Огляд та рейтинг планувальника Microsoft

Microsoft Planner розроблений як місце, де члени команди спільно керують та обговорюють роботу, використовуючи метод kanban. Щоб отримати Планувальник, потрібно підписатися на обліковий запис бізнес-класу Office 365. Через цю вимогу малоймовірно, що хтось, хто вже не є абонентом, вирішив би ним користуватися. Але якщо у вас є та використовуєте інші програми Microsoft, Планувальник легко зв’язується з рештою вашої роботи, будь то інформаційні бази даних, електронна пошта чи ваш календар.

Планувальник - це нормальне обслуговування, але не чудове. Основні переваги його використання пов'язані з тим, що він легко інтегрується з іншими програмами Office 365. На папері ця інтеграція звучить чудово. На практиці це підсилює. Ви можете отримати подібний досвід або краще, підключивши будь-яке найкраще додаток kanban - наприклад, Редакторський вибір Асани або інший високо оцінений додаток, як Volerro, Wrike або Leankit - до своєї електронної пошти, хмарного сховища, додатка для прийняття записів і т.д.

Ціноутворення та плани

Як згадувалося, щоб отримати Microsoft Planner, ви повинні мати обліковий запис Microsoft Office 365 бізнес-класу. Серед них, які включають Планувальник, є Business Essentials, Business Premium (але не той, який називається просто Business), та облікові записи підприємств. Business Essentials коштує 6 доларів на людину на місяць зі знижкою, якщо ви платите щороку. Business Premium коштує 15 доларів на людину на місяць, також зі знижкою на оплату щорічно. Пам’ятайте, що ці облікові записи містять цілу низку інших додатків та служб: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, а у випадку облікового запису Premium - усі основні програми Microsoft Office. З точки зору вартості, ви дійсно отримуєте багато за ціну.

При цьому є окремі інструменти для співпраці в стилі канбану, які можна придбати та почати використовувати негайно, незалежно від того, чи створено обліковий запис Microsoft, і вони продаються за різними цінами.

KanbanFlow - один з найменш дорогих варіантів. Платний план Преміум коштує 5 доларів на людину на місяць, або якщо ви віддаєте перевагу щорічно, 54 доларів на особу на рік. Volerro також має низьку ціну - всього 7, 99 дол. США на людину в місяць на свій рахунок ділових команд. Трелло, одне з найпопулярніших додатків канбану, стягує 119, 88 доларів на людину на рік, що еквівалентно 9, 99 долара на людину на місяць. Вибір редакторів Асани коштував 11, 99 дол. США на людину щомісяця, або 119, 88 дол. США на особу, якщо ви платите щороку.

На високому рівні ціновий діапазон - LeanKit і Zenkit. Збори Leankit стягуються десь від 228 доларів за особу на рік до 588 доларів за особу на рік, що еквівалентно 19 доларам США та 49 доларам США на місяць відповідно. Zenkit коштує 348 доларів на людину на рік, що еквівалентно 29 доларам на людину на місяць.

Багато з цих додатків також мають безкоштовний рівень обслуговування, який ви можете використовувати з деякими обмеженнями, хоча Microsoft Planner цього не робить.

Планувальник як Канбан

Планувальник працює як веб-додаток, хоча існують також завантажувані програми для Windows, iOS та Android.

Якщо ви не знайомі з kanban, класичний приклад, який допомагає пояснити, як працює kanban, - це стовпчики з написом Do, Doing та Done. Після встановлення цих стовпців ви кладете в них картки. Уявіть собі наліпки, розташовані в стовпцях на дошці. На кожній картці або наліпок на ній написано завдання. Картки починаються у стовпці "Робити". Люди мають покладені на них завдання. Коли правонаступник починає виконувати завдання, вона переміщує картку до стовпця Doing. Під час роботи над цим завданням вона може додати коментарі до клейкої записки про її прогрес. Її начальник також може написати коментарі на картці із завданням. Коли завдання виконано, правонаступник переміщує картку до стовпця Готово.

Вам не потрібно дотримуватися домовленості "Робити, робити", "Готово". Програми Kanban, включені Планувальник, дозволяють називати стовпці, як вам завгодно. Однак одна примітка: у Планувальнику стовпці називаються "відрами".

У Планувальнику до кожної картки можуть бути додані різні деталі, такі як заголовок (зазвичай назва завдання), опис, правонаступник, дата закінчення, вкладення файлів, коментарі інших співпрацівників, контрольний список та дата початку. Кожна картка в Планувальнику також має вибір, що випадає, на три етапи: Не розпочато (за замовчуванням), У процесі роботи та Завершено. Коли завдання закінчено, ви вибираєте варіант «Завершено», або можете просто встановити прапорець. Завершені картки зникають з виду, якщо ви не вирішите показати їх із параметра в самому дні кожного стовпця.

Я пояснюю цю настройку дуже докладно, тому що сталося щось несподіване, коли я тестував додаток. Коли я переміщував готові картки з одного відра / стовпчика в інший, вони повернулися до статусу Не розпочато. У своєму сценарії я назвав останній стовпець праворуч Виконаний, і хотів зберегти всі завершені завдання для перегляду. Але, як я вже говорив, коли я перетягнув картку з іншого стовпчика в той, він раптом позначив себе як Не розпочато. Якщо я потім поставив прапорець, щоб знову його позначити як повне, воно зовсім зникло з виду. Внизу стовпця я знайшов щось, на що міг натиснути, щоб показати мені виконані завдання. Коли я натиснув, щоб увімкнути цю опцію, мої картки знову з’явилися, перемкнулися на сірий колір і перекреслилися, як я спочатку сподівався і очікував. Тепер, коли я перетягую завершені картки у це відро, вони залишаються у статусі "Завершено", лише якщо я розміщую їх у самому дні колони серед інших елементів "Завершені".

У тому, як це працює, занадто багато місця для помилок. Завдання полягає в тому, щоб перейти від "Завершено" до "Не розпочато" лише тому, що ви перетягнете його в неправильну частину правильної пари. Така неправдива інформація може відкинути цілу команду. Проведена робота виявиться у звітах як не виконана і, можливо, також прострочена.

Багато інших аспектів Microsoft Planner працюють як слід, а деякі працюють краще, ніж очікувалося. Наприклад, коли ви відкриваєте карту, щоб побачити її повні реквізити та додати до них, з’являються прапорці, які запитують, чи хочете ви включити частину інформації у перегляд дошки картки. Коли я завантажую файли зображень на картки, мені подобається бачити ці зображення, оскільки вони зазвичай є хорошими візуальними нагадуваннями про вміст карти, хоча інші люди можуть вважати за краще заховати їх, щоб заощадити на екрані простір. Приємно мати варіант. У Trello та деяких інших програмах kanban, як правило, немає можливості включати або виключати деталі, які відображатимуться на картці у поданні Ради. Я навіть зіткнувся з одним додатком, KanbanFlow, який взагалі не відображав зображення, прикріплені до карток у вікні Ради.

Ще одна корисна функція, перегляд "Діаграми", відображає підсумок завдань, які не розпочаті, не виконані, прострочені та завершені. Цей погляд забезпечує розбиття завдань, що покладаються на кожного члена команди, та їх статусу.

Примхи та що не вистачає

Планувальник має більше кількох примх. Іноді мені знадобилося кілька хвилин, щоб зрозуміти, як виконувати дуже прості дії, такі як додавання Ради до мого списку обраних. В інших додатках потрібно трохи більше, ніж натискання на зірочку вгорі сторінки, тоді як у Планувальнику такої зірки не було; список обраних не був у Налаштуваннях (крім того, параметр Налаштування переходить до налаштувань для Office 365, а не для планувальника); і я не зміг цього зробити, перетягнувши піктограму проекту з поточного місця розташування до списку обраних, оскільки перетягування не підтримується на панелі меню. Врешті-решт я знайшов опцію "Додати до / видалити з вибраного" внизу меню, яке відкриється з еліпсису. Більшість інших виборів у цьому списку переносять вас до іншого додатка Office, тому мені все одно не має сенсу, чому серед цих варіантів є "Додати до / видалити з вибраного".

Немає пошукової панелі, кричущий упущення. Якщо вам потрібна певна картка із завданнями, єдиний спосіб це дізнатися - прокрутити Вашу дошку та полювати. Я також був здивований, що не знайшов жодного фільтруючого інструменту. Поширений приклад інструменту фільтрації - це той, який показує всі прострочені завдання, або всі завдання з певним тегом чи міткою, або всі завдання, призначені певній особі чи відділу, але все ж викладені на дошці kanban, як і раніше влаштував це.

У Планувальнику найближчими до інструментів фільтрації є варіанти одним клацанням для перегляду всіх завдань за правонаступником або за станом прогресу. Навіть це не справжні інструменти фільтрації. В обох випадках, коли Планувальник показує результати, заголовки стовпців змінюються. Іншими словами, якщо у вас були відра для отримання замовлення, оброблення замовлення, виконання замовлення, замовлення відправлено, всі вони зникають і замінюються або трьома станами планування (Не розпочато, Не завершено, Не завершено), ні іменами правонаступників. Хоча ви можете бачити всі завдання, присвоєні Клер, Марку та Івонни, ви втрачаєте контекст домовленості Ради.

Ще одне розчарування полягає в тому, що в Планувальнику немає жодних згадок @. Asana, Trello, Wrike та інші програми kanban мають їх. Використання символу @ перед чиїмсь іменем означає, що ви хочете попередити цю особу про ваші коментарі чи запитання. Багато програм для співпраці використовують їх, а не лише програми kanban. Особа, яку ви згадуєте, отримує сповіщення, як правило, із посиланням, яке сприймає їх право на відповідний коментар. Планувальник повинен їх справді мати. В іншому випадку співробітники можуть повернутися до електронної пошти, щоб обговорити роботу, і це, здається, суперечить цілому пункту програми для співпраці.

Ти також не знайдеш таймер у Планіровщику, хоча у Wrike та KanbanFlow їх є. Ви також не отримуєте плавців, тобто вигляд дошки, на якій горизонтальній лінії також надається значення так само, як і заголовок стовпця. Типовий вигляд плавця в додатку kaban може фільтрувати рядки за відповідачем або відповідальним відомством. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm та інші додатки мають їх.

Інтеграції

Інтеграція планувальника без особливих зусиль з іншими додатками Office - справжня перевага, але це також не слід перепродавати. Це правда, що ви можете дуже легко перетягувати файли з OneDrive для приєднання до карток або використовувати SharePoint аналогічним чином, але деякі ці можливості насправді не сильно відрізняються від підключення Асани до Google Drive або Dropbox або будь-якого іншого постачальника послуг онлайн-зберігання.

Більшість додатків kanban інтегруються з хмарним сховищем, і вони не потребують особливих налаштувань, крім їх автентифікації. Інші інтеграції часто можливі за допомогою часто використовуваних інструментів, таких як електронна пошта та календарі. Щоб отримати більш незрозумілі додатки або конкретні автоматизації між інтегрованими програмами, ви можете часто звертатися за допомогою до Zapier. Zapier - це сервіс, який створює для вас інтеграцію та автоматизацію між онлайн-сервісами та додатками, не вимагаючи від вас ніяких навичок програмування. Treplo, Asana, Wrike та кілька інших додатків kanban підтримуються Zapier. Microsoft Planner відсутній у мережі Zapier.

Інші можливості інтеграції в Планері були менш вражаючими, коли я насправді поставив їх на тест. Наприклад, я сподівався, що натискання кнопки з написом "Бесіда" відкриє дискусійний форум для цієї ради, і всі учасники будуть автоматично запрошені. Натомість мене перебили в Microsoft Outlook, де моїми параметрами було скласти нову електронну пошту для всіх у групі, додати вміст для всіх, хто може бачитись через SharePoint, завантажувати файли для обміну електронною поштою або підключати інші програми. Програми для співпраці ризикують втратити свою привабливість, якщо вони повернуть вас на електронну пошту чи будь-які старі інструменти, що не відповідали вашим потребам співпраці.

Обмежене використання

Для легкої співпраці та управління роботою, планувальник виконує роботу, але її не вистачає в кількох сферах. Не вистачає кількох речей, які я б вважав фундаментальними, такі як панель пошуку, фільтри та сповіщення для @ згадок, а також деякі функції, які я очікую лише у вдосконалених версіях інструментів kanban, таких як таймер завдань та плавні планки. Якщо вам потрібен потужний додаток kanban, я б рекомендував замість цього редакторський вибір Asana або інші додатки з найкращим рейтингом, Wrike, Volerro та Leankit. Якщо у вас вже є обліковий запис Office 365, який включає доступ до Планувальника, і ви ще не вирішили, чи вам навіть потрібен додаток kanban для співпраці, можете попросити його, але тільки якщо робота, якою вам потрібно керувати, досить легка .