Зміст:
Відео: How to Achieve Inbox Zero - 4 Email Productivity Hacks (Вересень 2024)
Зміст
- Push for Zero Email
- Комунікація не надсилає електронну пошту
У 2011 році Тьєррі Бретон, генеральний директор і голова французької компанії Atos, зробив сміливу заяву, що планує викорінити електронну пошту компанії протягом трьох років. Ідея викликала стільки суперечок, як висловлювання. Тепер ці три роки закінчилися. То як компанія зробила це?
Я наздогнав Марка Бовенса, менеджера глобальної програми Zero Email в Атосі, по телефону, щоб дізнатись, чи вдарила компанія на свою позначку. Бовенс пояснив, що поштовх до нульової електронної пошти насправді був частиною більшої уваги до оздоровлення працівників. Люди в Атосі (як і майже всі, хто цілий день сидить перед комп'ютерним терміналом) відчували себе переповненими електронною поштою, а точніше - перевантаженням інформації, яке викликає електронна пошта.
Atos - це не маленький стартап. У компанії працюють понад 76 000 людей у 52 країнах. Atos - міжнародна компанія з надання ІТ-послуг, яка працює з широким колом бізнесу - від банківської галузі до оборони та безпеки. Як ви можете змусити всіх тих людей, які виконують величезний спектр робіт, далеко від спілкування один з одним електронною поштою?
Джилл Даффі: У 2011 році Атос оголосив про мету позбутися всієї внутрішньої електронної пошти протягом трьох років. Цей трирічний знак зараз минув, і мені цікаво: як це відбувається?
Марк Бовенс: Трирічний період закінчився на початку цього року в лютому. Ми дійсно досягли декількох важливих етапів програми, найважливіший з них, який стосується перевантаження інформацією.
Ми вже опублікували та повідомили, що досягли зниження на 60 відсотків електронної пошти. І звичайно, це компенсується роботою по-іншому та використанням нового набору інструментів поруч із Outlook для електронної пошти.
JD: Чи можете ви розповісти мені про деякі з тих інструментів, які ви використовуєте?
Очевидно, що ці три добре інтегровані. Наприклад, з платформи ZEN-BlueKiwi ми інтегрували Lync для присутності. Люди можуть натиснути на будь-яку картинку та розпочати миттєві повідомлення або розпочати дзвінок через Інтернет. Ми добре інтегруємо спільноти та сайти SharePoint, щоб люди могли легко підключатися до спільноти BlueKiwi співпраці.
Трохи вирішивши питання про те, які були етапи [розгортання плану нульової електронної пошти], у перший рік ми витратили багато часу на те, що ми називаємо "етикетом електронної пошти". Ми також почали тренувати наші управлінські команди.
JD: Коли ви говорите "етикет електронної пошти", ви маєте на увазі, коли це підходить проти того, коли недоречно використовувати електронну пошту для спілкування?
МБ: Правильно. Позитивно ми хотіли мотивувати людей на розмову віч-на-віч, наприклад, коли це найбільше підходить. У нас було стрімке зростання прийняття Lync. Люди дійсно почали використовувати миттєві повідомлення, а також обмін додатками та відеоконференції через Lync. Дійсно, це була зміна поведінки, використовуючи правильний інструмент для правильного застосування.
JD: Як ви вважаєте, що змінило культуру компанії?
МБ: Простіше стати набагато більш орієнтованим на клієнта. Як відомо, Atos - це дійсно велика компанія. За роки придбання ми багато зросли. Ми зосереджені на тому, що ми називаємо постійним доходом, так що довготривалими контактами. Цей [перехід до використання інших засобів комунікації] дійсно вивів новий рівень у фокус на споживачах. Чому? Тому що людям зараз так легко створювати спільноти клієнтів та працювати в усьому світі, щоб вирішувати проблеми клієнтів у громаді. Раніше електронною поштою ви отримували б непотрібну кількість повідомлень, наприклад, через те, що люди не повністю працюють разом. Отже, це один із ключових результатів цієї програми.
Інший - ми знову зробили маленький Атос. Простий факт того, що у вас є список профілів, які люди підтримують у соціальній мережі підприємства, у поєднанні, звичайно, з присутністю Lync, значно полегшує пошук однолітків для початку дискусії або приєднання до спільноти, яку, на вашу думку, є цікаво. Тож це робить Атос малим, і він формує довіру.
У нас є багато експертів у різних сферах, але вони розкидані по всій земній кулі. Людям легше працювати разом, коли ви трохи довіряєте відносинам, трохи розумієте досвід одне одного та вмієте працювати набагато легше. Це повернуло це - і, можливо, я занадто меланхолічний - але це повернуло це затишне відчуття компанії, де люди можуть працювати разом. Це не те, що ви можете зробити лише за допомогою електронної пошти або просто SharePoint.
Це дійсно результат того, як ми це зробили, який все ще є досить унікальним. Багато компаній розпочали ініціативи соціального співробітництва. Вони роблять пілот. Потім вони роблять ще один пілотний проект, і вони намагаються розширити його, щоб остаточно закінчитися прийняттям у всій компанії. Але ми це зробили інакше. Ми реально витратили багато часу на початку, пояснюючи людям, що нам потрібно змінити нашу спільну поведінку, що нам потрібно, наприклад, щоб менеджери змінили свій стиль управління.
У нас є велика навчальна програма для керівників, щоб зрозуміти користь співпраці, і для того, щоб вони також працювали розумнішими в цьому контексті спільної роботи в громадах соціальної мережі підприємства.
JD: Коли ви вирішили скоротити внутрішню електронну пошту - і я радий почути 60 відсотків; це дійсно вражаюче число - який був оригінальний поштовх до цього?
М.Б .: Це було те, що ми називаємо програмою. Однією із амбіцій Atos є переміщення в рейтингу того, що є чудовим місцем для роботи, витрачаючи час і увагу на те, що потрібно вдосконалити, виходячи з вкладених даних та відгуків, які отримуємо від наших співробітників.
Тоді ми дійсно отримали сильні сигнали про те, що електронна пошта стає проблемою - а може, не "електронною поштою", а перевантаженням, викликаною електронною поштою.
Усі ці зловживання електронною поштою призвели до того, що людям було дуже незручно. Час, який люди витрачали на електронну пошту, наближалася до деяких наших команд - 30, а то й 40 відсотків часу компанії!
У поєднанні з тим, що ми почали задавати всілякі запитання на кшталт: "Ви вважаєте, що це добре проведений час?" тому що, можливо, це не проблема, що ми витрачаємо 40 відсотків свого часу на роботу з електронними листами та сортування електронних листів та реагування на електронні листи. Але в цілому це розцінювалося, як правило, малопродуктивно.
Отже, ось ми, керівництво великої компанії, і ваші працівники пояснюють, що 40 відсотків того, що вони роблять, сумнівне з точки зору вартості для компанії.
