6 Класні речі, які ви можете зробити з хмарою документів Adobe

Клієнти Adobe Document Cloud часто за замовчуванням використовують його в основному як інструмент створення та редагування PDF. Але хоча Adobe, безумовно, залишається королем свого стандарту PDF, Cloud Document є дуже конкурентоспроможною платформою управління документами з безліччю функцій, які можуть принести користь вашій організації. Від документів, що легко редагуються та можуть підписувати, до PDF-файлів, якими можна керувати на будь-якому пристрої, до розширених функцій безпеки, включених за допомогою класифікації даних; все це доступно в хмарі документів.

Один з найважливіших інструментів набору - Adobe Scan, додаток для Android та iOS, що дозволяє користувачам робити знімки через камеру смартфона. Компанія Adobe нещодавно додала Adobe Sign до свого арсеналу - інструменту, який дозволяє користувачам ділитися, надсилати електронні підписи, затверджувати та керувати документами. Під парасолькою Adobe Sign є кілька нових функцій, які перетворюють ваш телефон в епіцентр управління робочим потоком.

"Люди із задоволенням споживають вміст на мобільному пристрої, але вони також просять нас допомогти їм створити контент і зробити щось корисне з цим вмістом", - сказала Ліза Крофт, менеджер з маркетингу продуктів для Adobe Document Cloud. "Мобільний - це можливість передати сучасний досвід роботи з документами."

Ось п’ять речей, які ви можете зробити з Adobe Document Cloud, які, напевно, не знали, що можете.

1. Підпишіть документ без сенсорного екрана

За допомогою Adobe Sign ви можете надіслати текстове повідомлення свого підпису із програми Sign на смартфоні на настільну версію Document Cloud. Звідси ви зможете отримати доступ до новоствореного підпису та застосувати його до будь-якого запису чи документа. Це особливо корисно для працівників, які розташовані в основному на робочих столах, які не мають сенсорної функції.

Наприклад, уявіть, що Сем знаходиться на своєму робочому столі, але він вважає за краще підписувати документ на своєму мобільному пристрої. Натиснувши на пункт Мобільне підписання, Сэму пропонується ввести свій номер телефону. Потім йому надсилається підказка на своєму мобільному пристрої. Він підписує, натискає "Готово", а підпис передається на робочий стіл. "Це чудовий спосіб надати людям вибір, однак саме вони вирішили підписати, незалежно від того, на якому пристрої вони працюють", - сказав Крофт.

2. Помістіть трохи свого життя у ваші електронні листи

Раніше ви вимагали підписів від колег із нудними, стандартними електронними повідомленнями. За допомогою Adobe Sign ви тепер можете налаштувати шаблон електронної пошти, щоб він включав логотип, шрифти та загальний пізаз вашої компанії. Ви можете використовувати зображення банерів, щоб додати певного стилю до запитів підпису, за що ваш відділ маркетингу буде вам вдячний після того, як підписи почнуть прокручуватися частіше, ніж зазвичай.

"Конкурентна перевага, яку ми маємо, - це те, що наші клієнти можуть повністю продати бренд підпису. Я можу продати це за допомогою мого логотипу та моєї URL-адреси", - сказав Крофт. "Але тепер вони можуть продати вам ринок, щоб поговорити про нові продукти".

3. Насолоджуйтесь більш швидким бортом та обслуговуванням клієнтів

Нещодавні інтеграції Adobe з ServiceNow та Microsoft SharePoint ставлять управління документами, обслуговування клієнтів та управління персоналом (HR) під одну просту консоль. За допомогою цих шлюбів ви можете додати Adobe Sign до будь-якого робочого процесу в ServiceNow та SharePoint, включаючи форми договорів про новий прокат, бізнес-контракти та відповіді на вирішені запити щодо обслуговування клієнтів.

Раніше ви надсилали документ своїм працівникам електронним повідомленням від ServiceNow. Ваші співробітники відкриють документ, підписують його з Adobe і надсилають вам електронною поштою. Ви відкриєте документ і завантажите його в ServiceNow. Сьогодні ви можете просто надіслати документ своєму працівникові в системі ServiceNow, і він або вона зробить свою позначку в рамках програмного забезпечення.

4. Сканувати все, що завгодно

Пам’ятаєте, якими раніше були жахливі збори бізнес-квитанцій? Ви збираєте всі свої надходження, скануєте їх у сканер, конвертуєте їх у PDF, а потім надсилаєте їх до своїх гуру фінансів. Сьогодні цей процес став набагато простішим. Тепер Adobe Scan дозволяє перетворити будь-яке зображення телефону камери в PDF. За допомогою Adobe Sensei, інструменту штучного інтелекту компанії (AI) компанії, компанія Scan Scan здатна виявити належні межі зображення, виправити перспективу та видалити тіні, щоб текст став зрозумілим.

Наприклад, ви можете сканувати сторінку журналу, щоб витягнути текст, окремі зображення та збільшити масштаб певних ділянок сторінки. Коли ви зберігаєте його, він автоматично завантажується в Document Cloud. Ви також можете перетягнути додаткове зображення або видалити оригінальне зображення.

5. Редагування та коригування відсканованого тексту

Можливо, що ще важливіше, Adobe Scan може автоматично перетворювати надрукований чи письмовий текст у цифровий текст, який можна вибирати, копіювати чи коментувати за допомогою Acrobat Reader DC або Acrobat DC. Це означає, що вам не доведеться прокручувати сторінку за сторінкою рукописних приміток, щоб спробувати розшифрувати те, що намагався сказати хтось інший. За допомогою Adobe Scan примітки будуть перетворені на чіткий і розбірливий текст, в якому ви можете шукати або копіювати та вставляти для використання у вторинному документі.

"Як і інші наші пропозиції Adobe, Sensei лежить в основі нашого бренду", - сказав Крофт. "Завдяки цьому ви можете реально зробити більше зі своїми скануваннями. Ви можете зробити свій вміст інтелектуальним та пошуковим, а також перемістити його в цифрові робочі процеси в хмарі. Все, що з друкованим текстом або зображеннями, стане опцією для сканування. Поділіться ним, виконайте додаткові редагування, або ви навіть можете взяти його в інший робочий процес або екосистему, якщо вам це потрібно зробити ".

6. Підвищити безпеку за допомогою класифікації документів

Для цього потрібно додати Acrobat DC до вашої конфігурації Adobe Cloud, але переваги того варті. Якщо Acrobat DC активний, ви отримаєте доступ до широкого набору можливостей класифікації, які захищатимуть ваші документи та дані навіть за межами ваших приміщень або хмарних меж. Наприклад, ви можете вбудовувати засоби безпеки у конфіденційні файли PDF, для отримання доступу до яких потрібні паролі чи сертифікати. Або ви можете вимагати підтвердження відправників за допомогою цифрового ідентифікатора або перевірки прав доступу. Використовуючи класифікацію даних, ви можете додати такі заходи безпеки як питання політики, залежно від того, який тип документа створюється. Адміністратори можуть створювати таку політику в Acrobat DC, призначаючи конкретні функції безпеки певним типам документів. Коли такі документи будуть створені в майбутньому, ці елементи контролю будуть автоматично застосовані.

Ви можете реалізувати подібні можливості, використовуючи такі речі, як управління цифровими правами Microsoft, але вони, як правило, вимагають спільної роботи декількох рішень від різних постачальників. Отримати все це як частину Adobe Document Cloud не тільки простіше, але це допоможе забезпечити, щоб такі розширені функції працювали з мінімальним випередженням.