Перегляд та оцінка контракту

ContractSafe - це надійне рішення для управління контрактами з хорошим набором функцій та широкою кількістю варіантів ціноутворення. Як і декілька інших гравців цієї групи, ContractSafe відмовляється від створення авторів і замість цього зосереджується на зберіганні та обміні контрактами, пошуку та звітності, безпеці та оповіщеннях. Цей інструмент орієнтований більше на цільове використання управління, а не на повне управління життєвим циклом, саме тому він передбачає створення авторських прав, а також широкі налаштування. З цієї причини він дещо відстає від наших переможців вибору редакторів, Agiloft та Updraft.

Ціноутворення та плани

ContractSafe починається з 99 доларів на місяць для плану підприємця, який дає вам 100 контрактів та доступ до пошуку контрактів з автоматичним оптичним розпізнаванням символів (OCR). План Підприємця також забезпечує безпеку за замовчуванням, роль користувачів та управління дозволами та можливість надсилати документи електронною поштою безпосередньо на платформу. Усі плани також мають безкоштовну пробну версію, необмежену кількість користувачів та нагадування про дату. У компанії є ще чотири плани, які пропонують більшу контрактну спроможність та більш високу функціональність преміум:

Основний план: 299 доларів на місяць за 500 контрактів. Цей план включає базовий набір функцій, а також спеціальні типи документів, відстеження змін та можливість зберігання необмежених пов'язаних документів.

Стандартний план: $ 499 за 1000 контрактів. Додаткові функції включають односторонню інтеграцію DocuSign, аудиторські стежки, спеціальні поля та шаблони.

Професійний план: $ 699 за 2500 контрактів. Цей план також постачається з віртуальним доступом до кімнати даних, єдиним входом (SSO), інтеграцією Active Directory (AD) та двосторонньою інтеграцією DocuSign. На даний момент DocuSign є єдиним підтримуваним електронним знаком, але компанія заявила, що працює над додатковими інтеграціями.

План підприємства: 899 доларів за 5000 контрактів. План Enterprise також включає інтеграцію з Salesforce. Компанія пропонує спеціальні ціни для підприємств, яким потрібно понад 5000 контрактів.

• План Enterprise + : нещодавнє доповнення, яке є таким самим, як план Enterprise, але складає 25 000 контрактів за 1299 доларів на місяць.

Управління життєвим циклом контракту

ContractSafe забезпечує прості речі. Платформа не включає створення контрактів або багаті можливості створення та редагування таких інструментів, як Concord та Updraft, а також користувальницький інтерфейс (UI) не можна безмежно настроювати, як Agiloft. Не існує також розширеного співробітництва та управління завданнями або автоматизації робочого процесу затвердження. Що ви отримуєте - це простий досвід користувача (UX), який є легким для навігації та пошуку за допомогою спеціальних фільтрів та тегів. Ви також отримуєте всі відповідні дані, документи, терміни та сповіщення, необхідні для кожного контракту в системі.

Коли ви ввійдете в інформаційну панель ContractSafe, вона перенесе вас безпосередньо до основного сховища контрактів. Замість того, щоб заплутати масив вкладок і меню, що ви отримуєте з управлінням купівельним життєвим циклом контракту, все, що ви бачите в ContractSafe, - це ваш сортований список контрактів та універсальна панель пошуку. Всі теги, шаблони та мітки в системі налаштовуються, тому для кожного договору ви побачите тип договору, назву та будь-яку грошову вартість, контрагенти та дати, пов’язані з контрактом.

Інтерфейс користувача розроблений аналогічно Concord та ContractWorks, але він ще більш зосереджений. Немає вкладок чи варіантів, щоб перевезти вас до інших областей платформи. Все, що ви отримуєте, - це кнопки для додавання контрактів, контрактів на друк чи експорт та переходу до перегляду календаря, де відображаються майбутні дати контракту. Вбудованої звітності чи аналітики не так вже й багато, тому вам потрібно експортувати дані контрактів у вигляді файлу CSV або Microsoft Excel до сторонньої програми, якщо ви хочете запускати будь-які детальні звіти про неї.

Найсучасніші області головної панелі інструментів - це панель пошуку та параметри фільтра. Якщо натиснути піктограму фільтра у верхній лівій частині, ви можете виконати більш розширений пошук. Ви можете шукати за вартістю контракту, датою підписання, термінами дії, компаніями, сторонами, тегами, типами, спеціальними полями тощо.

Усі спеціальні теги, типи та поля налаштовані на вкладці Налаштування у верхньому правому куті. Параметри "Спеціальні поля та шаблони" та "Типи контрактів" дають вам просте спливаюче вікно, щоб додати стільки власних параметрів і категорій для управління та тегування контрактів, скільки вам потрібно. Структура пошуку та тегів ContractSafe найбільше схожа на структуру ContractWorks та Hound Contract за своєю простою настройкою. Це одна з найпростіших функцій категоризації та управління контрактами, яку ми протестували.

Меню «Налаштування» також дозволяє кожному користувачеві налаштувати свою інформаційну панель і налаштувати, які поля вони хочуть відображати у своєму сховищі. Тут ви також знайдете свою спеціалізовану адресу електронної пошти для контрактів електронної пошти безпосередньо в ContractSafe, параметри оновлення свого плану, і де ви можете налаштувати двофакторну автентифікацію (2FA), інтеграцію SSO та DocuSign, якщо ви підписалися на облік цих функцій. Найголовніше для ІТ-адміністраторів чи керівників юридичних підрозділів, які здійснюють нагляд за процесом управління контрактами, саме тут ви можете запросити користувачів на платформу та керувати ролями та дозволами. Користувачам можна надати повний доступ, доступ лише для читання або налаштовані дозволи на основі конкретних типів контрактів та тегів, які допоможуть визначити, що можуть бачити різні підрозділи.

Для тестування платформи я додав основні типи контрактів та теги для сортування контрактів у різних відділах та використаннях, а потім завантажив у систему кілька зразкових контрактів. Ви можете завантажувати контракти, вибираючи файли або перетягуючи документи в систему, а також надсилаючи електронні договори в.

Додаючи свій тестовий контракт PCMag, ContractSafe надав мені різноманітні варіанти категоризації та пов'язані з ними інформаційні поля. Спочатку я встановлюю тип контракту (зі списку доступних варіантів, або ви можете створити новий тип безпосередньо зі сторінки договору). Я міг би пов’язати контракт із конкретним рахунком, якби хотів. Я також зміг встановити вартість контракту. Ви також встановлюєте прапорці, чи є договір діючим чи ні, і чи були внесені зміни до договору. Ви також можете додавати теги для пошуку. ContractSafe також дозволяє пов'язувати пов'язані документи з контрактом, або завантажуючи інший документ, або пов’язуючи контракт з іншим файлом у системі.

Прокручуючи вниз, існує ряд інших вкладок деталей, які ви можете встановити для кожного контракту. У розділі "Дати / нагадування" я додав дату чинності та дату припинення дії свого контракту. Ви також можете додати будь-які інші ключові дати, які ви хочете відстежувати, а також нагадування. Ви можете встановити автоматизовані нагадування електронної пошти, відстежувати автоматичне поновлення договорів із нагадуванням нагадування, а також встановлювати періодичні дати платежів та інші параметри контракту, які можна переглянути у майбутньому календарі дат на панелі приладів.

Нижче наведено ще кілька розділів про деталі контракту. Вкладка Сторони дозволяє додавати реквізити компанії та контрагента із пов’язаною контактною інформацією. Вкладка Спеціальні поля - це ще одна область, в якій для налаштування користувацьких полів та шаблонів ви можете пов’язати будь-який контракт. Найбільш унікальний розділ - це вкладка Юридичні, яка пропонує ряд більш глибоких полів для вашої юридичної команди. Поля включають номери форм, положення законів, юрисдикцій, арбітраж та положення про конфіденційність та інші параметри, які можна пов’язати з контрактом.

Нарешті, є розділ Примітки, де ви можете додати будь-яку додаткову інформацію. Також є розділ «Переглянути документ», який насправді може ознайомитися з вашим контрактом. Рядок пошуку в програмі перегляду контрактів запускає автоматичний OCR для ключових слів і пошукових термінів не тільки в базі даних, але і в самих контрактних документах. ContractSafe не пропонує жодних можливостей створення або редагування контрактів, тому все, що ви можете зробити зі своїми контрактами в системі, - це перегляд та пошук їх. Загалом, досвід зберігання та управління контрактами має найбільше спільного з ContractWorks, хоча ContractSafe спрощує цей досвід ще більше. Існує функція відстеження аудиту та зміни змін, але не на ступінь більш глибокого контролю версій та можливостей співпраці за контрактами, які ви отримуєте в Agiloft, Concord або Coupa.

Безперервне, безпечне зберігання за контрактом

ContractSafe не намагається керувати цілим життєвим циклом створення, перегляду та управління контрактом. Платформа орієнтована на те, щоб зробити просте зберігання та відстеження контрактів простим та безпечним, із великим пошуком і настроюваною категоризацією, і це робиться. Функції безпеки, пропоновані на всіх рівнях плану, є великими, включаючи центри обробки даних, сертифіковані ISO 27001 та PCI DSS, 256-бітне шифрування AES, автоматичне відмовлення, резервне резервне копіювання, плюс вторгнення, зловмисне програмне забезпечення та виявлення вірусів, а також тестування вразливості та проникнення.

Для підприємств, які шукають цілісну платформу управління життєвим циклом контрактів, такі інструменти, як Concord, Contract Advantage та редакторський вибір Agiloft надають вам можливість динамічного створення та редагування контрактів, натурного багатостороннього співробітництва та перегляду з контролем версій, а також вдосконалена автоматизація робочого процесу та всебічна вбудована звітність та аналітика. Однак якщо ваші потреби більш цілеспрямовані і ці дзвінки зайві порівняно з простою, надійною та легко налаштованою платформою управління документами для всіх типів договорів, то ContractSafe може бути ідеально підходить для вашої організації.