Огляд і рейтинг Abacus

Програма для відстеження твердих витрат забезпечує можливість впоратися з декількома завданнями. Тим більше, коли його рентабельність інвестицій (ROI) залежить від командних проектів та клієнтів; у такому випадку йому необхідно допомогти департаменту фінансів компанії та менеджерам багаторічним способом узгодити видатки. Abacus (який починається від 9 доларів на користувача на місяць) чудово справляється з усіма цими базами для компаній, що ведуть бізнес у США, завдяки його модному та зручному інтерфейсу. Мобільний інтерфейс Abacus приходить на близьку секунду до вибору редакторів Certify та Rydoo. Незважаючи на те, що він не може повністю відповідати їх міжнародним можливостям чи можливостям встановлення політики та правил, інструмент відшкодування Abacus є першокласним як частина всеосяжної платформи відстеження витрат для вітчизняного бізнесу.

Ціноутворення та плани

Ціни в Abacus починаються з 9 доларів на місяць на місяць для його пакета Starter, який включає автоматизований контроль за політикою, інтеграцію з Intuit QuickBooks та необмежене зберігання даних. За $ 12 на активного користувача на місяць (щомісячно виставляється рахунок) Abacus додає програмовану маршрутизацію схвалення, інтеграцію комерційних карт та додаткову підтримку. Він також пропонує індивідуальний план для підприємств. Користувач "Активний" означає, що ви платите за користувачів лише тоді, коли у них є затверджені витрати протягом місяця.

Abacus не стягує додаткових витрат за працівника, який також не коштує великих витрат. Abacus також не стягує плату за свого бухгалтера, впровадження чи постійну підтримку (електронна пошта для плану для початківців; телефон і чат в реальному часі для Professional і Enterprise). Компанія також покриває плату за автоматизований кліринговий будинок (ACH) без додаткових зборів.

Ви можете зареєструватися на 30-денну безкоштовну пробну версію програми Starter, звернувшись у компанію. Частиною пропозиції Abacus і цінністю пропозицій є переконання компанії, що те, що вона надає, полягає в прямому відшкодуванні затверджених витрат ACH. Зараз Abacus працює лише з американськими банками, тому міжнародні транзакції виходять з ладу. На відміну від ExpensePath, клієнт здійснює всі власні введення даних про налаштування облікового запису. З міркувань безпеки демо-акаунт Abacus заповнювався, використовуючи власні фінансові дані. Після налаштування початкового облікового запису я запросив себе як користувач, щоб приєднатися через інші адреси електронної пошти.

Свіжий погляд і відчуття

Компанія молода. Як результат, і Інтернет, і мобільний інтерфейс розроблені з урахуванням сучасного зовнішнього вигляду, відчуття та мобільного досвіду, що відрізняє його від конкурентів із більш складними інтерфейсами, наприклад, Expensify. Веб-інтерфейс значною мірою збирає мобільний інтерфейс за формою, розміром шрифту, зручністю використання та особливостями розгортання. Подібність інтерфейсу дозволяє легко переходити від одного до іншого.

Заголовок інформаційної панелі веб-адміністратора Abacus містить списки витрат, перегляд діаграми та вікно отримання надходжень разом із полем пошуку. У крайній правій частині розміщена кнопка для введення нових витрат та параметрів фільтрації, сортування та експорту. У лівій частині ви можете легко перейти з адміністратора на власні особисті функції. Нижче наведено посилання на головні екрани: "Вхідні", "Очікує на затвердження", "Вхідні з попередженнями", "Вхідні без попереджень" та "Затверджено" - останні 6 місяців. Ви також можете переглянути звіти про витрати на різні поїздки, перевірити кредитні картки, призначені вашій команді, побачити всіх людей у ​​вашій команді, керувати політикою витрат компанії та налаштувати свій рахунок та загальні налаштування.

Мобільні додатки доступні для Android та ios. Мобільний інтерфейс простий і зрозумілий. Після відповіді на запрошення менеджера зареєструватися в Abacus, вас запросять завантажити додаток; Я завантажив додаток Android.

Вам надано два варіанти: По-перше, ви можете, якщо хочете, сфотографувати квитанцію, яка буде використана пізніше. На відміну від додатка iOS, додаток Android не забезпечує транскрипцію квитанції на додаток. Однак ви можете отримати квитанцію на веб-інтерфейсі, де постачальник і сума будуть введені для вас.

Ваш інший вибір - ввести інформацію про кожен рахунок вручну в мобільному додатку. Коли ви вводите ім’я постачальника, додаток шукатиме та перелічуватиме подібні заклади у вашому регіоні (що може бути незручно, якщо відповідна установа нова, а не у вашій місцевості). Ви можете пов’язати витрати з поїздкою, створеною за допомогою веб-інтерфейсу.

Кожен рахунок, як тільки він закінчений, негайно подається, не чекаючи створення звіту. Коли я подав три витрати за допомогою вигаданого облікового запису працівника, вони майже одразу з’явились у вхідних скриньках мого менеджера; один, поданий без квитанції, був відповідним чином позначений як "З попередженнями". Потім я міг би надіслати повідомлення із запитом про відсутність квитанції, яку отримав працівник у своєму електронному листі. Звідти працівник міг увійти у веб-акаунт та надіслати відповідь.

Хоча додаток для Android добре розроблений, він не набагато більше, ніж створювати та відправляти витрати. Це на відміну від таких служб, як Concur Expense, які пропонують повну функціональність у своїх мобільних додатках.

Легке відшкодування витрат

Працівники, які регулярно подають витрати, сподобаються Абаку. Я оцінив, що можу подавати витрати поодинці на відшкодування без клопоту заповнювати повний звіт із численними видами витрат. Цей процес відрізняється від таких додатків, як ExpensePath, які дозволяють подавати витрати лише через звіти. Що ще важливіше, більшість працівників не хочуть тижнями нести витрати компанії.

З Абаком обертання компенсації становить близько двох днів. Виділення часу для створення одного звіту може зайняти менше часу, ніж подавати один раз за один раз, але якщо процес затвердження відхиляє весь дозвіл звіту про відшкодування лише за один предмет, чи не сподобається це працівникам? Не так багато.

На стороні адміністратора рівняння я встановив, що правила встановлення легші, ніж ExpensePath. Розділ "Налаштування" містив усі параметри попередження та блокування, пробіг та автоматичні витрати, які я міг би використовувати, а потім деякі. Затвердити витрати окремо або в групі надзвичайно просто і повернути їх працівникові з коментарем. Працівник негайно повідомляється про коментар електронною поштою і може відповісти по черзі. Також легко передати схвалення іншому менеджеру.

З точки зору бухгалтерського обліку я оцінив, що Абакус дав мені більше варіантів, ніж Сертифікувати. Він автоматично синхронізується з обліковим програмним забезпеченням Xero, QuickBooks та Oracle NetSuite. Також мені сподобалося, що Abacus зберігає дані та дозволяє отримати доступ протягом необхідного 7-річного періоду IRS, забезпечуючи повний аудиторський слід. Після того як менеджер та адміністратор затвердять витрати на відшкодування, оплата ACH проводиться протягом 24 годин.

Abacus також вживає додаткових заходів безпеки для забезпечення облікових записів адміністратора клієнта. Через кілька днів після того, як я почав тестувати Abacus, компанія надіслала мені електронний лист із повідомленням, що виплати відшкодування призупинено до перевірки посвідчення особи, і попросив останні чотири цифри номера соціального страхування нашого тестера. Ці додаткові кроки дратують на одному рівні, але заспокоюють на іншому.

Витрати на ведення бізнесу (іншими словами, витрати) є другим за величиною позицією за заробітною платою для більшості компаній. Переконайтеся, що це зроблено точно, дуже важливо, і це починається з того, щоб зробити процес надсилання менш обтяжливим. Самостійне налаштування Abacus, простота користування та швидке пряме відшкодування є плюсом, за умови, що клієнт добре розкриває конфіденційну банківську інформацію, щоб це відбулося. Це надійний вибір для малих та середніх підприємств без міжнародної присутності, які шукають швидкого безпроблемного відстеження витрат та відшкодування витрат працівників.