Організуйтеся: 5 кроків до більш продуктивних робочих днів

Ви, напевно, знаєте, що можете краще використовувати свій час на роботі. Але як це зробити?

Є кілька хитрощів, щоб бути більш продуктивними, і п’ять кроків, викладених нижче, пояснять, як саме доїхати.

Це не легко. Щоб справді бути більш продуктивною людиною, вам потрібно буде виховувати звички, а не покладатися на швидкі виправлення. Але є кілька речей, які ви можете зробити, щоб допомогти собі підібрати ці нові звички. Ви також знайдете багато мобільних додатків, програмних програм та технічних послуг, які можуть допомогти вам направити на більш продуктивний робочий день.

1	Позначте свій цикл продуктивності

Найголовніше, що ви можете зробити для підвищення своєї продуктивності на роботі - це спочатку ознайомитись із циклом продуктивності. У кожного є часи протягом дня, коли вони здатні зосередитись, та інші часи, коли їхня увага слабшає. Хоча у кожного є свої найкращі години для виконання роботи, "для більшості людей найпродуктивніші години - це найперше за день - не коли ви вперше прокидаєтесь, а порівняно рано", - каже Ден Ерілі, економіст з поведінки та професор Дюка Університет. Ariely зацікавлений у тому, щоб з'ясувати, як використовувати мобільні додатки для особистого самовдосконалення. "Наприклад, " додав він, "робити електронну пошту вранці зазвичай марно, тому що хвилини вранці є більш цінними". Не всі хвилини створюються рівними.

Виявлення періодів високої та низької продуктивності або високої та низької потужності, як Аріліє вважає за краще їх називати, - це перший крок, щоб максимально використати ці цінні, швидкоплинні хвилини.

Хоча багато людей думають, що вони знають, в який час доби вони перебувають у найкращих і найгірших ситуаціях, перевірити це не завадить. RescueTime на сьогоднішній день є найкращим інструментом, який я знайшов для з'ясування вашого циклу продуктивності. RescueTime - це невеликий настільний додаток, який записує, які програми ви використовуєте та які сайти відвідуєте протягом дня та на який термін. Він класифікує ті різні програми та сайти (дуже продуктивні, продуктивні, нейтральні, відволікаючі або дуже відволікаючі) та створює звіт про те, як ви проводите свій час. Наприклад, сайти соціальних мереж за замовчуванням "дуже відволікають". (Ви можете перекласифікувати будь-які сайти та програми, якщо значення за замовчуванням для вас не точні.) Ви також можете багато розповісти про свій цикл продуктивності, дивлячись, як часто ви перемикаєте завдання.

Я рекомендую використовувати RescueTime принаймні тиждень, перш ніж аналізувати звіт. Спробуйте використовувати його, не змінюючи звичної поведінки. Сенс не в тому, щоб бути типовим працівником протягом тижня. Це зрозуміти, коли ваші природні моменти для високої та низької місткості.

Коли у вас є деякі дані, погляньте на час доби, коли ви витратили гарний шматок часу (40 хвилин і більше) на одне, високопродуктивне завдання. Тепер шукайте періоди дня, коли ви були менш продуктивними, швидко перемикаючись між різними завданнями або витрачаючи довгі ділянки часу на відволікання.

Наприклад, я найбільше зосереджений між 9 і 11 ранку. Потім моя продуктивність знижується. Зазвичай я дуже відволікаюся на обід. Іноді, але не завжди, у мене є інший сильний період продуктивності вдень, але це не є надійним.

Наступний крок - це знати, що робити з цією інформацією.

2	Змініть свій звичайний

Коли ви знаєте свій цикл продуктивності, вам слід змінити розпорядок роботи, щоб його відповідати.

Наприклад, починайте планувати зустрічі на час доби, коли у вас менше уваги. Зустрічі рідко вимагають, щоб ми були найкращими. Так, наприклад, зробіть звичку ніколи не приймати ранкові зустрічі, якщо вранці - ваш продуктивний час.

І навпаки, вирішуйте свої найважливіші завдання з високою концентрацією уваги в той час доби, коли ваш розум найкращий. Часто ми не плануємо свою найважливішу роботу. Ми просто дістаємося до цього, коли зможемо. Це нормально, доки ви змусите це робити протягом доби, коли зможете по-справжньому зосередитись.

Бачачи, що більшість людей може виконувати завдання з високою концентрацією уваги раніше, звикайте запускати лише ті програми, якими ви користуєтесь для цих завдань протягом годин пікової продуктивності. Наприклад, якщо електронна пошта для вас не дуже продуктивна, не відкривайте її. Просто навіть не запускайте програму. Якщо вам дійсно потрібно перевірити свою електронну пошту, перегляньте свою поштову скриньку на мобільному телефоні чи планшеті, а потім відкладіть її, щоб ви могли повернутися до завдань, які справді вимагають вашої уваги.

Що робити, якщо значна частина вашої високопродуктивної роботи трапляється в браузері, але і ваші найбільші споживачі часу там теж? Існує кілька хитрощів для мінімізації відволікань подібного роду. Для початку ви можете перевести активну вкладку в режим повноекранного режиму. Це допоможе вам залишитися із завданням. Ви також можете встановити плагіни та розширення веб-переглядача, які блокують вас із вказаних веб-сайтів. Мій улюблений називається StayFocusd for Chrome. Ви можете знайти більше рекомендацій у моїй статті про те, як залишатися зосередженими.

3	Переглядайте свій день, щодня

Ще одна зміна, яку слід внести у ваш розпорядок дня: Зробіть звичною завжди переглядати свій день, перш ніж він розпочнеться. Спочатку перегляньте свій календар та свій список справ, щоб вас не застали поза охороною на зустрічі, яка була запланована на два тижні тому. Незалежно від того, чи закінчилася ваша перша чашка кави чи під час поїздки на маршруті, один момент (і це має бути щоденна мить, щоб зробити це звичкою) переглянути свої плани на цілий день, дійсно, має значення.

Створити нову звичку переглядати свій щоденний день простіше сказати, ніж зробити. Один мобільний додаток, який може вам нагадати, - Any.Do, який має функцію під назвою Момент AnyDo. Момент AnyDo відтворює приємний тон і штовхає сповіщення кожного дня у будні, повідомляючи про те, що настав час переглянути свій день. Потім додаток перераховує все у вашому календарі та списку завдань і запитує, чи хочете ви зберегти його за розкладом чи перенести його на інший день.

4	Перерви за графіком

Робіть перерви. І не лише одна перерва на обід. Ваш розум повинен освіжитися, якщо ви будете найпродуктивнішою людиною, якою ви можете бути.

Я величезна прихильниця трекерів активності для фітнесу, і одна з особливостей у кількох із них, яку я люблю, - це безшумна тривога. Ви можете встановити сигнал тривоги, через який ваша фітнес-група вібрує в певний час доби, мовчки. Мені подобається встановлювати його на 4 вечора різко, коли я знаю, що мені слід зробити перерву, вважаю, мені потрібна чи ні. Навіть просто встати з крісла, щоб піти на кухню і випрати чашку з кавою, достатньо, щоб трохи відвести погляд від екрана комп'ютера.

У деяких трекерах активності також є сповіщення про неробочий режим. Ці тривоги змушують трекер вібрувати, якщо ви сидите нерухомо протягом певного періоду часу, як правило, одну годину. Вони розроблені так, щоб нагадати вам встати та рухатися, але я думаю, що вони однаково цінні, як нагадування, щоб перестати працювати на дві хвилини та зробити перерву. Можливо, ви також хочете встановити програму перерви, легку програму, яка нагадує про перерви і навіть може ненадовго заблокувати ваш комп’ютер, щоб змусити проблему. Наш улюблений додаток для Mac під назвою TimeOut Free.

Ще один хороший варіант для Windows, Mac та браузерів називається Focus Booster.

5	Складіть до кінця дня справи

Уявіть, що ваш день проходить просто плавно. Тоді 4:40 вечора. Ви намагаєтеся бути зайнятим. Відчувається, що вічність минає! Потім ви знову дивитесь на годинник, і … це 4:42 вечора

Як часто ви витрачаєте ці останні 20 хвилин наприкінці дня? Скільки годин це дорівнює за місяць? Скільки часу ви витрачаєте на сайти соціальних мереж або надсилаєте повідомлення друзям?

Закріпіть цю звичку, виклавши кілька завдань на кінець дня. Спробуйте зробити з них щось, що вам подобається робити, але це може вважатися зайнятою роботою. Деякі приклади включають:

• подача паперів
• подальший доступ до старих листів
• скидання кешу комп'ютера
• видалення історії веб-переглядача
• повернення телефонних дзвінків
• витираючи пил і крихти зі свого столу, клавіатури та монітора.

Якщо у вас є заздалегідь короткий список варіантів для завдань, які ви можете виконати в кінці дня, ви, швидше за все, дійсно виконаєте одне з них. Зробіть замітку у своєму календарі або навіть просто залиште біля свого столу клейку замітку з деякими ідеями, які служать нагадуванням. Приходьте в п’ятницю о 16:45, ваше око, ймовірно, блукає до них. Додаткові ресурси