4 способи програмне забезпечення управління діловими документами дозволяє заощадити гроші

Якщо ваша компанія розглядає програмне забезпечення для управління діловими документами, дозвольте, щоб ці цифри орієнтували вас. Звичайно, вас, мабуть, турбує ще одна вічна плата за ліцензування програмного забезпечення, яка додаватиметься місяць за місяцем і рік за роком, але будьте впевнені, ці інструменти в кінцевому рахунку заощадять більше грошей, ніж коштують. Інструмент вибору редакторів, як Zoho Docs, надає вам більшу гнучкість, функції співпраці та ємність пам’яті, які ви коли-небудь матимете для паперу, папок файлів та шаф для зберігання.

Я розмовляв з Лізо Крофт, менеджером з маркетингових продуктів в Adobe Document Cloud, здатним та економічно ефективним інструментом управління діловими документами, про багато способів управління діловими документами може заощадити ваш час, простір, а також, що ще важливіше, гроші. Ось чотири найбільш очевидні способи цих інструментів забезпечують чудову віддачу від інвестицій.

1. Вартість друку

Якщо ви зможете повністю позбутися паперових документів, зробивши всю операцію цифровою, ви придбаєте набагато менше паперу, ніж ваші конкуренти. Крім того, ви закінчите витрачати менше коштів на друк, що включає витрати на енергоносії, чорнило та поштові витрати, пов’язані з фізичним відправленням документів у віддалені місця.

Компанії, які друкують 10 000 документів, заощадять приблизно 2740 доларів США, перейшовши на цифрові документи (10 000 документів - це приблизно 1/6 ГБ; детальніше про це пізніше), згідно з підрахунками Adobe. Якщо вартість паперу вас не хитить, подумайте, наскільки ви допоможете довкіллю. На десять тисяч документів потрібно 11, 427 галонів води, 961 пудів відходів та 3 725 фунтів деревини для виробництва. Це багато шкоди нашій екосистемі.

"Намагайтеся взагалі ніколи не друкувати", - сказав Крофт. "Після того, як ви надрукуєте документ, ви створюєте витрати на управління цим документом. Якщо ви зберігаєте його в цифровому вигляді від кінця до кінця, ви економите гроші з самого початку."

2. Витрати на зберігання

Вартість комерційної нерухомості в Мідтаун Манхеттені, де знаходяться офіси PCMag, становить приблизно 73 долари за квадратний фут. Якщо ви виділяєте лише 100 квадратних футів для зберігання документів, ви витрачаєте приблизно 7 300 доларів на місяць або 87 600 доларів на рік, просто зберігаючи папір.

Однак, якби ви повністю оцифрували свою паперову операцію, ви зможете зберігати 64 800 сторінок документа Microsoft Word у розмірі менше 1 Гб цифрового хмарного сховища. Наприклад, із документами Zoho Docs ви зможете платити лише 96 доларів США за 100 ГБ пам’яті на рік. Сто гігабайт - еквівалент 64 800 000 сторінок Word. З Zoho Docs ви також отримаєте доступ до таких функцій, як груповий обмін файлами, онлайн та одночасне редагування команди та навіть журнали аудиту, які точно визначають, хто звертався та вносив зміни до ваших документів (докладніше про це пізніше).

3. Робіть більше для менше, і робіть це швидше

Раніше я згадував кілька цифрових функцій, які роблять системи управління діловими документами більш цінними для вашого бізнесу, ніж стандартні паперові документи. У цьому розділі я трохи детальніше. Наприклад, за допомогою Adobe Document Cloud ви можете надсилати один файл декільком користувачам і вимагати підписи від кожного одержувача. Подумайте, наскільки складнішим та затратнішим буде цей процес з папером та поштовою службою США. Тепер помножте цю вартість на скільки разів ви можете повторити процес протягом року.

"Електронний підпис документа економить ваші гроші", - сказав Крофт. "Вам не потрібно FedEx. Вам не потрібно чекати, коли він буде відправлений назад. Це скорочує час і додаткові копії документа. Ви також усуваєте проблеми, коли люди змінюють документ, тож ви знаєте, що документ вийшов і підписався - це документ, який ви насправді надіслали ". Я буду в безпеці в наступному розділі.

Що з груповим редагуванням? За допомогою таких інструментів, як Zoho Docs, ви можете зібрати групу і одночасно вносити зміни в документи, не надсилаючи їх назад і назад від члена до члена. Навіть якщо ви вже використовували Microsoft Word та електронну пошту, цей процес був би набагато повільнішим та менш спільним. Ви, ймовірно, створіть документ і надішлете його по ланцюжку команд для декількох оглядів, після чого документ буде надісланий вам на доопрацювання. За допомогою програмного забезпечення для управління документацією для бізнесу всі інвестовані сторони могли вносити зміни до документа відразу, все в межах одного і того ж переглядача документів.

"Можливість співпрацювати над документом, безумовно, вигода", - сказав Крофт. "Цінність цього полягає в тому, що це економить гроші на поїздки, а також зменшує цикли перегляду. Ви берете документ від початку до кінця через досить складний цикл. Будь-який час ви можете скоротити цей час, ви економите гроші. Ті периферійні речі, про які люди не думають, але заощаджують гроші в довгостроковій перспективі ".

4. Багато аспектів безпеки документів

Неможливо оцінити, наскільки безпека документів може врятувати вашу компанію, поки не пізно. Наприклад: Що робити, якщо хтось бере контракт, який ви надіслали їм, на фізичному папері та внесе непідтверджені зміни до умов угоди? Можливо, ви не побачите зміни, відображені в шахрайському документі, перш ніж підписувати його. Тепер ви несете юридичну відповідальність за умови нової фальшивої угоди.

Крім того, що робити, якщо хтось втрачає папір, який містить життєво важливу корпоративну інформацію, і ця інформація потрапляє в інші руки? Ви можете втратити свою конкурентну перевагу або можете бути подані до суду. Хоча немає ніякого способу вказати, наскільки ця шкода може коштувати вашому бізнесу, це майже напевно менше, ніж ціна щорічної підписки на управління діловими документами.

Бізнес-інструменти для управління документами дозволяють знати, хто має доступ, і що вони можуть зробити з документом, - сказав Крофт. "Я можу надіслати вам файл і сказати, коли ви відкрили його, якщо ви подивилися на нього, чи друкували ви його. Я знаю, де знаходиться документ. Чи цей документ потрапить в чужі руки? Ці інструменти цілком усувають цей ризик . Це те, на що ти не думаєш економити гроші, але в перспективі це може бути ".

Знайдіть правильний інструмент для себе

Хоча Zoho Docs і Adobe є одними з найкращих інструментів на ринку, інші продукти, такі як Google Drive, Microsoft SharePoint та Dropbox Business, пропонують унікальні набори функцій, які можуть краще відповідати вашим потребам.

Наприклад: Google Drive пропонує повний доступ до документів до Інтернету, може читати файли Microsoft Office та пропонує необмежений обсяг пам’яті для більш ніж п'яти користувачів. SharePoint є ідеальним інструментом для компаній, які в основному покладаються на такі інструменти Microsoft Office 365, як Word, PowerPoint та Excel. Dropbox найкраще зберігати, керувати та переносити файли. Компанія навіть нещодавно додала інструменти ІТ-адміністратора, щоб забезпечити вам більше гнучкості щодо того, хто бачить, які документи.