Microsoft Dynamics 365 для фінансів та операцій, огляд та рейтинг ділових видань

Microsoft Dynamics 365 для фінансів та операцій, Business Edition (Dynamics 365), створена в листопаді 2016 року, приєднується до інших програм для планування корпоративних ресурсів Microsoft Dynamics (ERP), включаючи Dynamics GP та Dynamics NAV. Динаміка 365 орієнтована на малі та середні підприємства (МСП) та пропонується на моделі хмарного розгортання. Ціни починаються від 40 доларів за користувача на місяць, хоча кожен член команди (який визначений як користувач, якому потрібно лише спостерігати, але не вводити чи змінювати інформацію) платить лише 5 доларів на місяць. Як і у більшості систем, що орієнтуються на МСП та ERP, вам потрібно буде мати справу з партнером Microsoft, щоб отримати додаток. Через це ви дізнаєтесь про свою остаточну вартість лише після того, як партнер додасть свої витрати. Незважаючи на те, що Dynamics 365 є надійним продуктом, його нинішня відсутність заробітної плати, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та управління проектами (PM) підтримують це за нашими переможцями вибору редакторів Oracle NetSuite OneWorld та Syspro в нашому оглядовому огляді ERP.

Хороша посадка там

Microsoft надала мені повний, автономний тестовий екземпляр Dynamics 365, розміщений у хмарі Microsoft, як і будь-який інший клієнт. Система ініціювала цільову сторінку з плитками для найрізноманітніших інтегрованих хмарних додатків Microsoft, включаючи Microsoft Office 365 та кілька інших. Натиснувши на плитку "Dynamics 365", програма запускає програму.

Як і у ряді інших систем обліку МСП, які я розглянув, на цільовій сторінці є плитки, які відображають відкриті елементи та основні показники ефективності (KPI). Microsoft називає це "сигналами". У правій частині вікна також є діаграма, де ви можете вказати, які KPI, підказки нагадування та інформацію діаграми ви бажаєте відображати. З графіком пирога в моїй тестовій системі наведення курсору на фрагмент відображає фінансові дані, пов'язані з цим фрагментом. Клацання сегмента відображає клієнта, постачальника чи інший запис, пов’язаний із частиною графіки. Як і для інших елементів на цільовій сторінці, ви можете вибрати, які саме елементи потрібно стерти і змінити розмір будь-яких або всіх елементів, що відображаються. Також на цільовій сторінці розміщено короткий підсумок пробного балансу, корисну функцію, яку я оцінив. Можливості налаштування означають, що користувачі можуть по суті створити власні портали початкового посадки без великої або навіть будь-якої допомоги ІТ.

Ваш головний механізм навігації - це меню ліворуч від вікна посадки. Що там відображається, залежить від ролі, призначеної саме цьому користувачеві. Доступні ролі включають бухгалтера, адміністратора, бізнес-менеджера, менеджера проекту, діяльність з продажу, менеджер з продажу та зв’язків, процесор замовлення продажів та член команди. Як було сказано раніше, член команди може переглядати лише дані, а не вводити їх та редагувати.

Цей огляд я виконував у ролі бухгалтера. У цій ролі початкове ліве меню складалося з піктограм розширеного фінансування, схвалення, фінансів, дому, купівлі та продажу. Кожна піктограма супроводжується коротким описом доступних функцій. Наприклад, натиснувши значок Фінанси, ви перейдете до вікна, яке дозволяє збирати та здійснювати платежі, готувати виписки та узгоджувати банківські рахунки. Піктограма «Додаткові Фінанси» перенесе Вас до вікна, де Ви можете керувати бюджетами, аналізувати грошові потоки, виконувати функції основних засобів та обробляти аналіз продажів.

Ці меню покращуються стрічковими меню у верхній частині кожного екрану, де представлені різні підзадачі, які ви можете виконувати залежно від того, у якому вікні меню ви зараз перебуваєте. На відміну від деяких інших програм ERP та бухгалтерського обліку, які я переглянув, таких як QuickBooks Enterprise Рішення та Sage 300, Dynamics 365 не надають можливість навігації діаграми технологічного процесу. Тим не менш, це викладено досить інтуїтивно, що я швидко ознайомився з процесом навігації у додатку. Якщо вам потрібно перейти до певної функції та не знаєте, де вона знаходиться, то введення потрібної функції або звіт у вікні пошуку негайно відображає різні параметри, один з яких - приведе вас до потрібного місця.

Dynamics 365 має відповідні мобільні додатки для Android та iOS, і я протестував їх на планшеті iPad Air та Lenovo Yoga. Екрани, здається, ідентичні версії для ПК, хоч і дещо укорочені через менший розмір екрана дисплея планшета, але все ще чудово розроблені в рамках цих обмежень.

Міцна структура структури рахунків Dynamics 365 може містити до 35 символів, 20 як фактичний номер рахунку, а решта як щось, що Microsoft називає "розмірами". Ці параметри можна використовувати для розмежування таких речей, як відділи та функції, дещо схожих на спеціальні поля в бухгалтерських системах інших постачальників.

Звіти багаті та легкі для доступу. Dynamics 365 має стандартні фінансові звіти, включаючи підсумки та детальну інформацію про загальні книги, пробні баланси, робочий пробний баланс та стандартну фінансову звітність балансу, звіту про прибутки та грошових потоків. Приємним побічним ефектом тісної інтеграції з рештою пакетами Microsoft Office та Office 365 є те, що створювати власні звіти досить просто за допомогою інструментів, які ви, ймовірно, вже знаєте.

Dynamics 365 також має відмінні можливості графіки та графіків. Вони значно покращуються, дозволяючи легко включати додаткові діаграми та графіку від Microsoft Excel та ще більш складні візуалізації даних від Microsoft Power BI. Однак Microsoft Power BI не був активним у моїй системі огляду, тому я не перевіряв цю можливість безпосередньо, хоча функція "Імпорт з Microsoft Excel" працювала добре.

Суцільні продажу та закупівлі

Можливості продажів та закупівель Dynamics 365 є досить стандартними, за винятком однієї позиції. З боку основної функціональності ви можете створювати котирування та кошториси та перетворювати їх у рахунки-фактури. Ви також можете легко створювати замовлення на купівлю. І продажі, і закупівлі тісно пов'язані з товарно-матеріальними запасами, тому легко визначити, чи є у вас достатній запас для заповнення замовлення, чи вам доведеться переупорядкувати деякі чи всі замовлення та оформити замовлення на купівлю, щоб відновити інвентар. Однак Dynamics 365 не є власною системою управління запасами, оскільки вона не підтримує декілька складів, штрихового кодування або подібні функції, які ви очікували б у цій категорії.

Особливістю видатного шару є Microsoft Dynamic 365 для фінансових можливостей створювати котирування продажів і навіть рахунки-фактури безпосередньо всередині електронної пошти Microsoft Outlook і негайно відображати пропозицію чи рахунок-фактуру в Dynamics 365. Це результат дуже тісної інтеграції з Microsoft Office 365, і легко виправдовує отримання Microsoft Office 365, якщо ви ще не підписалися. Якщо в Microsoft Outlook 365 є кнопка із піктограмою Financials. Клацання цієї піктограми відкриває запис клієнта, і ви можете створити кошторис або рахунок-фактуру безпосередньо в Dynamics 365; він додається до електронної відповіді, надісланої клієнту. У більшості інших систем бухгалтерського обліку вам доведеться створити документ всередині облікової системи, зберегти його як якийсь документ та приєднати його до електронного листа.

Не зовсім PM

Окрім продажів, закупівель та товарних запасів, Dynamics 365 пропонує те, що Microsoft називає управління проектами. Але якщо ви очікуєте справжнього інструмента PM, який підтримує такі функції, як метод критичного шляху (CPM), графік методики огляду програми (PERT), мінімум / максимум розподілу ресурсів або діаграми Ганта, тоді ви будете розчаровані. Ця функція може бути більш точно названа управлінням роботою або калькуляцією вакансій. Для його використання ви створюєте Job Cards, а потім створюєте завдання та тарифи на них, а також час планування та бюджет. Після цього ви можете застосувати ресурси до завдання.

Хоча в можливостях ПМ Dynamics 365 не включені діаграми Ганта, ви все одно можете встановити основні етапи та визначити, наскільки робота відповідає їм. Ви також можете ввести картки часу та розподілити ці витрати на картки часу на проект або роботу. Для багатьох малих та середніх підприємств (SMB) такий підхід буде працювати досить добре. Але якщо вам потрібна більша глибина, вам доведеться вести Microsoft Project (компанія пропонує хмарну версію) або якийсь сторонній інструмент PM.

Основні засоби - це приємне доповнення

Це не все так зазвичай, щоб знайти можливості фіксованого активу в ERP або бухгалтерській системі, орієнтованій на верстви ринку МСП. Однак, навіть коли такий доступний, часто це додаткові витрати, необов'язковий модуль. Dynamics 365 включає в себе функцію Fixed Asset як частину базового пакету, що є приємним дотиком. Активи вводяться в систему на Картках активів, що містять опис активу, вартість придбання та дату та бажаний метод амортизації.

Dynamics 365 має стандартні методи амортизації, включаючи пряму лінію, зменшення балансу та амортизацію, обчислену з використанням піврічної конвенції. Ви також можете вказати власний метод амортизації. Незважаючи на те, що фіксовані активи в Dynamics 365 не є настільки вичерпними, як ті у багатьох самостійних модулів фіксованого активу, доступних для модульних ERP-систем, таких як SAP Business One Professional, це повинно бути задовільним для більшості призначених клієнтів Dynamics 365.

Інвентар трохи обмежений

Меню інвентаризації Dynamics 365 являє собою досить загальну підсистему управління запасами. Однак це виглядає добре; у тестовій системі, яку я переглядав, кожен товарний запас спарювався із фотографією цього предмета. Це приємний штрих, і це дозволяє візуально перевірити, що ви працюєте з правильним елементом.

З іншого боку, у Dynamics 365 існує лише один метод калькуляції витрат на запаси, а саме: First-In First-Out (FIFO). Це, мабуть, не стане перешкодою для багатьох потенційних користувачів, і представник Microsoft підтвердив мені, що компанія вважає, що FIFO достатньо для своїх призначених клієнтів. Але я хотів би, щоб і метод принаймні зваженої середньої вартості був включений. Microsoft перебуває в процесі додавання Kitting (створення підскладок), хоча це ще не є функцією у розглянутій вами версії програмного забезпечення.

В цілому, після тестування цього початкового випуску Dynamics 365, я думаю, що все, що було доступно, було зроблено чудово. Однак додаток дуже працює. На той момент, коли я тестував це програмне забезпечення, воно було доступне лише у США та Канаді, тому, якщо ви ведете бізнес в інших регіонах світу, то спершу слід звернутися до Microsoft. Тим не менш, Dynamics 365 здається гарним пристосуванням для компаній, які прагнуть перейти від більш бухгалтерської системи початкового рівня, наприклад, FreshBooks. Це дуже масштабовано і, сподіваємось, отримає деякі додаткові можливості, які пропонують багато його конкурентів із середнього ринку, особливо платну платню та більш всебічну можливість управління запасами.