Будьте організовані: 7 простих порад, щоб нарешті вийти без паперу

Скільки аркушів паперу є на вашому кухонному прилавку, столовій їдальні чи якомусь іншому місці, де вони не належать? Ви повісите на квитанції, якщо вони вам знову знадобляться? Чи є стос паперів у ветеринара, який ви тримаєте на випадок, якщо вам потрібно запам’ятати, які саме ліки брав ваш вихованець три роки тому? Весь цей папір сидить там і чекає часу, коли ви зможете з ним впоратися, що б це не означало. (Це означає переглядати кожну сторінку, а потім засунути їх у відро для сміття.) Пора позбутися паперу та всієї провини, що накопичується разом із ним. Настав час вийти без паперу.

Я майже без десятиліття без паперу. Я не маю на увазі, що в моєму житті є нульові шматки паперу. Звичайно, мені ще потрібен паперовий свідоцтво про народження, і я використовую невеликий паперовий зошит для мовного класу, який я беру. Однак здебільшого я не вішаю на папір. Натомість я сканую важливі документи на службу зберігання і зберігаю цифрові нотатки у додатку для запису приміток. Я також записую свій телефонний список і список покупок на своєму телефоні, і я прив'язую рекомендації ресторанів до онлайн-карти. Існує маса простих способів видалити папір зі свого життя.

Перейти цифровим дуже просто. Важкою частиною є не давати паперу почати повзати. Якщо ви готові позбутися більшості паперів у своєму житті, ось що потрібно знати, щоб розпочати роботу та продовжувати її працювати.

1) Забудьте про відставання

Це може здатися протиінтуїтивним, але перший крок у безготівковому документі - це забути про те, що ви вже накопичили забіг паперу, а замість цього зосередитись на нових звичках, які вам потрібно прийняти, щоб почати без паперів. Не дивіться назад: Прийміть підхід вперед.

Колись ви дістанетесь до своїх наявних стосів паперу - чи ні. Поки що не дозволяйте цим паперам стримувати вас. Доводиться стикатися з відставанням, можна відчути непосильну силу, і коли люди відчувають переповненість, вони зволікають. Тож забудьте про це наразі. Натомість докладіть зусиль, щоб переконатися, що відставання не збільшиться.

2) Отримайте ці п’ять додатків

Існує п’ять додатків чи служб, які вам потрібні без паперу. Вони є:

• додаток зі списку справ,
• додаток для сканування,
• послуга онлайн-сховища, куди ви розмістите свої цифрові файли (детальніше про це за мить),
• засоби електронного підпису (Adobe Acrobat - хороший приклад) для підпису цифрових документів без їх друку та
• служба доставки документів для відправлення офіційних документів без їх друку.

Дивіться мої рекомендації щодо кожного типу додатків тут.

3) Виберіть службу зберігання

Давайте розкопаємо трохи більше на третьому додатку, сервісі зберігання, оскільки це складніше, ніж інші. У службі зберігання зберігаються цифрові версії паперових документів.

В ідеалі ви хочете послугу зберігання даних, яка робить ваші файли доступними незалежно від того, де ви знаходитесь, і створює резервні копії. Один із варіантів - використовувати сервіс онлайн-зберігання та обміну файлами, наприклад Dropbox або Microsoft OneDrive.

Іншим варіантом є використання сервісу, розробленого спеціально для людей, які хочуть без паперів. Охайний і файл. Це два приклади. У них є спеціальні інструменти для людей, які йдуть без паперу, такі як можливість автоматичного маркування та позначення типів документів, які він розпізнає, таких як податки. FileThis також має службу "отримання", яка автоматично копіює важливі документи, які вони знаходять у вашому обліковому записі електронної пошти.

Незалежно від того, яку послугу ви обрали, виберіть її та дотримуйтесь її, щоб ви могли розмістити всі свої цифрові документи в одному місці.

4) Підпишіться на виписки електронної пошти та цифрові платежі

Якщо ви все ще отримуєте паперові купюри та виписки, підпишіться, щоб отримувати їх електронною поштою, а не де можна. Якщо ви все ще регулярно надсилаєте чеки, перевірте, чи можете ви перейти на здійснення платежів онлайн.

Хоча комунальні компанії та банки роками вшановують цифрові платежі, останніми власниками, які не завжди їх приймають, є орендодавці та керуючі компанії. Якщо ви застрягли в цьому складному становищі, спробуйте пояснити, що вони отримають гроші швидше і надійніше, коли приймуть цифрові платежі. Навіть найменший бізнес може приймати прямі банківські перекази з невеликою або відсутніми комісійними платежами. Коли ви можете оплачувати всі рахунки в цифровому вигляді, а не чеками та конвертами, ви на крок наближаєтесь до безпаперового.

5) Сканування та подрібнення

Тепер саме час почати розвивати нові звички. Сканування та подрібнення або переробка - це, мабуть, найбільше. Я набагато віддаю перевагу скануванню за допомогою мобільного додатка, але ви також можете скористатися настільним сканером або функцією сканування на багатофункціональному принтері.

Складіть для себе правило, яке йде приблизно так: Коли я дістаю новий аркуш паперу, який мені потрібно оцифровувати, я використаю свій телефон, щоб сканувати його відразу, а потім поміщую папір у купу для переробки або подрібнення. А ще краще, утилізуйте його безпосередньо в подрібнювачі. Навіщо чекати?

Змусити себе дотримуватися цієї звички може бути важким. "У мене немає часу сканувати це зараз", ви можете сказати. Попрактикуйте свою нову звичку, відсканувавши документ або два з вашого відсталого, просто щоб спробувати його. Скільки часу це займає? Яким додатком ви користувалися? Можливо, ви також виявите, що сканування документів на природному освітленні проходить більш плавно, ніж це робиться при освітленні в приміщенні. Як тільки ви зрозумієте, як це зробити і скільки часу це займе, вам може бути легше провести час.

6) Розробка інших робочих процесів

Сканування та подрібнення - це один робочий процес. Коли ви будете комфортно вести свій безпаперовий спосіб життя, ви побачите, що вам потрібно більше робочих процесів для інших ситуацій.

Ось приклад: Купуючи новий товар, ви можете сфотографувати керівництво користувача, квитанцію, гарантію та серійний номер або будь-яку іншу відповідну інформацію. Завантажте ці фотографії у службу зберігання, а потім позбудьтесь сторонніх паперів.

Ще один робочий процес, який ви можете створити, - це зберегти купу паперів, які, на вашу думку, слід подрібнити, але не впевнені зараз, а потім переглядати їх у визначений день. Виберіть час та дату, будь-яку суботу чи першу неділю місяця, і використовуйте цей час, щоб очистити свій стек.

Іноді ви можете сканувати папери, зберігаючи також оригінали, якщо це стосується страхових сертифікатів, документів власника будинку тощо. Оцифровуючи їх, ви створюєте резервну копію та забезпечуєте доступ до інформації, яку вони містять, навіть якщо ви не можете отримати свої оригінали.

7) Не передумуйте це

Є деякі документи, які ви будете сумніватися, зберігати оригінали чи оцифровувати та подрібнювати їх. Коли ви стикаєтеся з жорстким дзвінком, не передумуйте його. Будучи без паперу, це повинно зробити ваше життя простішим і легшим - не більш напруженим. Зберігайте оригінал у папці, палітурці акордеона чи шафі для подачі. Ніхто не збирається приїжджати та забрати вашу картку без паперу, якщо ви повісите на кілька паперів.

Медичні записи складні, оскільки ви повинні оцифрувати та зберігати їх лише в електронному вигляді, якщо у вас є система, сумісна з HIPAA. Ви можете вирішити просто засунути їх у папку або в'язку на гармошці та просіяти її один раз на рік для всього, що готовий підкинути.

З цього приводу не торкайтеся та не займайтесь оцифровуванням паперів, які не мають жодної мети. Якщо ви такий тип людини, який старанно висить на папері, вірячи, що ви робите відповідальну справу, вам може бути страшно що- небудь подрібнювати і переробляти. Але чи вам коли-небудь знадобиться квитанція про бутерброд чи пояснення декларацій про пільги, які були зроблені два роки тому? Подрібніть їх і відпустіть.