Будьте організовані: 3 поради щодо кращого вхідного поштового повідомлення

Перевантаження електронною поштою може знищити вашу продуктивність. Коли у вас є число непрочитаних значків номерів повідомлень у сотнях чи тисячах, система сповіщень припиняє свою дію. Коли інструменти за замовчуванням не працюють для вас, і настав час розглянути деякі зміни. Якщо ви користуєтесь Gmail, є три дуже прості хитрощі, які можна використовувати для фільтрації повідомлень та відновлення контролю над поштовою скринькою. Вони існують так довго, що навряд чи хтось більше про них говорить, але вони потужні, як ніколи, щоб допомогти вам очистити папку "Вхідні".

1. Додайте крапки до своєї електронної адреси

У Gmail додавання періодів або крапок у чиюсь електронну адресу не впливає. Наприклад, якщо у вас є адреса, а хтось надсилає повідомлення або навіть, воно все одно до вас звернеться.

Якщо ваша поштова скринька безладна, ви можете використовувати це на свою користь.

Наприклад, ви можете сказати своїм друзям та родичам, щоб вони надсилали електронні листи за адресою "jonnsmith", а компаніям знайомі, що ви "john.smith". Таким чином, ви можете створити фільтр в Gmail, щоб автоматично розділяти два типи повідомлень, коли вони надходять.

Вам не потрібно нічого робити, щоб почати використовувати нову адресу (адреси), але вам доведеться встановити фільтри, якщо ви хочете, щоб повідомлення, надіслані одному з ваших псевдонімів, пропустили вхідні та перейшли безпосередньо до іншої папки.

Налаштуйте фільтр із цими кроками:

1. З піктограмою шестірні у верхньому правому куті перейдіть до Налаштування.
2. Виберіть Фільтри та заблоковані адреси.
3. Виберіть Створити новий фільтр (він знаходиться внизу).
4. У полі Кому введіть адресу Gmail із періодами.
5. Оберіть Створити фільтр.
6. На наступному екрані виберіть, куди потрібно відправляти вхідні повідомлення. Якщо ви хочете, щоб вхідні повідомлення за цією адресою переходили безпосередньо у вказану папку, виберіть два варіанти: а) Пропустіть папку "Вхідні" та б) застосуйте мітку (тоді виберіть потрібну мітку або створіть нову). Потрібно застосувати обидва фільтри, інакше нова пошта все одно потрапить у вашу поштову скриньку.
7. Натисніть Створити фільтр, щоб зберегти зміни.
8. Нарешті, якщо ви вже отримували повідомлення на цей псевдонім, ви можете додати опцію "Також застосувати фільтр до X відповідних розмов". Це негайно передає всю відповідну пошту в нову папку.

Наступна порада схожа на цю. Інші варіанти створення псевдонімів електронної пошти. Однак ця з крапками тонка, проте. Це добре використовувати з людьми, оскільки вони не можуть сказати, що ви збираєтеся фільтрувати повідомлення з них. Наступний варіант створення псевдонімів краще робити з роботами та автоматизованими процесами.

2. Фільтр автоматизованих повідомлень із псевдонімом «Знак плюс»

Другий трюк майже такий самий, як перший, але тут ви використовуєте знак плюс і слова перед символом @ для створення псевдонімів, а не періодів. Якщо ваша адреса, усі ці псевдоніми працюватимуть, не встановлюючи нічого особливого у ваших налаштуваннях:

Це чудовий трюк, який потрібно використовувати, коли ви підписуєтесь на новий веб-обліковий запис або додаток. Якщо ви зробите обліковий запис на, скажімо, веб-сайті JCrew, ви можете використовувати адресу як своє ім’я для входу. Ви отримуєте вигоду двома способами. По-перше, ви можете автоматично фільтрувати всю вашу пошту з JCrew в окрему папку. По-друге, якщо ваша електронна адреса коли-небудь просочиться або продається, ви зможете сказати, хто був джерелом.

Коли ви почнете використовувати нові адреси електронної пошти "+ word", не забудьте створити фільтри, виконуючи вказані вище дії.

3. Налаштуйте свою папку "Вхідні" одним клацанням миші

Остання порада - налаштувати те, що надходить у вашу поштову скриньку одним клацанням миші. Якщо ви не збираєтеся створювати цілу купу папок і фільтрів, це порада, яку варто використовувати.

Наведіть курсор на слово "Вхідні" ліворуч від вашого акаунта Gmail. Клацніть нижній бік трикутника, щоб відкрити меню. Ви побачите кілька варіантів, як налаштувати свою поштову скриньку:

• За замовчуванням
• Важливо перше
• Непрочитані спочатку
• Знявся першим
• Пріоритетна папка (яка поєднує в собі аспекти Важливого, Непрочитаного та Зірки, щоб спершу поставити найзначущіші повідомлення перед вашими очима).

Застосовуючи один із варіантів (крім стандартних), Gmail залишає верхню частину вхідних повідомлень для вибраного типу повідомлення. Це також дає вам перемикання, щоб ви могли згортати та розширювати повідомлення в різних розділах.

• 11 підказок щодо ефективнішого керування електронною поштою 11 Поради щодо ефективнішого керування електронною поштою
• Як вбити електронну пошту за допомогою правильного програмного забезпечення для управління проектами Як вбити електронну пошту за допомогою правильного програмного забезпечення для управління проектами
• Як створити резервну копію облікового запису електронної пошти та отримати доступ до неї в автономному режимі

Робіть те, що працює для вас

Ці функції Gmail особливо корисні людям, які хочуть краще керувати своїми поштовими скриньками, не створюючи нових адрес електронної пошти. Цілком прийнятно просто створювати більше електронних адрес і використовувати їх для різних цілей. Важливо робити те, що працює для вас, ніж дотримуватися певного «правильного шляху». Поки ви виберете метод, який ви можете дотримуватися, це допоможе вам зберегти здоровість у своїй папці "Вхідні".

Ви, звичайно, можете вирішити, що Gmail не для вас. У такому випадку ви повинні прочитати наш буквар про те, як вийти з Gmail і розпочати роботу з новим постачальником.