6 таємних порад для нових книг для smbs

Раніше малі підприємства та нові операції могли зіткнутися з проблемою у пошуку підходящої платформи програмного забезпечення для малого бізнесу, яка не зламала банк. Більше не. Сьогоднішній ландшафт програмного забезпечення пропонує безліч чудових рішень, що постачаються через хмару та спрямовані на всіх, від менших компаній, до корпоративних платформ обліку. Навіть серед цього великого ландшафту постачальників виділяється декілька платформ, а для малого бізнесу однією з таких є Freshbooks.

Про FreshBooks дуже багато подобається, від її найвищих витрат та функцій відстеження часу до глибокої фінансової звітності та довгого списку доповнень та інтеграцій. Але платформа також містить багато прихованих функцій та варіантів для покращення як бізнесу, так і клієнта. Нижче наведено шість найкорисніших порад та рекомендацій щодо спрощення виставлення рахунків, поліпшення догляду за клієнтами, обробки платежів та відстеження витрат, щоб ви могли максимально використати інвестиції в FreshBooks вашого бізнесу.

1. Безболісні платежі

Для приватних власників та власників малого та середнього бізнесу (SMB), особливо у сфері послуг, встановлення онлайн-платежів та інтеграція їх із програмним забезпеченням для виставлення рахунків може бути тяжким зусиллям. Одне, про що багато SMB не знають, - це те, що FreshBooks пропонує перероблений досвід платежів, розроблений спеціально для SMB.

FreshBooks приймає платежі за допомогою кредитної картки, а також через Інтернет-шлюзи для платежів, такі як PayPal та програмне забезпечення для продажу (POS), включаючи Stripe. Досвід платежів FreshBooks дозволяє підприємствам приймати платежі за допомогою кредитної картки, а клієнтам одразу сплачувати рахунки-фактури, автоматично імпортувати комісії за платіжні операції як витрати, щоб заощадити час, і включає безкоштовну функцію автоматичного виставлення рахунків. На сторінці Новий рахунок-фактура встановіть прапорець "FreshBooks" у розділі "Інтернет-платежі", який при виборі дозволяє бізнес-користувачам переглядати стан платежу безпосередньо на інформаційній панелі рахунку; він також дає клієнтам можливість оплати зараз у електронних листах рахунків-фактур, що ведуть на сторінку безпечного платежу. Якщо ваш бізнес побудований на простих транзакціях без складної структури рахунків, поставте прапорець у платіжній скриньці FreshBooks та пропустіть усі форми налаштування.

2. Змащування COGS

Для підприємств, що базуються на послугах, та веб-сайтів роздрібної торгівлі або електронної комерції, які реєструють велику кількість продажів продукції, напевно, немає більш важливих облікових витрат, які слід відстежувати, ніж вартість проданих товарів (COGS) або балансова вартість товарів, проданих протягом певного фінансового періоду. Якщо вам потрібно відзначити категорію витрат або прибутку та збитків у FreshBooks як COGS, це може означати що завгодно, від комісійних комісійних рахунків та спеціальних брендів, придбаних для клієнтів, до поставок або послуг для фізичного товару та вартості доставки замовлення.

Щоб розпорошити та записати всі ці переміщуються COGS у FreshBooks, перейдіть до розділу Прибутків та збитків своїх витрат та відредагуйте категорії витрат, щоб вибрати, яким типом витрат COGS є певна плата. Опції включають рекламу, підрядників, вигоди працівникам, службові витрати та поштові витрати, професійні послуги, подорожі та багато інших категорій. Під цими основними категоріями ви також можете створити та перевірити підкатегорії витрат COGS. Додавання категорії витрат також просто; просто натисніть Редагувати у списку витрат, відкрийте спадне меню Категорія та назвіть нову категорію чи підкатегорію на податковій мові.

3. Розблокувати службу підтримки та управління проектами

Платформа хмарного обліку більше ніколи не є просто хмарною платформою обліку. Для всіх FreshBooks можна зробити рахунки-фактури, відстеження витрат, фінансову звітність, податки та інше, вона також включає тонку функціональність для створення та виконання елементів, проектів та завдань, а також вбудовану систему підтримки клієнтів. Корисним трюком, щоб організувати речі та спростити кошториси та виставлення рахунків, є позначення цінових позицій у FreshBooks. Така функція управління проектами спрощує розрахункові робочі процеси, створюючи елементи та завдання для вставки безпосередньо у рахунок-фактуру або звіт за фіксованою вартістю.

Щоб почати користуватися вбудованою довідковою службою FreshBooks, просто перейдіть у Налаштування та дозволи та увімкніть налаштування управління клієнтами та адміністрування квитків. Це дозволяє діловим користувачам керувати квитками безпосередньо в FreshBooks та вирішувати запити клієнтів і проблеми, коли вони з’являються в межах програми - без необхідності взаємодії з окремою платформою довідкової служби.

4. Як зберегти все синхронізованим

Помилки синхронізації є основою існування багатьох користувачів FreshBooks. Особливо, якщо ви підключаєте FreshBooks до інших програм, проблеми синхронізації часто можуть призвести до дублювання даних або втрачених файлів та контактів, особливо коли ви займаєтесь бухгалтерією. FreshBooks має найвищі можливості відстеження часу та виставлення рахунків, але якщо ви отримуєте іншу програму для ведення бухгалтерського обліку або для взаємодії безпосередньо з веб-сайтами електронної комерції, такими як Amazon або eBay, зміни в одній програмі не завжди перетворюють її на іншу.

Хоча у FreshBooks нічого не можна зробити, щоб запобігти проблемі синхронізації в іншій програмі, найпростіший і найповніший спосіб покрити свої бази - це створювати звіти про доходи та дебіторську заборгованість у кожному додатку. Перехресне посилання цих підсумків, а також створення щомісячного контрольного списку областей для себе та своїх клієнтів для перегляду, дасть вам простий спосіб переконатись, що підсумкові показники збігаються та створюють надмірність у разі помилки синхронізації, будь то відсутні або неправильно скоригований рахунок-фактура або платіжний елемент, який не підлягає надходженню.

5. Налаштувати, налаштувати, налаштувати

FreshBooks включає в себе багато вбудованих параметрів налаштування, форматування та шаблонів, якими багато підприємств не користуються в повній мірі. Витратьте час, щоб вдосконалити та адаптувати досвід клієнта. У розділі "Параметри настройки" натисніть сторінку "Кольори та логотипи", щоб змінити колір меню на колірну схему вашої компанії та завантажити логотип вашої компанії. Клієнт повинен відчувати, ніби він входить на веб-сайт бухгалтерського обліку вашої компанії, а не FreshBooks '.

У шаблонах ви можете вибрати, як виглядатимуть ваші рахунки-фактури та налаштувати назву рахунка-фактури, кошторисів та кредитних заголовків із можливістю показувати заглушку платежів для тих клієнтів, які друкують рахунки-фактури. Ви також можете налаштувати електронні листи, які клієнт отримує, коли надсилається рахунок-фактура, тому знайдіть час, щоб створити клієнтську спеціальну тему та тіло електронної пошти.

Нарешті, на сторінці "Інші налаштування" ви можете ввімкнути прямі посилання на рахунки-фактури електронною поштою, визначити, скільки рядків ви хочете відображати в рахунку-фактурі, зніміть клавішу "Брендинг FreshBooks", щоб позбутися їх логотипів та кольорової схеми на користь своїх, і додайте інші дзвіночки, такі як текст під вашим логотипом та спливаючі вітання привітання, коли клієнти переглядають їх сторінку. FreshBooks пропонує більш привабливий досвід для клієнтів, ніж більшість інших платформ бухгалтерського обліку в Інтернеті, тому не витрачайте щомісячну плату за підписку, лише дряпаючи поверхню того, що може зробити.

6. Попросіть FreshBooks дотягнутися до Deadbeats

Кожен бізнес має свою частку клієнтів, які ніколи не сплачують свої рахунки вчасно - а може навіть і зовсім. Це проблема для будь-якої організації, але особливо для малого бізнесу та стартапів, які не тільки потребують своїх грошей вчасно, вони також можуть бракувати зайвих коштів для найму кредитних бюро для вигнання цих мертвих ударів. На щастя, якщо ви потрапили в цю ситуацію, FreshBook вас накрив. Просто натисніть на розділ шаблону електронної пошти, і ви знайдете кілька зручних шаблонів, які ви можете налаштувати, включаючи електронний лист із запізненням на оплату, який можна автоматично розпочати, якщо клієнт запізнюється або за іншим графіком ви можете налаштувати самостійно.