Відео: Барбоскины - Выпуск 7 (новые серии) (Вересень 2024)
Що стосується інструментів робочого процесу та підвищення продуктивності, Asana видуває з води інші платформи співпраці. Робочі процеси - це те, для чого була створена Асана, і її засвоєння ними дало йому вибір вибору редакторів разом із отриманням PCMag використовувати її внутрішньо як наш інструмент робочого процесу на вибір. Кожен елемент функції та дизайну втілює кінцеву мету - інтегрувати та організовувати всі аспекти проекту чи кожного завдання на планшеті користувача у цілком прозорий досвід.
Я сів з нашим власним майстром Асани, який під опікою розкрив приховані хитрощі та методи керування інструментом управління робочим потоком майже необмеженою потужністю. З великим небажанням він погодився зателефонувати зі своєї заплутаної павутини перехресно індексованих завдань, підзадач та далекосяжного календарного проекту, щоб поділитися кількома самородками мудрості робочого процесу. Майстер Асани вирішив утримати свою особистість в тіні, просячи для цілей цієї статті, щоб PCMag називав його просто Шеєвим.
1. Прийняти силу перехресного індексування
Перехресна індексація - це різниця між використанням Асани та освоєнням Асани. Шєєв описав це як найціннішу особливість платформи: можливість перехрещувати окремі завдання на кілька проектів, використовуючи це завдання для відображення інформації по-різному для кожного користувача чи команди, залежно від того, де вона індексована. Перехресна індексація також не дублює завдання, тому використання його означає, що одна задача перехресно індексується 10 разів у різних проектах, а не 10 однакових завдань у різних місцях. Щоб перехресно проіндексувати завдання, наведіть курсор миші трохи вище назви завдання та з'явиться кнопка плюс. Клацніть по ньому та введіть назву проекту.
На рівні менеджера адміністратори можуть потім переглядати проект високого рівня, що містить список переплетених завдань і підзадач, які проходять відповідно до їхнього робочого процесу. Після того, як завдання буде виконано так, як вони були передбачені в одному завершеному проекті, вони зможуть побачити, як це завдання може бути виконано для різних команд, щоб отримати відчуття продуктивності (і вирішити, чи може це завдання виконати швидше, якщо їх передати на інший член команди або спільний проект).
Ви також можете перехресно зазначити підзадачі: відкрийте підзадачу, натисніть кнопку переповнення у верхній лівій частині та виберіть Додати до проекту. Підзадача з’явиться у вказаному проекті чи проектах, але все ж збереже своє місце у своїй батьківській задачі. Asana дозволяє створювати нескінченну кількість і рівні завдань і підзадач, залишаючись при цьому пов'язаними із загальним дизайном робочого процесу. Як пояснив Шєєв, обмірковування перехресної індексації з точки зору батьківських завдань, що розгалужуються назовні, створює таку модель, в якій перехресне індексація завдання на різні проекти та команди дає цьому робочому процесу власне життя в межах вашого бізнесу.
2. Команди та повідомлення
Наступний штрих мудрості Асани стосується організації команди. Він пояснив, як користувачі можуть використовувати командні розмови та налаштовувати сповіщення для створення організаційної культури навколо робочих процесів. На вкладці «Команди розмов» на інформаційній панелі Асани Шєєв говорить, що, хоча базовий чат на основі @ згадки працює аналогічно Slack (також вибір редакторів для співпраці), Asana дозволяє надсилати повідомлення, що працюють у команді, що виконуються як нитки, на основі сповіщень. Розмови не додаються до завдань, але ви можете @mention користувачів або посилатися на них, які потім відображаються як гіперпосилання. Повідомлення Asana обмежені командою, і тому вони не підходять для конкретного проекту мозкового штурму, як функціональність команди, яку ви знайдете на платформі, наприклад Basecamp. Але на основі командних дозволів переконайтеся, що повідомлення з інформацією про конкретні завдання надсилаються лише відповідним користувачам.
Повідомлення команди ґрунтуються на тому, хто слідкує за певним потоком, регулюючи кількість інформації, яка надходить. Для адміністраторів вони також контролюють, яку видимість ви надаєте іншим членам команди для виконання різних завдань. Повідомлення Asana стосуються виключно розмов, тоді як сповіщення стосуються завдань та проектів, але обидва тепер з’являються у новій папці Asana Inbox. Дозвіл на завдання та проект може бути встановлений як приватний для вас, приватний для певної команди чи групи користувачів у колективі, або загальнодоступний для команди чи більшої робочої області організації.
3. Поставтеся до розширеного пошуку, як до закладок
Як і у Slack, всі архівовані дані Asana можуть шукатись. Панель пошуку Асани пропонує корисні пропозиції за замовчуванням, включаючи пошук заданих вами завдань, а також завдань чи бесід, які ви створили або виконуючи. Але справжню силу можна знайти в її розширених полях пошуку. Користувач Асани може звузити пошук за певними ключовими словами, членом команди, якій було призначено завдання чи розмову, які проекти або розділи організації належать до цього завдання, або навіть хто може слідувати за ним. Ви також можете здійснити пошук за встановленою датою, чи завершено завдання неповним, або звузити пошук до вкладених файлів, якщо ви шукаєте конкретний файл. Існує ще довший випадаючий список параметрів пошуку, включаючи підзадачі, конкретні теги або пошук у кількох проектах.
Шєєв пояснює можливості пошуку Асани як своєрідний консервований пошук менеджерів. Будь-який пошук можна швидко зберегти, а потім з’явиться у лівій навігації менеджера під час пошуку (як легкодоступна закладка для доступу до задач, команди, проекту чи файлу, для яких вони знають, що вони знадобляться знову і знову). Результати пошуку з’являться у центральному вікні. Клацніть на зірочку ліворуч від заголовка сторінки, і вона буде збережена на лівій панелі пошуку. Замість того, щоб шукати свої почуття, щоб пам’ятати ті самі точні параметри наступного разу, коли вони потребують цих точних даних проекту, інформація знаходиться прямо на їх інформаційній панелі.
4. Непризначені проекти = Інструменти психічної організації
Завдання можуть бути призначені в Асані, але проекти не можуть, хоча ви можете обмежити, хто бачить проекти. Перш ніж поділитися ним, ніхто не може побачити цей проект, крім вас. Поряд із використанням календарного подання Асани для включення термінів виконання завдань та проектів, Шєєв пропонує залишити завдання без призначення в приватному проекті як інструмент розумової організації. Ви можете записати у свій список бажань кожне майбутнє завдання, над яким ви хочете працювати протягом наступного року, та перекреслити ці завдання по одному на громадські проекти, коли вони з’являються в режимі реального часу. Це спосіб організувати всі свої завдання організованими та ділитися з іншими командами та відділами так, як вам хочеться, при цьому слідкуйте за усім, над чим ви працюєте. Таким чином, ви можете контролювати, коли користувач - наприклад, ваш менеджер - дізнається про певну задачу, яку ви виконуєте, а не перевантажуйте цю людину потоком вашої майбутньої діяльності.
5. Зберігайте проект «Комутаційна станція» під рукою
Обмін між командами в Асані може бути складним завданням, тому Шєєв рекомендує використовувати загальнодоступний проект як список відомчих завдань, щоб постійно оновлювати всю робочу область щодо того, над чим працюють різні команди. Оскільки позначення Асани можуть бути дещо хитрими, це означає публічний проект всередині команди, членом якого є кожен. У міру прогресування проектів адміністратори можуть призначити різні завдання зі списку різним відділам або користувачам. Таким чином, всі знають, за що вони несуть відповідальність і які команди діляться навантаженням на будь-яке завдання.
6. Шаблони, резервне копіювання та бортове встаткування
Однією з найновіших особливостей Асани є можливість клонування завдань по командах шляхом призначення копій. Просто натиснувши праворуч від завдання та вибравши пункт Призначити копію, користувачі Asana можуть по суті створити шаблон із цього завдання, не використовуючи дублюючу команду. Після призначення копії іншим членам команди, ви автоматично додаєтесь як послідовник і в цьому завданні, що є природним способом утримання менеджерів у циклі. Клацніть поле Призначити, а потім натисніть на значок людини у вікні праворуч. Далі введіть кілька імен, і завдання буде скопійовано та призначено для кількох людей.
Однак використання команди-дубліката є хорошим способом резервного копіювання даних проекту. Asana містить базовий журнал змін у нижній частині завдання чи проекту, але для робочого процесу, який змінюють декілька членів або команд, корисно використовувати функцію клонування для створення шаблону в прихованому проекті, якщо щось критичне видалиться або переписати. Кожна сторінка в Асані також має власну URL-адресу, тому легко взяти цей заблокований шаблон і поділитися ним, якщо потрібно. Щоб дублювати завдання вручну, натисніть кнопку «Переповнення» в лівому лівому куті завдання, а потім натисніть «Дублікат». Ви можете вибрати поля, які потрібно дублювати в процесі.
Шаблони також є хорошим інструментом для борту. Створення впорядкованої серії шаблонів може допомогти новому працівникові пізнати, як користуватися платформою та що спричиняє навантаження на проект, орієнтуючись на те, як виглядає процес робочого процесу їхньої команди. У поєднанні з інтерактивною екскурсією, яку додав Асана у своєму останньому великому випуску, клоновані завдання чи список проектів виступають як низка пунктів кулі для швидкого прискорення новачків.
7. Багаторазове призначення
Найкращий трюк Шеєва для того, щоб рухати проекти, якщо завдання чи команди затримуються, - знову ж таки, використовувати крос-індексацію. Це дозволяє менеджерам розбивати проект на кілька частин, включаючи підзадачі, і переміщувати речі, щоб зберегти гудіння проекту - даючи змогу безлічі команд працювати паралельно, не прив'язуючись до лінійного прогресу.
Асана не сприймає доброзичливого ставлення до того, хто намагається призначити завдання декільком користувачам - виходячи з думки, що це знижує відповідальність, поширюючи відповідальність. Однак у Шеєва є хитрість обійти це. Переглядаючи проект, який потрібно призначити більше ніж одному користувачеві, ви можете самостійно призначити завдання, а потім дублювати їх додатковими завданнями або підзадачами, призначеними різним членам команди. Це техніка, яку Асана може вважати неприродною, але вона може допомогти знову перенести проект, який зупинився, розподіливши робочу силу більш ефективно.
