Огляд та оцінювання відкритих систем

Open Systems та її платформа Traverse financials можуть не бути «домашньою назвою» серед операторів малого та середнього бізнесу (SMB), але насправді це вже дуже давно. Заснована в 1976 р., Open Systems спочатку запропонувала систему обліку під ключ під керуванням «під ключ», написану на Business Basic. Протягом багатьох років компанія позбавила свого апаратного підрозділу і запропонувала оновлену версію програмного забезпечення бухгалтерського обліку за відкритими системами (OSAS), яку вона все ще пропонує для операційних систем (ОС), крім Windows, включаючи Linux, Mac OS X та Unix.

Перегляд "Відкритих систем", який ми переглядаємо тут (починається з 175 доларів США на місяць) - це модульна система обліку та планування ресурсів на базі Windows (ERP), загальний облік та система управління запасами, яка доступна в приміщенні або як пакет програмного забезпечення як послуга (SaaS). На відміну від багатьох інших систем обліку малих та середніх підприємств (МСП), Open Systems Traverse доступна не лише через торговельну мережу Open Systems, але й безпосередньо від постачальника. Тим не менш, хоча гнучкість його придбання та розгортання є винятковою, складність Open Systems Traverse на рівні маніпулювання даними дещо відстає від переможця вибору редакторів Intacct у цій групі.

Рухаючись навколо

Замість діаграми послідовності процесів або діаграми процесів, як, наприклад, те, що ви можете створити за допомогою Intacct або Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse використовує інтерфейс типу Windows File Explorer, з розширюваними функціональними категоріями, показаними на панелі, що займає ліву частину екрана. Настроюваний дисплей панелі інструментів займає більшість нерухомості, що залишилася на екрані. На лівій частині панелі, що нагадує провідник, розділено, в нижній частині відображаються піктограми папок файлів, позначені модулями програми, доступними в встановленій системі. Клацніть на одній із них, і програма розшириться до верхньої половини панелі, показуючи функції та звіти, доступні у цьому підголовнику. Ті ж частини загальної системи доступні через меню, що випадає на стрічці, що тягнеться горизонтально вгорі екрана.

Для отримання більш детальної деталізації натисніть на точку даних на графіці інформаційної панелі (наведення курсору показує деталі цієї точки даних). Подальші розробки доступні, але лише через більшість звітів.

Трохи заплутано

Щоб отримати повну цінність з будь-якої системи обліку чи ERP, навчання є обов'язковим. Хоча торговий посередник може встановлювати та робити початкову конфігурацію, більшість облікових записів МСП або ERP все ще є досить складними, щоб вимагати кваліфікованого службового персоналу (або відділу) для надання допомоги у щоденних завданнях, як-от налаштування індивідуальних екранів введення даних та звітів. Особливо це стосується Open Systems Traverse. При введенні даних транзакції зберігаються у відповідній таблиці транзакцій, поки пакет не буде розміщений. Існують різні таблиці транзакцій для різних типів транзакцій (A / R, A / P, G / L), і розуміння зв’язків між таблицями зберігання даних має вирішальне значення для правильної настройки екранів та звітів. Це тому, що як налаштування за замовчуванням Open Systems Traverse виконує пакетну, а не опублікування та обробку в режимі реального часу.

На щастя, Open Systems Traverse включає студію дизайну, інструмент для візуального адміністрування, який використовується для налаштування та налаштування форм та екранів. Це, можливо, ваш адміністратор систем Traverse, швидше за все, швидко засвоїть. Використовуючи Design Studio, адміністратор може створювати власні екрани для введення конкретних даних бізнес-процесів, а потім створювати індивідуалізовані звіти.

Занадто багато хорошої речі?

Як уже згадувалося раніше, Open Systems Traverse - одна з небагатьох бухгалтерських та обліку МСП та ERP-систем, які можна придбати безпосередньо у постачальника. Але, якщо у вас не дуже сильний відділ ІТ, який може тісно співпрацювати зі своїм бухгалтером, вам майже напевно буде краще мати справу з партнером Open Systems, який може допомогти вам швидко та ефективно налаштувати та встановити систему. Без такої допомоги, початкове розгортання, конфігурація та налаштування, і навіть багато щоденних операцій, є не лише складними, але й зайвими затратами часу та дорогими.

Там, де вам може знадобитися порада, є об'єднання правильних модулів для складання вашої системи. Доступні модулі відкритих систем Traverse включають CRM, основні засоби, управління складськими запасами та виробничі інвентаризації, серед багатьох інших. Вам знадобиться експертна допомога в плануванні бізнес-процесів вашої компанії та приведенні їх у відповідність до функцій, доступних у всіх цих модулях, не лише для того, щоб ви отримали те, що вам потрібно, але і щоб уникнути надмірності, перекриття та зайвих витрат.

Ви також хочете звернути увагу на те, що бачать ваші користувачі, особливо використовуючи хмарну версію, яку я протестував, оскільки це версія, яка найлегше доступна на різних мобільних пристроях. Я протестував мобільний доступ за допомогою браузера Chrome (той самий браузер, який я використовував на ПК протягом решти тестів) за допомогою планшетного ПК Android Lenovo, Apple iPad Air 2 та планшета Microsoft Surface 3 під керуванням Windows 10. Усі три дозволили мені Доступ та переміщення в програмі, але помітно простіше було на двох планшетах (iPad та Surface 3), які мали додаткові клавіатури разом із тачпадами. Я б напевно рекомендував мобільним користувачам мати додаткову клавіатуру або, можливо, мишу Bluetooth, якщо вони потребують доступу до системи Open Systems Traverse на ходу.

Деякі розумні звіти

Ще одне місце, де Open Systems Traverse показує свою зрілість, - це звітність; Open Systems перелічує понад 800 доступних звітів. На щастя, це не все для користувачів з головних книг, але для повністю вичерпаної ERP-системи. Але все-таки розглянутий я модуль загальної книги включав усі стандартні звіти, які ви могли побажати, єдиним помітним недоліком є ​​окрема звітність про нерозподілений прибуток. Однак із фільтрами звітів Open Systems Traverse та дизайнерською студією створення цього звіту - це проста робота; деякі обставини фактично вимагають окремої четвертої фінансової звітності.

Один звіт, який я помітив, - це робочий пробний баланс (іноді його називають скоригованим пробним балансом), що є досить рідкісним в наші дні (але він включений у видання бухгалтера QuickBooks Desktop Enterprise. Цей звіт використовується під час закриття періоду чи в кінці року, і складається з переліку невідрегульованих залишків рахунку, коригування закриття та коригуваних залишків рахунків. Робочий пробний баланс дуже легко створити в Microsoft Excel, але було приємно бачити, що він включений у наявні звіти.

Створення системи

Якщо ви вирішили еволюціонувати в Open Systems Traverse від середнього діапазону до повного ERP, тоді ви будете раді дізнатися, що це простий процес, який потрібно завершити. Але переконайтеся, що його набір функцій ERP відповідає вашим потребам бізнесу. Як і у багатьох розглянутих тут ERP-систем, Open Systems Traverse в деяких областях сильніше, ніж в інших. Незважаючи на те, що додатки можуть забезпечити розпродаж торгових точок (POS), роздрібний продаж і сервісний бізнес, а також функцію відправки та маршрутизації, найбільші переваги Open Systems Traverse полягають у розподілі та виробництві.

Однак кілька підсистем застосовні до широкого спектру видів бізнесу, включаючи управління відносинами з клієнтами (CRM) та управління основними активами. CRM - це звичайна, майже основна, ERP-функція, а Open Systems Traverse робить це добре. Окрім стандартної контактної інформації з клієнтами, яка розроблена в модулях продажів та дебіторської заборгованості, CRM Open Systems Traverse дозволяє взаємодіяти з Microsoft Outlook та Microsoft Office для розробки та відстеження продажних кампаній та матеріалів кампанії та електронних листів.

Більшість модулів у Open Systems Traverse дозволяють визначити власні поля, а CRM також підтримує цю можливість, тому ви можете додати власну діяльність та іншу інформацію, яку, на вашу думку, буде корисною, якщо пов’язана із записом клієнта. Ви також можете встановити зв'язки між контактами в одній організації, наприклад, наприклад, показуючи органічну діаграму зверху вниз. Це корисно, коли ви маєте справу з різними людьми в одній компанії за різними продуктами чи послугами, або для того, щоб відзначити належний контакт для конкретних проблем або заходів.

Продовження амортизації

Управління основними активами Open System Traverse не потрібно настільки загальноприйнятним, як CRM, але воно близько. Не кожному бізнесу потрібно відстежувати основні засоби, але у багатьох є активи, необхідні IRS, амортизуються протягом кількох років, а не просто звітуються як витрати при їх придбанні. Модуль «Фіксований актив» Open Systems Traverse робить це простим, оскільки він автоматично розраховує амортизацію певного активу, використовуючи будь-який встановлений метод амортизації. Він також містить до чотирьох наборів книг для ситуацій, коли звітність потрібно розраховувати по-різному. Наприклад, IRS може вимагати іншого методу амортизації від способу відображення активу у ваших книгах та фінансовій звітності. У цьому випадку ви могли б підтримувати два чи, можливо, три набори амортизаційних записів.

Модуль фіксованих активів має ряд інших корисних функцій. Можливість аналізу "Оренда проти покупки" є зручним прикладом, як і функції "Пробна амортизація", що дозволяють перевірити різні сценарії перед придбанням. Крім того, звіт про подання податкової звітності на кінець року відображає форму IRS 4562, що зручно. І хоча багато систем з фіксованим майном випускають амортизацію, оскільки вона дійсно не застосовується до амортизованих активів, Open Systems Traverse має калькулятор амортизації позики, який корисний для створення графіків амортизації таких речей, як позики та передплачені витрати.

Управління запасами

Переглянути ERP неможливо, не зауваживши, що фінансовий облік є великим шматком пирога. Наприклад, якщо говорити про можливості дистрибуції, ми не просто дивимось на одну програму, а, скоріше, це взаємопов’язана система дискретних функцій. Дистрибуція та виробництво дуже тісно пов'язані, наприклад, з запасами, введенням замовлень на продаж та закупівлями, не кажучи вже про важливу інтеграцію з модулями без бухгалтерського обліку, такими як управління складом та планування виробничих вимог (MRP).

Тісно пов'язане з цим всеохоплююча управління запасами, де Open Systems робить добру роботу. Це було мені зрозуміло, оскільки тестова система, яку я використовував для цього огляду, була налаштована на те, що Open Systems називає дистрибутивом. Це включає інвентар, кошторис матеріалів (BoM) з комплектуванням, управління складом та планування вимог на додаток до додатків із продажу та замовлення. Усі вони тісно інтегровані, але вони також доступні як окремі модулі додатків або в різних комбінаціях. Усі модулі підтримують багатовалютну операцію.

Модуль інвентаризації траверсу підтримує кілька складів, а предмети можуть існувати на кількох складах, якщо потрібно. Предмети також легко переносяться між складами, щоб зустріти раптові зрушення попиту. Трансфер на склад може включати вартість переказу при обчисленні вартості товару. Ви також можете відстежувати переміщення предметів на складі.

Траверс забезпечує підтримку всіх загальних методів калькуляції, включаючи кошики чи серіалізовані калькуляції, а також конкретні калькуляції товарів. Використовуючи модуль «Інвентар» для виконання замовлення, ви можете вказати альтернативні позиції, що підлягають відвантаженню, коли рівень запасів низький, припускаючи, що товари еквівалентні. Open Systems підтримує сканування мобільних пристроїв та штрих-кодів, але більшість можливостей у цій галузі розміщені в додатку «Замовлення продажів», де елементи можна сканувати або вводити в замовлення на продаж з пристрою. Підтримується також імпорт фізичних підрахунків, тому ви можете проводити підрахунок запасів або за допомогою робочих таблиць, згенерованих системою, або імпортуючи їх з електронної таблиці, якщо фізичні підрахунки запасів записуються за допомогою цього підходу. Екрани звітів про інвентаризацію мають чудову спроможність деталізованого опису, і хоча не існує надмірної кількості звітів про інвентаризацію, дані, які надаються, є релевантними та корисними.

Білла про матеріали (BoM) є досить стандартною і включає комплектування, щоб забезпечити більш детальний підхід, коли у вашому BoM є підзбори. Ви можете використовувати BoM для створення несеризованих елементів, які містять серіалізовані підрозділи та комплекти, та окремо відстежувати вартість компонентів, але призначати загальну ціну комплекту. Ви також можете створити партії для обробки запасів на основі класифікації ABC (де "А" елементи дають найкращий дохід, а "С" - найменш прибутковий). Траверсна інвентаризація також дозволяє задавати різні кольори попередження для рівнів запасів, щоб умови з низьким рівнем запасу та видимість були помітнішими.

Планування вимог проводиться в одному модулі, а не вимагає інтегрованого планування матеріальних вимог (MRP) та планування вимог до розповсюдження (DRP), як це звичайніше. Звіти про прогнозування є гнучкими, і ви можете демонструвати прогнозовані вимоги у форматах, що перебувають у пакетному або безвідковому форматі, та на різних екранах, таких як графіки чи таблиці. Прогнози виконуються за допомогою історичних даних і, здається, не такі вже й складні, як численні методи, доступні в SAP Business One Professional. Однак їх повинно вистачити для багатьох користувачів.

Багато в чому Traverse Inventory є досить загальним модулем додатків, навіть у тестованій нами конфігурації розповсюдження. Він має основні вимоги, і він повинен мати можливість повсякденній роботі більшості компаній. Є студія дизайну, яка дозволяє створювати власні звіти, а інвентар підтримує визначені користувачем поля для тих, хто потребує невеликого налаштування. Хоча існують більш вичерпні та вдосконалені модулі інвентаризації від інших постачальників ERP, такі як наш вибір редакторів Syspro та Acumatica, широкий вибір доступних модулів додатків відкритих систем робить його хорошим вибором для компанії, яка хоче побудувати систему, більш пристосовану. до її потреб.

Це все про продукт

Хоча деякі з ERP-систем, які я розглядав, такі як Epicor ERP та NetSuite OneWorld, включають можливості управління проектами (до та включаючи діаграми Ганта і визначення критичного шляху) як частину своїх позачергових ERP-можливостей, Open Systems Traverse зосереджується на управління виробництвом. Це звучить схоже, але на практиці це насправді більше на замовлення MRP. Ця функція пов'язує дані замовлень на продаж, а також інвентаризацію та нарахування заробітної плати, щоб ви могли визначити, що потрібно зробити для організації виконання замовлень на продаж. Управління виробництвом передбачає, що ви фактично виробляєте продані вами предмети (тобто виготовляєте), а не купуєте їх для розповсюдження. Кінцевий продукт - це виробниче замовлення, в якому детально описуються предмети та матеріали, необхідні з інвентарю, щоб скласти продукцію, зазначену в замовленнях на продаж. Якщо це відповідає вашому бізнес-процесу, то це чудово спроможний модуль. Це непогано спроможний, тому що дозволяє детально описувати під простим виробничим запасом, детально описуючи, що потрібно для заповнення замовлень на продаж (включаючи аналіз необхідних витрат на оплату праці, інструментарій тощо).

В цілому мені подобається Open System Traverse з точки зору ERP. Завдяки модульній орієнтації, її можна швидко налаштувати для пристосування для багатьох малих підприємств, які потребують функціональності корпоративного класу. Він може вмістити ті компанії з кількома місцями та дочірніми компаніями, і навіть підтримує потреби в мультивалюті. Відкриті системи Traverse доступні та не складні у використанні, як тільки ви знайдете її. Однак багато користувачів все одно захочуть співпрацювати з консультантом чи реселлером - принаймні, через початкову установку та конфігурацію - лише для того, щоб допомогти в налаштуванні системи. Програмне забезпечення отримало відмінний рейтинг у нашому огляді щодо його можливостей General Ledger, і воно зберігає таку ж оцінку з точки зору ERP.

Ціною на конкуренцію

Більшість постачальників відмовились давати нам конкретні ціни, але Open Systems дуже відкрито ставився до своїх. Open Systems Traverse включає в себе локальну вічну ліцензію, яка розраховується на основі кількості одночасних користувачів та програм, які купуються. Наприклад, покупка з п’ятьма користувачами з п'ятьма додатками становитиме 11 000 доларів плюс витрати на обслуговування, підтримку, навчання, впровадження та подібні витрати на додавання вартості. Хмарне ціноутворення складає 175 доларів на користувача на місяць, що включає підписку на Open Systems Traverse та віртуальне середовище Microsoft Azure, що працює на хмарних серверах системи.

Траверс має всі дзвіночки, які ви могли б захотіти в системі обліку МСП, і при необхідності може перетворитись на повну ERP. Як і в інших системах бухгалтерського обліку та ERP у цьому сегменті ринку, надання надзвичайної гнучкості також призводить до певної складності, особливо якщо мова йде про маніпулювання та налаштування даних. Але, маючи досвід та дизайнерську студію, Open Systems Traverse може бути налаштована під ваші операційні потреби та, як тільки буде повністю налаштована, пропонує потужне рішення, яке є власним у будь-якого конкурента.