Зміст:
- 1. Переконайтесь, що у вас є проект
- 2. Мати період відкриття
- 3. Визначте сферу застосування
- 4. Проведіть зустріч Kickoff
- 5. Накресліть терміни проекту
- 6. Установіть сподівання на спілкування
- Рухатися вперед
Відео: Маша и Медведь (Masha and The Bear) - Подкидыш (23 Серия) (Вересень 2024)
Управління проектами - важка робота. Команди та організації намагаються працювати швидше, а це часто означає усунення ролі спеціалізованого менеджера проектів. Незважаючи на те, що все-таки можна здобути ступінь доктора в цій темі, не рідкість люди, які мають майже відсутність досвіду, виявляють себе в ролі керівника проекту, часто на вершині своєї офіційної роботи. Хоча це може бути неабияким досвідом, на ринку існує настільки потужне програмне забезпечення для управління проектами, що для невеликого проекту або двох може зовсім не знадобитися керівник проекту.
1. Переконайтесь, що у вас є проект
Перш ніж почати намагатися керувати проектом, переконайтеся, що у вас є проект! Ця порада може здатися надто простою, але я її знову і знову чула від керівників експертних проектів.
Проект - це набір завдань, що мають дату початку, дату закінчення та результати. Результатом є будь-що, що постачається наприкінці роботи, наприклад, фізичний продукт або функціонуючий веб-сайт. Будівництво будинку - це проект. Перепроектування веб-сайту (як зазначено на екрані з програми ProofHub, внизу) - це проект. Якщо ви могли б теоретично передати всі завдання проекту комусь іншому і отримувати щось від цієї людини, це проект.
Іноді люди плутають поточну роботу з проектами, тому дозвольте навести кілька прикладів тривалої роботи, щоб зробити це зрозумілим. Писання нового вмісту для веб-сайту щотижня - це тривала робота, навіть якщо ви могли розглядати виробництво одного єдиного твору як власний маленький проект. Надання технічної підтримки коду шляхом постійного його фіксації - це поточна робота. Відповідь на електронні листи клієнтів або телефонні дзвінки триває.
2. Мати період відкриття
Перш ніж розпочати проект, деякі люди рекомендують те, що називається відкриттям. Відкриття управління проектами відрізняється від відкриття в юридичному розумінні. Для наших цілей - це період часу, коли люди, які подають запит на проект, вивчають, що хочуть зробити чи зробити і чому. Це може бути зустріч, серія зустрічей або відкритий проміжок часу для вільного мислення та вивчення.
Нижче наведено декілька питань, які слід вивчити, поки ви знаходитесь у відкритті.
- Яким буде проект? Наскільки конкретно ви можете визначитися з цим?
- Яке його призначення?
- Яких результатів ви хочете?
- Які ресурси потрібно взяти для цього проекту?
- Коли вам потрібен кінцевий продукт і чи розумний термін, враховуючи ваші ресурси?
3. Визначте сферу застосування
Ви можете почути, як досвідчений керівник проекту говорить так: "Якщо це не в обсязі, це не в проекті".
Кожен проект потребує чіткого розмаху. Обсяг проекту визначає, що саме проект буде тягнути за собою. Це заблокований список усіх аспектів, активів, функцій, результатів та інших деталей, пов'язаних з проектом. Щойно він заблокований, ви не можете додати його. Наприклад, якщо ви будуєте будинок, рамка визначатиме, скільки історій буде містити будинок, його квадратні метражі, скільки вікон буде, скільки сходів, вимикачів світла тощо.
Причина, по якій проекти потребують чіткого розмаху перед тим, як розпочати їх, полягає в тому, що після запуску проекту ніхто не намагається додати нічого, що є поза рамками. Додавання до обсягу проекту після його запуску скидає його графік, бюджет та наявні ресурси. Якщо ви продовжуєте додавати завдання в проект, він може навіть перестати ставати проектом - він може просто стати постійною роботою.
Визначення сфери може відбутися на зустрічі з відкриттям, або може просто вийти з розмов між клієнтом або особою, яка запитує проект, та потенційним керівником або менеджером проекту.
4. Проведіть зустріч Kickoff
Зустріч, яка розпочинає старт, де на ньому знайомляться всі, хто буде працювати над проектом. Ця зустріч задає тон для подальшої роботи та гарантує, що всі в команді проекту мають чітку інформацію про те, що вони будуть робити та чому.
Зверніть увагу, як проведення зустрічі з початковим початком не є навіть близьким до першого, що ви робите під час управління проектом! Оскільки старт допомагає знайти усіх на одній сторінці, ви хочете бути впевнені, що ви чітко розумієте проект та масштаби, щоб ви довіряли його всім іншим.
Під час зустрічі, яка розпочала початкове старт, керівник проекту повинен визначити принаймні ці чотири речі:
- Обсяг проекту,
- Гравці та їх ролі,
- Результати та
- Віхи
Ми вже говорили про масштаби проекту. Для гравців та їх ролей, керівник проекту познайомить різні команди та учасників. Крім того, зустріч, що розпочинає кіккофф, є ідеальним часом для обговорення ієрархії, тобто того, хто доповідає кому і хто припиняє роботу.
Обговорення результатів буде збігатися з обговоренням ієрархії, оскільки ви повинні відповісти на запитання: "Хто отримає кожен результат?"
Основні етапи (як показано у програмному забезпеченні управління проектами з вибору редакторів вище) Проекти, що показують чіткий прогрес до досягнення кінцевої мети. При будівництві будинку момент, коли ви засипали та встановлювали фундамент, може стати віхою. Коли у вас кадр на місці, це ще одна віха. На момент зустрічі, коли ви починаєте, ви повинні знати, якими будуть основні етапи проекту, навіть якщо у вас ще не встановлені дати. Іноді вам потрібні інші експерти в команді, наприклад, програмуючий або проектний, щоб допомогти зрозуміти, коли саме повинні відбутися ці віхи. Добре вирушати на зустріч із початковим етапом з приблизним уявленням про ваші строки, але дайте команді вести шанс зважити та внести свої корективи.
5. Накресліть терміни проекту
Раніше ми говорили про те, як кожен проект має дату початку та дату закінчення. Відбій може бути вашою офіційною датою початку. Дата закінчення повинна означати абсолютне остаточне завершення всієї роботи. Жодна робота над проектом не відбувається після цієї дати. Це справжній момент від руки, олівці вниз.
Тепер, коли у вас відбулася зустріч, яка розпочалася, всі ключові гравці (такі як керівник проекту та керівництво команди) можуть з'ясувати точні етапи та дати доставки та встановити їх на календар між датою початку та датою закінчення.
Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для управління проектами, саме тоді ви почнете його використовувати. Введіть усі важливі дати в додаток. Ви також можете завантажити іншу створену вами документацію, наприклад, сферу проекту. Тепер також настав час приступити до запрошення всіх гравців долучитися до програмного забезпечення. Коли люди приєднуються до програми управління проектами, вони можуть отримувати завдання, оновлювати свій прогрес та співпрацювати іншими способами. Приклад усієї цієї інформації, викладеної на графіку гантів в TeamGantt, можна побачити нижче. Докладніше про діаграми Ганта ви можете прочитати мою статтю про 5 простих кроків дляG Початок роботи з діаграмами Ганта.
6. Установіть сподівання на спілкування
Як після зустрічі, що розпочалася, так і протягом усього проекту, важливо тримати відкриті лінії зв'язку. Незалежно від того, чи є у вашої групи штатний менеджер проекту чи ні, той, хто є головним контактом проекту, повинен бути тим, хто заохочує та полегшує спілкування. Непогано провести ще одну зустріч з усіма руками до повного розгортання проекту, щоб люди могли задати будь-які інші питання.
Настройте очікування на спілкування рано. Чи будуть ведучі команди подавати щотижневі оновлення про хід своєї команди? Скільки зустрічей від усіх рук у вас буде під час проекту - іноді вони взагалі не потрібні; що потрібно для вашого проекту? Часто менші команди в рамках проекту, такі як команда дизайнерів або команда програмування, мають регулярні зустрічі, коли кожен резюмує те, що нещодавно зробив, і викликає будь-які потенційні проблеми. Чим більше людей рано озвучує потенційні проблеми, тим краще шанси кожного зірвати їх чи впоратися з ними.
Рухатися вперед
Озброївшись цими порадами для початку роботи, тепер ви можете копатись до м'яса проекту. Програмне забезпечення для управління проектами дає великий шлях до того, щоб допомогти всім учасникам проекту бути в курсі його прогресу. Однак для цього також потрібна велика кількість взаємодії між людьми та якомога більше ясності щодо проекту та його деталей.
