Огляд та рейтинг витрат

ExpensePath визначає, що багато хто з гравців у нашому {ZIFFARTICLE id = "340113"}} відстеженні витрат Команда націлена на, а саме просте у використанні рішення з хорошою настройкою за ціною, привабливою для малого та середнього бізнесу (SMB). Платформа пропонує мобільним працівникам інтуїтивний інтерфейс користувача (UI) разом з простим процесом подання звітів про витрати. Загалом, ExpensePath (з базовою ціною 9 доларів на користувача) пропонує повний набір функцій, включаючи інструменти "в кінці до кінця" та оптичне розпізнавання символів (OCR), але той, який опускається дещо нижче стандарту вибору редакторів Certify та Rydoo. Однак його прості функції мобільного подання можуть задовольнити потреби деяких фінансових менеджерів без шкоди для точності.

Ціноутворення та плани

ExpensePath встановлює початковий рахунок безкоштовно та забезпечує безкоштовні випробування для клієнтів, які зазвичай працюють близько місяця. 30-денний період забезпечує розумне розуміння того, як продукт працюватиме для користувачів, фінансового департаменту та компанії.

ExpensePath пропонує гнучкі ціни, які можуть працювати добре для меншої компанії. Щомісяця він перевіряє кількість користувачів та кількість використання (іншими словами, звіти про витрати, створені протягом місяця), а потім стягує з клієнта нижчу з цих двох сум. Ціноутворення починається з 8 або 9 доларів на кожного користувача на місяць, а потім знижується до 5 доларів на кожного користувача на місяць, залежно від кількості користувачів; Ціни на використання також змінюються. Це дозволяє ExpensePath конкурувати безпосередньо з недорогими рішеннями, такими як Rydoo, і ставить набагато нижче таких орієнтованих на підприємство гравців, як Concur Expense.

Наприклад, якщо у замовника є 15 користувачів, зазвичай це буде 135 доларів за 9 доларів на кожного користувача. Але якщо у SMB створено 10 або менше звітів про витрати в цьому місяці, то на них замість них стягується 80 доларів, що є єдиною ставкою за менше 10 звітів. Якщо SMB створили більше 10, їм нараховують 135 доларів, а не 150 доларів, що є єдиною ставкою для наступного рівня за 10 до 20 звітів. Ця модель ціноутворення чудово підходить для клієнтів, оскільки запобігає переплаті на основі використання або оплаті користувачам, які лише кілька разів на рік подають звіти.

Різання до Погоні

Інтерфейси веб-панелі та мобільних додатків ExpensePath є продуманими та доповнюють різні процеси один одного. Вони не є переробленими, і обидва чітко розташовують піктограми задач у логічному порядку. Дизайн та візуальне відчуття поточного веб-сайту менш сучасні, ніж Abacus або Rydoo, але все ж кліщ кращий, ніж ті, які ви знайдете для Expensify; за словами представників компанії, сайт має бути перероблений до кінця 2018 року.

Заголовок у веб-інтерфейсі містить спадні панелі для панелі інструментів, звітів про витрати, конфігурації, обліку та звітності та моїх витрат. Інформаційна панель адміністратора просто дає кількість користувачів (кожного з яких можна розширити), кількість звітів про витрати, для виконання яких необхідні дії, та перелік пунктів дій. Звіти про витрати передбачувано показують або очікувані, або всі звіти.

У спадному меню Конфігурація починається важкий підйом для адміністратора. Тут ви звертаєтесь до всіх профілів компанії до кодів проектів, включаючи профілі користувачів та груп користувачів, профілі відділів, універсальну політику витрат, політику категорій витрат та політику відділу.

Бухгалтерський облік також вагомий. Тут ви вибираєте, чи потрібно експортувати свої дані в програми Intuit QuickBooks, Intacct Online або Oracle NetSuite. Ви також можете експортувати відшкодування та затверджені звіти у форматі CSV. Крім того, ExpensePath працює з акаунтами American Express, MasterCard та Visa. Ви можете імпортувати дані з цих карток за допомогою прямого каналу банку, окремих посилань на карту чи завантаження файлів. Особливості звітності рівні Certify та не такі всеохоплюючі, як Concur Expense. Він викладається, як ви могли очікувати, організованим користувачем, кодом проекту, категорією чи тенденцією.

Мобільні додатки доступні для iPhone та Android. Співробітники можуть фіксувати зображення квитанцій, створювати, редагувати та подавати звіти про витрати безпосередньо зі свого пристрою або з веб-інтерфейсу на їх повній системі. Менеджери автоматично повідомляються електронною поштою про звіти, які потребують перегляду, і вони можуть затвердити або заборонити їх зі свого телефону, не завантажуючи мобільний додаток.

Вихід в Інтернет

ExpensePath зробив початкову настройку на тестовому рахунку, призначивши мене адміністратором. Клієнти борту ExpensePath встановлюють кожен новий рахунок клієнта з даними, що надходять із фінансів клієнтів. Після цього я додав свій тестер як користувач, щоб перевірити можливості мобільного додатка.

Як адміністратор, я скористався універсальною політикою витрат, додавши новий ліміт для відділу продажів і змінив віковий ліміт подання звітів з 30 днів до 15 днів. Мені сподобалась гнучкість у налаштуваннях та процедурах налаштування правил, оскільки не всі співробітники створені рівними.

Руки

Визначення простоти використання для відстеження витрат продуктів - це щонайменше дворазовий процес. Я розглянув це з точки зору фінансового відділу та менеджера, а також з точки зору працівника або представника звітів про витрати.

Увійшовши як адміністратор, я перейшов у спадне меню конфігурації. У розділі "Налаштування компанії" я призначив валюту за замовчуванням, ставку автоматичного відшкодування, встановив прапорець, за допомогою якого менеджери повинні коментувати затвердження чи несхвалення звіту та інше поле, яке вимагає відправлення електронного листа нам, як адміністратору, коли звіт готовий. для розгляду та затвердження. Мені сподобалось, що є також можливість вимагати попередньої авторизації великих витрат, таких як авіапереліт, готелі та прокат автомобілів, варіант, який Rydoo також надав, але він не був доступний в Абакусі. Інші конфігурації та завдання з огляду та затвердження звітів просто пройшли так само гладко.

Як користувач, я зрозумів, що нашу політику витрат легко отримати за допомогою випадаючого меню у верхній правій частині веб-інтерфейсу. Це полегшує працівнику дотримання норм та подання звітів, які будуть затверджені швидко, економлячи час кожного. Жоден з інших продуктів не оглянув відповідність, де користувачі могли бачити свої обмеження з першого погляду.

Нещодавно оновлений мобільний додаток (я завантажив версію Android) теж легко домовлявся. Екран відкриття дав нам можливість складати звіти, створити запис про витрати (те, що додаток називає "неприєднані витрати"), знайти раніше сфотографувану квитанцію в галереї квитанцій або створити швидку квитанцію. Останнє дозволяє швидко сфотографувати квитанцію; пізніше ви можете створити запис і прикласти до нього фотографію. Складання звіту було настільки ж простим, як надання йому назви, додавання витрат, які ви ввели, а потім подання.

Немає OCR

З іншого боку, ExpensePath не має можливостей OCR, які б могли розпізнавати інформацію, як-от ціни та дати на зображенні; Ви повинні ввести всю свою інформацію вручну. Це досить вагомий недолік, враховуючи, що багато конкурентів, включаючи вибір редакторів Certify та Rydoo, роблять OCR захопленням центральною частиною процесу збору витрат. Повідомлення електронною поштою про те, що звіт готовий до розгляду нашої адміністрації, надійшло як очікувалося.

Загалом, ExpensePath - це рішення для відстеження витрат SaaS за прийнятними цінами, яке повинно бути зроблено для більшості SMB, якщо ви не заперечуєте проти введення даних вручну. Його прості у користуванні функції налаштування дають людям-фінансистам та працівникам достатньо місця для коригування параметрів відповідно до індивідуальних ситуацій та політики компанії, забезпечення відповідності та полегшення аудитів із включеними корисними кодами GL. Хоча вибір редакторів сертифікований і Rydoo пропонують більшу функціональність з трохи більшою грохотою за ваш долар, ExpensePath - це рішення, яке варто варто розглянути.