Будьте організовані: 5 програм, які вам потрібно отримати без паперу

Їхати без паперу не обов'язково, особливо якщо ви знаєте, які інструменти можуть допомогти вам це зробити. Якщо ви намагаєтеся повністю відмовитись від паперу, вам потрібно принаймні п'ять інструментів, щоб він працював.

Де у своєму житті ви все ще використовуєте папір? Можливо, ви зберігаєте свій список справ у зошиті або, можливо, у вас є пакет документів, які потрібно ввійти чорнилом. Ви можете усунути майже весь папір у своєму житті, коли у вас є ці п'ять інструментів:

1. додаток зі списку справ,
2. додаток для сканування,
3. послуга синхронізації файлів,
4. засоби електронного підпису та
5. служба доставки документів.

Давайте докладніше розглянемо кожен із цих інструментів і що вони роблять. Я також даю рекомендації щодо конкретних програм, якими ви можете скористатися, щоб допомогти вам розпочати роботу.

1. Додаток до списку справ

Я б ніколи не помахав пальцем на того, хто використовує паперовий список справ, якщо вважає, що це працює для них. Якщо ви намагаєтеся залишити без паперу, одне з найкращих місць для початку - переміщення всіх завдань і списків у додаток.

Найкращі додатки зі списку справ є набагато ефективнішими, ніж списки паперу. З папером у вас застрягли перехресні виходи, і ви не можете легко переставити завдання, коли ваші пріоритети змінюються. Ви також не можете призначати завдання іншим людям і отримувати сповіщення, як тільки вони виконують їх.

За допомогою програми списку завдань ви отримуєте нагадування про майбутні строки, сповіщення, коли хтось інший виконує завдання, можливість переставляти список у будь-який час та багато інших переваг. Мої три найкращі вибірки серед додатків зі списку справ:

• Todoist Premium
• Асана (показано вище)
• Any.do

Якщо ви намагаєтеся залишити без паперу, вам доведеться знайти список справ, який працює для вас, і дотримуватися його протягом декількох тижнів.

Почніть зі створення трьох категорій списків: робочий, особистий та побутовий. Ви завжди можете їх змінити пізніше, якщо вони не зовсім підходять для ваших потреб. У своєму робочому розділі запишіть завдання, які ви повинні виконати на цьому тижні. У своєму особистому списку запишіть все особисте, що вам потрібно зробити, наприклад надсилання листівки подяки або планування зустрічі зі стрижкою. Використовуйте розділ для домогосподарств для створення списку покупок для продуктів.

Це достатньо для початку. Використовуючи додаток "Задачі", ви зрозумієте, які стратегії найкраще підходять вам для організації списків, налаштування нагадувань та призначення завдань іншим людям. Перші пару тижнів, однак, найкраще вести свої списки короткими та прямими. Перше використання програми списку справ - це схоже на прийняття нової звички; якщо це занадто складно, ви можете не дотримуватися цього. Після того, як у вас дійсно з’явиться звичка, ви можете почати вдосконалювати свої стратегії списку справ.

2. Сканування додаток

Додаток для сканування є безцінним для перетворення важливих паперових документів у цифрові файли. Оцифровуючи документи, ви робите резервну копію з них, а це означає, що ви можете подрібнити або переробити оригінали або безпечно їх подати. Деякі елементи, які ви хочете оцифрувати, - це податкові подання на папері, документи, що посвідчують особу, офіційні довідки (наприклад, про народження, смерть, шлюб чи диплом), гарантії та квитанції, рецепти та навіть непеціальні документи, такі як деталі та інструкції надруковано на нижній стороні вашого домашнього маршрутизатора wifi.

Програми для сканування перетворюють камеру телефону у сканер. Хоча ви можете використовувати будь-який принтер зі сканером для оцифрування документів, мобільні програми для сканування набагато зручніші, не кажучи вже про портативні. Ви можете зробити знімок будь-чого в будь-якому місці.

Найкращі програми для сканування виявляють не тільки краї предмета, який ви скануєте, але і про тип предмета, будь то сторінка книги чи візитної картки. Найкращі з них також включають технологію оптичного розпізнавання символів (OCR), так що протягом хвилини або близько часу сканування документа ви можете скопіювати і вставити текст з нього. Хороший додаток для сканування також повинен мати можливість збирати кілька сторінок в один файл.

Два програми для сканування, які відповідають усім цим вимогам і доступні для Android та iOS, є:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (підписка від 9, 99 дол. США на рік; або 59, 99 дол. США для того, щоб мати її прямо)
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. Інструмент електронного підпису

Якщо ви збираєтеся без паперу, вам потрібно мати можливість підписувати документи, не друкуючи їх. Майже немає причин ніколи надрукувати та підписувати папірець, який хтось надсилає вам в електронному вигляді. Ви повинні мати можливість підписувати більшість документів у цифровому вигляді, за дуже невеликими винятками. Для цього вам потрібен додаток, який дозволяє створювати цифровий підпис і застосовувати його до файлів.

Кілька прикладів програмного забезпечення, що включає засоби електронного підпису:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Документація та
• Попередній перегляд для macOS (показано вище).

Для початку спершу потрібно створити підпис, який найчастіше є найважчою частиною, оскільки підписи, як правило, виглядають неохайно, коли зроблені за допомогою миші, пальця та сенсорного екрана чи стилуса. Хороша новина - вам потрібно зробити цей крок лише один раз. Після створення та збереження підпису ви можете використовувати його знову і знову. Щоб отримати докладніші відомості про два найпопулярніші методи, ви можете отримати більш детальну інформацію про розповіді PCMag про те, як підписати PDF за допомогою програми Acrobat Reader та як підписати PDF у попередньому перегляді macOS.

Якщо ви намагаєтеся підписати своє ім’я мишею, пальцем або стилусом, перевірте, чи є можливість зробити зображення підпису на папері та папері, який ви можете завантажити.

4. Служба синхронізації файлів

Служба синхронізації файлів надає вам усі документи, незалежно від того, який пристрій у вас є. Ось приклад того, як послуга синхронізації файлів є незамінною: я був в аеропорту кілька років тому, подаючи заявку на Global Entry. Мій інтерв'юер попросив мене підтвердити поштову адресу. Це не в моєму водійському посвідченні, і я не приносив із собою жодної пошти, щоб показати йому. Тоді я згадав, що відсканував і врятував документ про нерухомість, який мені було надіслано за адресою, яка мені потрібна. Я відкрив мобільний додаток служби синхронізації файлів і підняв документ, щоб показати інтерв'юеру. Він був задоволений, і я отримав свій Глобальний запис.

Три найвідоміші служби синхронізації файлів - і я не вагаючись рекомендую будь-яку з них - це:

• Коробка,
• Dropbox і
• Google Диск.

Багато програм синхронізації файлів також дозволяють вам зберігати офлайн-копії документів на своїх пристроях, що є додатково зручним для всього, що може знадобитися у напів аварійних ситуаціях, наприклад, страхові сертифікати, ідентифікатор або імена та номери телефонів у дереві телефону .

Деякі з найкращих служб синхронізації файлів також мають інструменти обміну документами, до яких ми можемо скористатися далі.

5. Інструмент обміну документами

Поширений спосіб надсилання цифрових документів - приєднання їх до електронного листа. Однак цей варіант не завжди є ідеальним, оскільки ви не завжди можете сказати, коли або отримувач отримав їх. (Ви можете використовувати квитанції для читання, але вони працюють лише у тому випадку, якщо одержувач не заблокував або відхилив їх.) Ще одна проблема електронної пошти - це те, що деякі файли завеликі, або програма електронної пошти автоматично погіршує якість оригіналу.

Альтернативний спосіб надсилання цифрових документів - це обмін ними через якусь іншу хмарну службу. Служби синхронізації файлів, наприклад, зазначені в попередньому розділі, зазвичай дозволяють вам надати спільний доступ до файлу, створивши посилання на нього, яке ви зможете потім надіслати, як завгодно. Хмарні служби зберігання даних (багато з яких зараз не відрізняються від служб синхронізації файлів), як правило, їх теж є.

Як правило, ви розміщуєте файли, якими ви хочете поділитися, у папку додатка для синхронізації чи хмарного зберігання та клацніть правою кнопкою миші, щоб отримати посилання, яким ви зможете поділитися. З цього посилання одержувач може завантажити файли. Залежно від того, яку послугу у вас є, ви можете мати можливість побачити, коли або як часто користувач завантажує файл. Деякі служби, включаючи Dropbox, навіть дозволяють вам створити дату закінчення терміну дії для доступу.

Погляньте вперед, почніть сьогодні

Остання заключна порада про те, щоб поїхати без паперів, - починати сьогодні і дивитися вперед, а не назад. Що я маю на увазі під цим, це не зациклюватися на оцифровуванні будь-якого відставання паперу. Замість цього прийняти кілька додатків, які допоможуть вам без паперів починати вже зараз, і ви можете рухатися вперед зі своїми новими звичками.