інших критеріїв. Іншим прикладом може бути управління розширеннями, коли система не тільки призначає розширення окремим користувачам, але також може керувати каталогом імен, який інтегрується з мережевим каталогом вашого відділу ІТ.

4. Стороння інтеграція

Це один розіграш ключів VoIP. Оскільки це програмне забезпечення, ці системи часто мають перелік заздалегідь вбудованих інтеграцій із будь-якими програмами, якими вважає постачальник. Наприклад, RingCentral пропонує здорову дозу розширень, включаючи Desk.com, Dropbox та Google Drive.

Використовуючи ці розширення, клієнти можуть створювати спеціальні робочі процеси, щоб допомогти їм працювати ефективніше. Наприклад, вхідний телефонний дзвінок клієнта через RingCentral може призвести до запуску програмного забезпечення RingCentral у додатку довідкової служби Desk.com. Службовий представник може прийняти дзвінок і, відповідно до стандартної процедури, заповнити проблемний квиток, який зберігається на Dropbox як файл документа, який також пов'язаний з номером квитка в базі даних Desk.com. Але в рамках інтеграції ви також можете зберігати автоматичний запис дзвінка як .wav-файл, який пов’язаний як з текстовим файлом квитка, так і з номером квитка Desk.com, тому кожен раз, коли закликає цей запис квитка, обидва ці файли з'являються як допоміжна документація.

Якщо ви хочете розробити власну інтеграційну інтеграцію, шукайте постачальників, які підтримують API інтеграції, або як додаткові варіанти витрат, або вільно доступні для завантаження клієнтам. Зазвичай вони відповідатимуть стандарту REST, який став дуже поширеним способом інтеграції різних хмарних сервісів.

5. Підтримка

Як і будь-який продукт, рівень сервісу, який ви отримаєте, має вирішальне значення для того, наскільки ваші сервісні функції будуть. RingCentral пропонує цілодобову підтримку телефонів для клієнтів із планами для двох або більше користувачів. Якщо ви один користувач, ви зможете завести когось на ріг протягом 13-годинних блоків з понеділка по п’ятницю. RingCentral також пропонує підтримку чату в режимі 24/7. Якщо ви керуєте глобальним бізнесом з цілодобовою потребою, вам захочеться знайти постачальника послуг, який може гарантувати відповіді на ваші запити негайно (або принаймні своєчасно). Якщо вони не можуть цього запропонувати, можливо, ви захочете шукати в іншому місці, особливо якщо ваша телефонна система є основним методом спілкування з клієнтами.

Будьте уважні, додаючи можливості до телефонної системи, однак, особливо у випадку згаданих вище спеціальних інтеграцій. Тільки тому, що RingCentral пропонує хорошу політику підтримки клієнтів, це не означає постачальника того, що ви інтегруєте з RingCentral. І навіть якщо вони зроблять це, навряд чи вони підтримуватимуть механізм інтеграції, який був розроблений власними силами. Перегляньте кожен компонент вашої загальної системи голосового зв’язку та переконайтеся, що ви знаєте, кому дзвонити, коли телефонувати та чому. Крім того, якщо ви збираєтеся розробляти власні інтеграції, це дуже гарна ідея, щоб розглянути варіанти преміум-підтримки. Так, це додаткові гроші, але наявність експертів, які є доступними як для розробки, так і для повсякденної експлуатації, може виплатити величезні дивіденди в майбутньому.

6. Безпека

Безпека є необхідною для кожної хмарної служби, яка підключається до вашого бізнесу, а вектори атак розвиваються щодня. Для Інтернет-додатків, таких як VoIP, який служить центром ділових комунікацій, заходи безпеки всередину є ще більш важливими. Проведіть належну ретельність щодо постачальників, щоб дізнатися, де відповідальність лежить за даними, що зберігаються в хмарній службі, і, якщо можливо, домовтеся про умови безпеки у своєму контракті. Шукайте сервіси, які пропонують цілісне шифрування, шифрування даних у спокої (якщо такі є), і не тільки базову автентифікацію, але й розширені варіанти, особливо багатофакторну автентифікацію та біометрику.

За своїм брандмауером поговоріть зі своїм ІТ-персоналом і переконайтеся, що безпека там також вища. Переконайтеся, що ваше локальне мережеве обладнання відповідає VoIP та має доступні функції безпеки бізнесу … тоді переконайтеся, що вони включені там, де вони повинні бути. Наприклад, віртуальні локальні мережі (VLAN) часто використовуються для розмежування голосового трафіку з міркувань якості дзвінків, оскільки цільова мережа для цього трафіку означає, що дані інших мережевих додатків не можуть перешкоджати та спричиняти звукові артефакти під час виклику або навіть відхилених дзвінків. Але VLAN також чудово підходять для забезпечення VoIP-розмов, якщо ІТ налаштовує їх на це. Для отримання додаткової інформації ознайомтеся з цим списком справ і справ, коли мова йде про безпеку ваших VoIP-комунікацій.

7. Єдиний зв'язок

Ваш постачальник послуг VoIP також може бути єдиним центром для всіх ваших потреб в комунікаціях, і більшість реалізували цю можливість під назвою об'єднаних комунікацій як послугу (UCaaS). Це означає інтегрувати функцію чату, конференц-дзвінки, електронні листи, телефонні дзвінки, відеодзвінки та голосову пошту в одному додатку. Усі переглянуті нами сервіси пропонують певну форму подібного роду послуг, але не кожен постачальник VoIP обробляє її однаково.

Наприклад, платформи на зразок наших переможців вибору редакторів, AT&T та RingCentral, мають дуже багаті можливості уніфікованої комунікації, які охоплюють усі згадані вище канали, а також розумні місця для зустрічей та подібні функції співпраці. Більше програмно-орієнтованих постачальників, як-от Dialpad, пропонують дуже вдосконалені та високоуніфіковані софтфони, але вони не зможуть настільки легко включати апаратні телефони. Нарешті, дуже недорогі постачальники, як-от Grasshopper, можуть не запропонувати уніфікованого зв'язку або лише один чи два додаткові канали, такі як факс та текст.

Визначення, які канали використовує ваш бізнес щодня для роботи, є ключем до ефективної реалізації уніфікованих комунікацій. Якщо все, що ви використовуєте, - це голос, то вам не потрібно про це турбуватися, але в цей день і вік це практично єдиноріг. Кожен бізнес спілкується, використовуючи більше каналів, які просто озвучують, а наявність єдиної системи означає можливість більш ефективно використовувати ці канали. Без програми UCaaS ви будете мати різні системи в SMB, не відстежуючи, хто отримав повідомлення, на якому пристрої та на якому носії.