5 підказок - для більш продуктивних зустрічей

Знову і знову, дослідження щодо продуктивності на робочому місці показують, що зустрічі та електронна пошта є найбільшими витратами часу. Але зустрічі іноді неминучі (теж електронною поштою).

Однак ви можете зробити зустрічі швидшими та ефективнішими, особливо якщо ви власник малого бізнесу або керівник департаменту і маєте вплив. Впровадження декількох найкращих практик може пройти довгий шлях. Отримання правильних інструментів для того, щоб утримати людей у ​​завданні та продуктивно рухатись вперед, також допомагає як в довгостроковій, так і в короткостроковій перспективі.

Ось кілька рекомендацій:

Doodle

Запланування зустрічі часто є першою больовою точкою, але з Doodle.com цього не повинно бути. Doodle - веб-сайт та мобільний додаток, що дозволяє вам налаштувати опитування з можливим часом та датами зустрічей. Ви запрошуєте учасників наради відвідати URL-адресу та просто вибрати час та дати, які найкраще підходять для них. Doodle автоматично виокремлює найкращий варіант, виходячи з вкладення кожного. Це просто, швидко і не створює нескінченних потоків електронної пошти, щоб визначити дату та час зустрічі.

Прикладні програми

Що стосується ведення нотаток на зустрічі, то вам дійсно потрібен спеціальний додаток для запису записів. Найкращі програми для запису приміток, як-от Evernote та Microsoft OneNote, синхронізують нотатки на всіх ваших пристроях, тому, якщо, наприклад, ви робите нотатки на iPad під час зустрічі, вони автоматично з’являються на вашому офісному ноутбуці, перш ніж ви навіть повернетесь до свого робочого столу .

І Evernote, і Microsoft OneNote підтримують текстові нотатки, аудіозаписи та нагадування, а також зображення, тому ви можете робити знімки з дошки або слайду з презентації та автоматично додавати їх до своїх нотаток.

Документи Google і Google Таблиці

Під час спільних зустрічей я люблю користуватися Google Документами та Листами, тому що всі учасники зустрічі, незалежно від того, чи є вони фізично, чи телефонувати на телефонний або веб-конференц-дзвінок, можуть входити в той самий документ і одночасно редагувати його. Документи Google для обробки текстів та "Таблиці" для електронних таблиць також підтримують коментарі, якщо ви не хочете, щоб багато людей редагували вбудовані зміни. Це одна з найкращих служб для спільної роботи з файлами в режимі реального часу, і, безумовно, набагато краще, ніж пізніше відправляти одну людину до їх письмового столу для редагування документа на основі усного вступу кожного. Цей метод схильний до помилок!

Дошка для розмов (для iPad)

Схожий на Документи Google, але більш візуальний - це Talkboard від Citrix. Подумайте про Talkboard як віртуальну дошку, де багато людей можуть малювати на одній поверхні відразу. Толкборд особливо корисний при перегляді мистецьких концепцій, таких як дизайн веб-сайту чи нового логотипу, оскільки кожен учасник зустрічі може приєднатися до того ж простору на дошці та намалювати або анотувати зображення, про яке йде мова, у режимі реального часу.

Матерія довжини

Однією остаточною стратегією для того, щоб зробити ваші зустрічі ефективнішими, є тримати їх короткими. Запрошення до календаря за замовчуванням зазвичай пропонують зустрічі в 30- або 60-хвилинних блоках, але ніщо не заважає вам запланувати їх на 8 хвилин. Подумайте про те, як запланувати дуже коротку зустріч, може змінити очікування людей і, можливо, запалити вогонь під ними, щоб їх презентації та коментарі були стислими.