Відео: Reliable Email Providers More Private than Gmail (Вересень 2024)
"Де адресна книга?"
Це одне з найпоширеніших запитань, яке задають нові користувачі Gmail. Якщо багато людей навіть не можуть знайти своїх контактів Gmail / Google, краще повірити, що система не є надзвичайно інтуїтивно зрозумілою або простою в управлінні. (У цій статті я користуюся контактами Google і контактами Gmail взаємозамінно, оскільки вони справді те саме.)
Навіть якщо ви знаєте, що область Вашого Gmail існує, є велика ймовірність, що це зона катастрофи з невстановленими ідентифікаційними адресами електронної пошти та, можливо, навіть телефонними номерами, всі згруповано згруповані як інші контакти.
У моєму бізнес-акаунті Gmail було більше тисячі записів у групі Інші контакти. Я вирішив, що це неприйнятно, тому я почав прибирати свої контакти Gmail. Я поділюсь тут тим, що я зробив, про що дізнався, та кількома альтернативними рішеннями, які рекомендую використовувати, якщо ви не хочете возитися з брудними контактами Gmail.
5 фактів про Gmail / Контакти Google
Gmail Контакти працює інакше, ніж у багатьох інших менеджерів контактів, тому знання кількох основних принципів може допомогти надзвичайно. Ось п’ять фактів, які можуть пролити деяке розуміння:
- Як потрапити до адресної книги Gmail? Він прихований під великою Почтою в лівій верхній частині інтерфейсу. Клацніть по пошті, і з’явиться спадне меню для контактів. Крім того, увійдіть у Google та перейдіть на google.com/contacts.
- Коли ви відповідаєте (включаючи "відповісти всім") або пересилаєте електронний лист, Google автоматично додає всіх і всіх людей у потоці до вашого списку контактів, якщо ви не вимкнули цю функцію. Крім того, якщо ви користуєтесь пристроєм Android, ваші контакти Google можуть також містити списки телефонних номерів, на які ви зателефонували, залежно від налаштування облікового запису на пристрої.
- У Контактах Google є інструмент злиття, але він не завжди працює або виглядає так, як ви очікували (докладніше про це пізніше).
- Google Контакти витягують класифікаційну інформацію з Gmail і Google+ (групи та кола відповідно), але вони не синхронізуються, хоча іноді здається, що, мабуть, слід.
Тепер давайте розглянемо кілька порад та рекомендацій щодо очищення контактів Google.
Очищення контактів Google
Розуміння груп контактів та кіл
Після того, як ви потрапите всередину контактів Google (знову натисніть логотип пошти у верхньому лівому куті та виберіть Контакти), перше місце, на яке потрібно звернути свою увагу, - це списки, що з’являються у лівій рейці.
Мої контакти - це люди з Gmail, яких я додав як контакти. Кола - це інформація про людей, яких ви знаєте та читаєте в Google+, і не має нічого спільного з електронною поштою. Переглядаючи список людей із ваших контактів Gmail (використовуйте панель пошуку, наприклад, щоб знайти усіх, на ім’я Сміт), ви також можете побачити, чи є ці люди в будь-якому з ваших кіл Google+, оскільки ця інформація видається далеко право їх імен. Таким чином, між групами контактів і колами існує певне збіг, але не дуже, навіть якщо люди з ваших кіл повністю відображаються у ваших контактах Google.
Плутати ще?
Найбільше контактів - це 20 найпопулярніших людей, з якими ви обмінялися найбільше електронною поштою, навіть якщо ви мовчали по темі. Іншими словами, це люди, яким ви не надто обов'язково відправляєте електронну пошту, а також не останні, як це переглядає всю вашу історію електронної пошти. Ваш колишній три роки тому все ще міг би потрапити у твій топ-20.
Останню групу Інші - це всі інші користувачі Gmail (можливо, і ваш Android-пристрій, як я вже згадував), з якими ви коли-небудь контактували.
Знайдіть і об’єднайте
Найкращий спосіб дії, на мій погляд, полягає в тому, щоб почати з пошуку дублікатів контактів у вашій іншій групі контактів (або в усіх контактах Google, якщо у вас ще немає підгруп) та об'єднання їх.
Клацніть на Інші контакти, потім виберіть Більше у верхній частині сторінки, а у спадному меню виберіть Знайти та об’єднати дублікати. З'явиться підсумок, який дозволяє переглянути деталі потенційного злиття, перш ніж приймати дію. Обов’язково перегляньте цей список, чи спільні імена, які насправді можуть бути двома різними людьми.
Тепер, якщо цей список напрочуд, надзвичайно довгий, вам потрібно скасувати та повторити функцію пошуку / об’єднання для меншої підгрупи ваших контактів. Ви можете просто вибрати іншу підгрупу з лівої залізниці або здійснити пошук, наприклад пошук за доменом (наприклад, пошук усіх адрес електронної пошти за допомогою pcmag.com). Так чи інакше, це дасть вам більш керований фрагмент потенційних дублікатів для перегляду. Повторіть по мірі необхідності.
Перегляньте офіційні інструкції Google щодо пошуку та об’єднання контактів для отримання більш детальної інформації.
Призначити людей до груп, додати деталі
Трохи під цим записом для Інших контактів ви бачите «Нова група». Якщо ви хочете класифікувати свої контакти на різні групи, це наступна область контактів Google, яка повинна привернути вашу увагу.
Щоб мати когось у будь-якій групі, ви також повинні вказати їх у розділі Мої контакти. Це просто так.
Щоб додати людей до груп, скористайтесь кнопкою із значком трьох голів. Звідси це досить зрозуміло, але докладніші відомості див. У інструкціях Google для редагування контактів.
Мені ще не продають групи, які є справді цінними, оскільки я їх використовував лише обмеженою мірою, але міг передбачити деякі сценарії, де вони можуть бути корисними. Однією з груп, яку я створив, є, наприклад, керівники технічних компаній. Якщо я коли-небудь закінчую термін і відчайдушно пропоную пропозицію, це, безумовно, допоможе дізнатись, хто з технологічної галузі, з якою я безпосередньо зв’язувався (на відміну від зв'язку з PR-фірмою) у минулому.
Якби у мене був необмежений час (хто це робить?), Я б серйозно підкреслив розділ "замітки" людей. Клацніть будь-яку особу у списку контактів, і ви можете додати типову інформацію про адресну книгу, а також фотографії та примітки.
У моєму особистому обліковому записі Gmail було б корисно додати деталі для PR-професіоналів, оскільки їхні адреси електронної пошти та навіть попередні комунікації не завжди допомагають мені зрозуміти, чи є вони компанією чи продуктом, які мені потрібно дослідити.
Вимкніть функцію автоматичного додавання
Якщо, ознайомившись зі списком "Інші контакти", ви зрозумієте, що це здебільшого непотрібні (загальні "" адреси тощо), рекомендую вимкнути функцію автоматичного додавання.
Перейдіть до піктограми шестерні у верхньому правому куті та виберіть Налаштування. Залишайтеся на вкладці Загальні та прокрутіть униз, щоб знайти "Створити контакти для автоматичного завершення" (це два нижче зображення вашого профілю).
Цікавитесь іншими програмами та послугами?
Скажімо, прочитавши цю інформацію, ви вирішите просто не використовувати контакти Google. Я не можу тебе звинуватити. Ось деякі місця для збереження вашої адресної книги, які дозволяють вам автоматично збирати та додавати інформацію зі своїх контактів Google.
Контакти LinkedIn та LinkedIn. Справжня проблема, яку я бачу в управлінні власною адресною книгою, полягає в тому, що важко оновлювати інформацію. Я не повинен нести відповідальність за оновлення вашої посади та електронної адреси під час зміни роботодавців. Це на тебе, друже. І тому я люблю LinkedIn як адресну книгу. Набагато простіше мати оновлену інформацію, якщо всі ваші контакти відповідають за обслуговування.
LinkedIn працює дуже добре, щоб допомогти вам знайти контакти та їх основну інформацію, але спеціальний додаток під назвою LinkedIn Contacts йде трохи далі за цими напрямками.
Якщо ви підключите свій обліковий запис LinkedIn до Gmail, веб-сайт професійних мереж рекомендує "людям, яких ви можете знати" на основі інформації, яку він знайде в Google. Деякі люди справді ненавиджу це, але це може бути цінним, залежно від того, наскільки надійний ваш обліковий запис LinkedIn.
З іншого боку, ви також можете експортувати свої контакти LinkedIn, а потім імпортувати їх у Gmail.
Контакти iOS. Якщо ви користувач iPhone або iPad, можливо, ви захочете синхронізувати контакти Google зі своїм пристроєм iOS, щоб ви могли просто використовувати додаток Контакти Apple як основну адресну книгу. Інструкція дещо відрізняється для користувачів Google Apps.
EasilyDo та iOS. Ще один спосіб управління контактами iOS - це додаток EasilyDo та його нова (платна) функція під назвою «Зловити всі контакти». Коли ви запускаєте "Зловити всі контакти", EasilyDo проглядає останні два роки свого електронного листа, щоб отримати контактну інформацію з масиву повідомлень, і зберігає їх у вашому додатку Контакти iOS. Хоча програма EasilyDo безкоштовна, ця функція коштує 39, 99 дол. США (одноразово) за один обліковий запис електронної пошти. На жаль, ця функція недоступна для користувачів Android. про легко для iPhone та EasilyDo для Android у відповідних оглядах.
Закрити. Веб-додаток та мобільний додаток Cloze уніфікує всі ваші вхідні, а також ваші канали соціальних медіа, а також отримує цікаву інформацію про ваші контакти. Це не зовсім менеджер контактів, але він підтримує старий добрий Gmail. Cloze може визначити важливих для вас людей (тому ви можете підвищити його его, сподобавшись їх публікаціям у Facebook), а також людей, з якими ви втрачаєте зв’язок. Як я вже говорив, це не зовсім додаток для управління контактами, але це дуже акуратно для того, щоб дати вам уявлення про свої контакти через Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook та інші облікові записи в Інтернеті.
Щоб отримати додаткові поради щодо управління контактами, див. Організація: 7 способів автоматичної організації контактів. І коли ви будете готові брати вхідну пошту Gmail, перегляньте 30 порад Gmail, які допоможуть вам завоювати електронну пошту.
