Сап бізнес один професійний огляд та рейтинг

SAP SE - поважний німецький виробник програмного забезпечення, який обслуговує в основному компанії Global 1000 і спеціалізується на передових базах даних, плануванні ресурсів підприємства (ERP) та фінансовому програмному забезпеченні, включаючи облік загальної книги. SAP ERP (раніше SAP R3) - це одне з найбільш широко впроваджених ERP-програм на світовому ринку, і він дотримується традиційного шляху впровадження, який зазвичай вимагає широкого налаштування, багаторічних шляхів впровадження та сотень тисяч доларів за консультаційні послуги.

Це означає, що в цьому огляді ми розглядаємо SAP Business One (який починається від 82 доларів США на місяць для розміщеного професійного видання); він представляє компанію, що пропонується для середніх підприємств. Ми перевіряємо його як із загального фінансового обліку, так і з точки зору ERP. Я перевірив версію: SAP Business One для власної бази даних HANA та аналітичної системи SAP; проте Business One також доступний у версії Microsoft SQL Server (якщо вам це зручніше). Однак, лише Business One для HANA пропонує багатовалютні можливості, тоді як версія Microsoft SQL Server призначена для використання виключно в США.

Більшість облікових записів МСП та ERP все ще застосовують модульний підхід, що дозволяє поєднувати фінансовий облік, управління взаємовідносинами з клієнтами, управління людськими ресурсами та складне управління запасами. SAP Business One Professional (який також доступний за 3145 доларів за локальну ліцензію користувача Professional) має міцне ядро ​​бухгалтерії, але інтегрує функціональність у всі ці інші сфери безперешкодно через декілька модулів (це означає, що ви можете придбати набагато більше, ніж ви насправді має намір використовувати), наприклад модуль адміністрування переваг (BA), детально описаний пізніше в огляді.

Ця особливість підвищує показник складності Business One, однак фокус програмного забезпечення на підтримці складних та дуже настроюваних вимог бізнесу та операцій робить його ще більш складним. Якщо ваш бізнес може отримати користь від цього рівня настроюваності, і ви не заперечуєте проти великої передової кривої навчання та впровадження, то SAP Business One дуже вартих зусиль. Підприємствам, які шукають щось більш просте і розроблене для хмари, буде краще підходити до вибору переможців вибору редакторів Intacct (з боку фінансового обліку) та NetSuite OneWorld (для всіх навколо ERP-систем).

Не думайте про це як про інформаційну панель

Я перевірив Business One, використовуючи підключення до віддаленого робочого столу (RDP) на сервері SAP, на якому працює версія HANA. Хоча цей тестовий обліковий запис підтримувався на власних серверах SAP, важливо зазначити, що я працював з локальною версією програмного забезпечення, встановленою на віртуальних серверах і розміщеною в хмарі. Версія SAP Business One Cloud - це інша тварина, розроблена спеціально для доступу лише до хмар, на основі браузера, на якому працює сервісний рівень, повністю керований SAP.

Це, мабуть, одна з причин, коли у мене виникли проблеми з доступом до мого тестового примірника за допомогою браузера. SAP стверджує, що він також доступний за допомогою веб-браузера Firefox, який на даний момент (і що дивно) єдиний підтримуваний веб-браузер. Це ніколи не працювало для мене, але SAP запевняє, що вони над цим працюють. Незалежно від того, як ви отримуєте доступ до системи, перший екран, який ви побачите, - приладна панель SAP "Кокпіт". Кокпіт є дуже настроюваним, відображає відповідні дані на рівні користувача та служить корисним порталом для навігації по системі в цілому.

Ця навігаційна система складається з трьох частин - стрічкової стрічки у верхній частині кабіни, вертикальної бічної панелі меню в лівій частині екрана та віджетів, що відображаються на панелі приладів. Верхня стрічка - це простий спосіб розбору записів. Наприклад, якщо ви знаходитесь у файлі замовлень на купівлю, на панелі інструментів є стрілки для переміщення вперед та назад.

Меню лівої бічної панелі може перенести вас до будь-якої транзакції, екрана введення даних або звіту в системі. Він поділяється на такі функціональні сфери, як Адміністрація, Фінансові, Продажі, Купівля, Можливості (по суті CRM) та інші, включаючи розділ з написом Звіти. Інвентаризація та нарахування заробітної плати також є в головному меню. Клацання по заголовку відкриває підрівні. Ви можете вводити або переглядати транзакції, або генерувати звіти, включаючи основні фінансові звіти. SAP Business One надає три з чотирьох основних фінансових звітів. Окремий Звіт про зміни нерозподіленого прибутку не є одним із звітів, але його досить просто створити в Microsoft Excel, якщо він насправді вам потрібен.

Кокпіт також пропонує ще один спосіб введення, доступу та звітування даних. Віджети на екрані є рухомими, а це означає, що ви можете додавати та видаляти їх залежно від індивідуальних потреб користувачів, і є значна кількість попередньо вбудованих віджетів. Ви також можете редагувати наявні віджети або створювати власну, що містить інформацію, необхідну для вашої конкретної посади. Наведення курсору на точку даних у віджеті відображає невеликий екран із більш детальною інформацією про цю точку даних. Це визначено у віджеті, і, як і більшість аспектів системи, можна редагувати та налаштовувати. В цілому, цей віджет у представленні даних є типовим для більших програм бухгалтерського обліку та ERP, і ви знайдете його в більшій частині конкуренції, включаючи навіть додатки, орієнтовані на хмару, такі як Intacct або NetSuite OneWorld. Ви можете створити нові віджети, скориставшись вибором Pervasive Analytics у меню бічної панелі.

Два віджети особливо помітні. Віджет загальної функції - це таблиця ярликів до операцій, які ви виконуєте найчастіше. Я вважав зручним способом налаштувати спеціальний набір ярликів для конкретної людини, хоча це також було б застосовано на рівні відомств. Ще один цінний віджет - Workbench. Workbench складається з усіх документів та звітів, що стосуються конкретного робочого процесу. У тестовій компанії, яку я створив для тестування, цей віджет був створений для Процесу продажів і, по суті, являв собою блок-схему потоку через весь процес, починаючи з генерування оцінки через систему дебіторської заборгованості. Поруч із піктограмою для підпроцесу є невеликий міхур зі стрілкою вниз і натискання на нього відкриває звіти, що відносяться до тієї частини робочого процесу. Передбачено чотири робочих місця: продаж, закупівля, товарно-матеріальний запас та фінансова інформація.

Є два інші засоби навігації, якими я часто користувався під час тестування. Коли відкриється вікно діаграми, клацання правою кнопкою миші або подвійне клацання по номеру рядка відображає всі деталі транзакції рядка. Часто є значно більше деталей даних, ніж ті, що показані у відкритому вікні. Деякі записи рядків також матимуть помаранчеву стрілку, що вказує на один або декілька елементів, показаних у рядку. Це вказує на те, що ви можете переглянути деталі даних. Наприклад, у звіті, що відображає товарний запас, натискання помаранчевої стрілки відображатиме опис, місцезнаходження та вартість предмета, а також номер на складі, або якщо товар знаходиться на замовленні.

Незалежно від вашої організаційної структури, система нумерації рахунків є досить гнучкою для управління нею. SAP Business One пропонує чотири сегменти облікових записів за замовчуванням (загальний рахунок, підрозділ, регіон та відділ), і ви можете визначити до 10 сегментів, щоб забезпечити більшу деталізацію облікового запису.

Для мого тестування бухгалтерського обліку в головній книзі я в першу чергу розглядав розділ «Загальна книга» загальної системи, але SAP Business One Professional має однаково потужні дебіторську та кредиторську заборгованість, заробітну плату, основні активи та інвентаризацію. Зокрема, інвентаризація - це система бухгалтерського обліку початкового рівня. Система інвентаризації Business One надає можливість використовувати різні методи калькулювання витрат на різні типи товарно-матеріальних цінностей, а також забезпечує введення катингу та BOM (рахунок матеріалів).

Мультивалютні можливості у версії програми HANA є надійними, і ви можете зберігати валютні підрозділи в інших географічних районах, перетворюючи в американську валюту при закритті періоду. Business One здійснює конверсію в реальному часі лише під час закриття періоду, але може імітувати наближення конверсії для звітів середнього періоду. Залежно від ваших потреб неможливість конвертації валюти в реальному часі в будь-який день або час може представляти проблему, хоча для більшості користувачів конвертація кінця періоду, що використовує оцінку дня закриття, буде достатньою.

Можеш йти?

Є і хороші, і погані новини для мобільних користувачів. Погана новина: на момент написання цього запису веб-версія SAP Business One Professional підтримує лише один браузер - Mozilla Firefox. Хороша новина полягає в тому, що Firefox доступний для операційних систем iOS, Android, Windows та Mac. Однак SAP все ще прасує цю можливість доступу. Під час тестування мені не вдалося отримати доступ до системи SAP Business One за допомогою Firefox навіть з мого ПК.

SAP обізнаний з цими проблемами, має ресурси, які потрібно принести, і знає цінність мобільного доступу та BYOD (принесіть власний пристрій), тому я мало сумніваюся в тому, що мобільний доступ за короткий час буде працювати і працювати. Однак я б радив, якщо ця функція важлива для вашого бізнесу, ви переконайтеся, що торговий посередник, з яким ви працюєте, може продемонструвати робочий доступ Firefox на ваших пристроях.

Переваги адміністрації

Ми детальніше ознайомилися з іншими, додатковими модулями та можливостями SAP Business One, ми почали вести облік, а потім перейшли до алфавіту до адміністрування переваг. Як і у всіх інших модулях надбудови, які ваш бізнес може включати в платформу SAP, модуль управління перевагами можна налаштувати для складних і детальних планів і пакетів вигод на підприємствах. Підкомпонент модуля управління mySAP HR, модуль BA інтегрований з модулем оплати праці SAP і спирається на гнучку рамку та автоматизовані робочі процеси для впорядкування управління персоналом.

Модуль розбивається на кілька основних компонентів. Для адміністраторів пільг SAP пропонує набір інструментів, що включає майстра реєстрації для налаштування користувальницьких планів та переваг для медичного, стоматологічного та зорового покриття. Він також включає інструмент перевірки придатності та інтегрується з основними постачальниками планів, щоб отримати детальну інформацію про покриття. Як і у програмному забезпеченні BA, такому як BambooHR та, а саме, модуль також включає функції звітування про переваги, щоб узагальнити та узагальнити дані про вигоди для співробітників та планів, а також можливість складати звіти про спеціальні вигоди.

Що стосується працівника, модуль BA містить портал самообслуговування співробітників, де користувачі можуть переглядати план та переваги виплат та вносити зміни до вибору переваг. Модуль не надто заглиблюється у вигідні премії та переваги, але він охоплює основні медичні плани, плани страхування, гнучкі витратні рахунки (FSA) та плани заощаджень, такі як 401 тис.

Досвід користувачів (UX) відповідає принципам дизайну SAP, а це означає, що він має дизайн старої школи, босоніжки, аналогічний дизайну Fairsail HRMS. Він пропонує глибоку детальну настройку за допомогою фірмових схем відображення та параметрів інфотип SAP. Модуль в цілому є цінним доповненням до організації ERP-можливостей все-в-одному, хоча його окреме значення та виконання БА - це далекий вигляд від можливостей, функціональності та інтуїтивного UX редакторів вибору зрілостей.

Гарні стосунки важливі

CRM є ключовим компонентом будь-якої сучасної організації збуту підприємств - настільки, що SAP вирішив не позначати свої функції CRM "CRM", а замість них "Можливості продажу". Клієнти (та потенційні клієнти) встановлюються в розділі Замовлення продажів системи, імпортовані з Microsoft Outlook, або вводяться через екран "Можливості продажу". Екран "Можливості продажу" дозволяє імпортувати існуючого клієнта або потенційного клієнта, натиснувши поле "Код ділових партнерів", де потім відобразиться список ділових партнерів. Інші поля цього запису дозволяють вам ввести можливість (тобто, які предмети чи послуги ви хочете викласти), передбачувану дату закриття та етап цього процесу продажу.

Етапи продажів беруться з таблиці, яку ви створюєте, яка здійснює поетапний процес продажу, починаючи від зустрічей та котирувань чи інших важливих етапів, і, сподіваємось, нарешті закінчується замовленням. Ви також вводите орієнтовний відсоток закриття на кожному етапі. Вам не доведеться проходити кожен етап із кожним потенційним результатом, але відсоток закриття використовується для прогнозування ймовірності фактичного отримання замовлення. Наскільки це корисно, багато в чому залежить від ваших власних оціночних показників, але підхід Business One, безумовно, цікавий.

Документація SAP Business One "To Go", яка є основним посібником користувача, детально викладає цей процес (та інші) і є документом, який потрібно прочитати для будь-якого бізнесу, що враховує програмну систему. Як і будь-яка CRM-програма, SAP Business One має можливість створювати та керувати кампаніями, головним чином, за допомогою майстра управління кампаніями, який я вважав простим у використанні. Також частиною процесу продажу є можливість створити та підтримувати договори на обслуговування, картки обладнання клієнтів та створювати дзвінки за обслуговування.

Сильне управління запасами

SAP Business One Professional, очевидно, добре керує широким спектром торгових організацій, але він також хороший в управлінні легким виробництвом та складуванням, хоча його здібності не надто ті, що спеціалізуються на цій вертикалі, наприклад, Epicor.

Інвентар SAP Business One Professional особливо добре підходить для ринку малих та середніх підприємств (МСП). Однак, хоча він має деякі функції, необхідні в ланцюзі виробничих запасів, він не забезпечує достатню кількість, щоб підтримувати справжню роботу в магазині. Тим не менш, навіть в межах модуля Інвентаризація система SAP Business One Professional має широкі можливості аналізу та прогнозування.

Модуль планування матеріальних ресурсів (MRP), якого не вистачає в декількох системах початкового рівня, таких як Саміт Кугар Маунтін-Деналі, дає змогу виконати неабияку кількість аналізу та прогнозування, і ці можливості потім посилюються в подальшому у функції інтелектуального прогнозу. Ця функція використовує "Потрійне експоненціальне згладжування" або "Лінійна регресія з затухаючою тенденцією та сезонною корекцією" для створення точних прогнозів ваших майбутніх потреб у продажах та запасах, при цьому додаток підбирає найбільш підходящий метод, враховуючи кількість та тип даних, які ви вводите. Цей результат прогнозу може бути використаний як вхід до майстра MRP, який проводить вас через процес введення параметрів, необхідних для генерування прогнозу на замовлення та інвентар, необхідний для їх виконання (тобто замовлення на придбання). Або, якщо ви використовуєте його з модулями виробництва, то на виробничих замовленнях, необхідних для виготовлення товарних запасів, які потім відповідають вимогам продажів. Ви можете встановити мінімальний та максимальний рівень запасів, а також виконати аналіз економічної кількості замовлень (EOQ), щоб підтримувати оптимальний рівень запасів для задоволення прогнозованих продажів, мінімізуючи загальні витрати та ймовірність наявності поза запасом.

Для витрат на ваш інвентар, SAP Business One Professional пропонує функціональність для всіх чотирьох основних методів калькуляції, включаючи функцію "Перший випуск" (FIFO), середню перехідну вартість, вартість стоянки та серійну / пакетну калькуляцію. Метод послідовного / пакетного калькуляції дозволяє призначити собівартість окремих предметів в інвентарі, яка по суті є специфічною вартістю предмета. Те, що ви не знайдете, - це підтримка методу Last-In First-Out (LIFO), але такий спосіб роботи не вийшов з ладу, тому навряд чи потрібні нові, менші операції.

Особливості інвентаризації в SAP Business One Professional орієнтовані навколо складу. Ви можете вказати склад як складський корабель, як контейнер для сміття або просто "склад". Однак, щойно зазначений як складське приміщення, кожен предмет повинен бути віднесений до кошика, хоча ви можете мати "загальний" контейнер, який може містити кілька різних елементів. Після встановлення складу з бункерами кожна транзакція (отримання, доставка, передача, замовлення виробництва чи придбання) повинна мати номер кошика, пов'язаний з цим. Номери кошика можуть бути кодованими штрих-кодом, і система може підтримувати Білл-матеріали (BoMs), комплектувати та вибирати списки, використовуючи ці призначення бін. Мікросхеми створюються та підтримуються у виробничому модулі, хоча запаси, продажі, закупівлі, MRP та виробництво всі тісно інтегровані, і ці функції протікають між модулями залежно від конкретного товару та транзакції, до якої користувач отримує доступ.

SAP Business One Professional не пропонує величезну кількість звітів із консервами, хоча вони містять звіти, які ви, швидше за все, використовуєте часто. Ви можете вказати, які ключові показники ефективності (KPI), пов’язані з інвентарем, ви хочете відображати на цільовій сторінці Інвентаря, що також корисно. Якщо вам потрібна спеціальна звітність, пам’ятайте, що двигуном звітності для більшості продуктів SAP, включаючи Business One Professional, є Crystal Reports, який насправді є продуктом SAP. Хоча це чудовий інструмент звітування, він не особливо простий у використанні. Тому, мабуть, хтось вдома або консультант розбирається в цьому додатку для звітування, мабуть, хороша ідея.

В цілому, як і в інших компонентах SAP Business One Professional, час від часу мені здалося, що модуль «Інвентаризація» трохи важкий у використанні. Деякі екрани даних можуть бути тупими та неінтуїтивними, і не завжди зрозуміло, що потрібно ввести в поле чи де знайти потрібні дані. Тим не менше, це компенсує дуже всеохоплюючу довідкову систему та чудову документацію для тих, хто бажає докласти зусиль.

Зверху і далі

SAP Business One пропонує всеосяжну і складну фінансову систему, яка також легко розширюється, щоб додати функції справжньої ERP-системи, включаючи модулі для виробництва, HR, CRM та MRP. Існує навіть можливість відстежувати проекти та виконувати прогнозну бізнес-аналітику, використовуючи розширені функції бази даних SAP HANA.

Мінусом усієї цієї можливості є те, що загальна система є досить складною. Дістатися до певної функції легко. Зазвичай існує декілька способів дістатися до певної транзакції чи звіту, а також декілька шарів деталізованого опису, що означає, що ви можете отримати стільки детальних, скільки бажають або потребують більшість користувачів. Порівняльна діаграма показує близько 150 стандартних звітів, хоча ця цифра є дещо оманливою. Як і у всіх доступних варіантів звіту, ви можете майже отримати будь-який тип звіту, який вам потрібен або потрібен.

Однак у багатьох випадках наявність усіх доступних варіантів звітів на декількох рівнях може зробити створення нестандартного звіту вагомим завданням. На щастя, експортувати звіт у Microsoft Excel дуже легко та маніпулювати ним. Також доступні Crystal Reports, і якщо у вас є хтось із вашого бізнесу, який має досвід роботи з цією програмою, можливо, буде легше створити деякі звіти з цим. Базова база даних як Microsoft SQL Server, так і HANA доступна через студійний диспетчер системи, що дозволяє формувати складні запити, а також генерувати екрани форм і створювати віджети.

Суть

Надмірна кількість багатств не є рідкістю в системах малого та середнього бізнесу, і SAP Business One страждає від цієї «хвороби», як і багато інших ERP-систем, включених у цю групу. І з усіма ними, рішення полягає в тому, щоб перейти до впровадження з чітким уявленням про те, яку роль відіграватимуть ваш персонал та торговельний посередник / партнер у встановленні та налаштуванні системи.

Нарешті, одним із найважливіших факторів при переході до такої системи, як SAP Business One, є усвідомлення того, що плавно вставати та працювати не буде швидко. З меншими програмами бухгалтерського обліку, такими як QuickBooks, та багатьма новішими середніми, хмарними системами бухгалтерського обліку, ви можете встановити систему самостійно або за допомогою свого бухгалтера за кілька днів і навчити когось користуватися нею лише за день-два. Не сподівайтеся, що так буде з SAP Business One або будь-якими іншими програмами середнього діапазону, протестованими в цій групі, особливо якщо вони побудовані на основі більш традиційних рамок у стилі ERP, таких як Open Systems Traverse.

Реально ви повинні планувати впровадження, конфігурацію та тестування на кілька тижнів. Ви також повинні отримати чітку пропозицію від свого партнера SAP або VAR щодо того, скільки ці послуги додадуть до загальної вартості системи. Щоб зрозуміти, що стосується використання та зміни програми, зверніться до YouTube. Є десятки демонстрацій та навчальних посібників, які повинні дати вам гідне уявлення про те, що ви можете очікувати.

SAP Business One є надійною системою, і з правильним торговим посередником / партнером буде відмінним вибором для багатьох малих і середніх підприємств. Майте на увазі, однак, ваш бізнес потребує як бухгалтерського, так і ІТ-досвіду, щоб дійсно продуктивно використовувати систему.