6 способів сучасної технології друку можуть допомогти вашому бізнесу

Представлено компанією Epson - Якщо ви повернули принтер до статусу додаткової конфорки, то, можливо, ви захочете повернутись до нового вигляду. Завдяки керованому друку та зеленому друку бізнес зможе повністю змінити спосіб підходу ваших співробітників до друку, а також спосіб оплати за нього. Ось шість конкретних прикладів для початку роботи.

Керована друк

Пам'ятаєте востаннє, коли вам довелося вставити цей тонер-картридж у ваш офісний лазерний принтер? А потім востаннє ви побачили ще один рахунок за той самий тонер і задумалися, куди це все йде? Це лише один приклад того, що керована послуга друку може зробити для вас. Якщо ви ніколи не чули цей термін, то подумайте про це як про ще одну еволюцію програмного забезпечення (SaaS), за винятком програми "Друк як послуга" (PaaS). Функції будуть різними, але підпишіться на таку послугу, і ви зможете вибрати принтер, який підходить для вашого середовища, оплатити підписку та розпочати друк. Все, що вам потрібно, - це папір. Служба передплати піклується про витрату тонера, проблеми з принтером та всі інші головні болі. Крім того, більшість сервісів також нададуть ці три додаткові переваги:

• Оцінка друку : Більшість організацій не мають уявлення про те, що насправді є процесом друку - хто друкує, що друкує та скільки друкує. Це тому, що більшість офісів складаються, наприклад, не з двох або трьох стандартних офісних принтерів на поверсі, наприклад, але й безлічі "тіньових принтерів" у вигляді особистих друкувальних пристроїв, які користувачі встановили на своїх столах (самі або для підтримки деяких маловідомий бізнес-процес). Це може серйозно збільшити не тільки витрати на тонер, але й паперу, апаратні засоби та IT-послуги. Вибираючи послугу керованої друку, знайдіть службу, яка надішле спеціаліста на місце, щоб перевірити кількість встановлених принтерів та вивчити, як вони використовуються. Потім перетворіть ці знання на рекомендацію належної кількості та виду принтерів, які справді потребують ваша організація.
• Гранічне управління : Послуги керованого друку повинні бути важкими для управління. Шукайте служби, які керують не лише підключенням та здоров’ям принтера, але й відстежують вартість та використання. Деякі можуть надати деталі до рівня індивідуального користувача. Це не лише надає вам детальну інформацію про те, хто найбільше друкує, чому і скільки це коштує, але дозволяє вам використовувати цю інформацію (разом з тим, що ви дізналися під час оцінки друку) для постійного налаштування та оптимізації процесу друку, не платячи ніколи більше, ніж ваша підписка.
• Контроль витрат за допомогою спрощеної друку : Найбільш очевидною перевагою використання послуги керованого друку є насолоджування спрощеного життя. Усі ті невеликі головні болі, які направляли вас, що ви поспішали до шафи з доставкою або дзвонили в ІТ, зараз обробляються постачальником послуг. Провайдер використовує, як правило, сучасне програмне забезпечення для управління, яке дає їм такий контроль, зберігаючи присутність поза межами сайту, використовуючи хмару. Але ця сама технологія часто має додаткові переваги. Найбільш помітною в цьому випадку є те, що ваші користувачі, можливо, матимуть можливість друкувати на будь-якому принтері підписки, незалежно від того, де вони перебувають через Інтернет. Навіть середній персонал торгових воїнів-продажів не лише економить гроші на факсимільному зв’язку, але й надає додаткову гнучкість, щоб швидше та надійніше отримати документи саме до того, до кого вони потребують.
• Підвищена безпека : реалізація керованої друку також означає підвищення безпеки, що дуже важливо, коли ви говорите про підключений друк. Керована друк може допомогти з аутентифікацією та керуванням ідентифікацією, а також з додатковими функціями безпеки, такими як PIN-коди або фільтрування IP-адрес.

Сталий друк

Сталий друк звучить як маркетингова молитва, яка не дасть відчутної користі вашому бізнесу. Але на практиці це не тільки допомагає навколишньому середовищу, але й може заощадити чималі гроші. Одне "зелене" рішення для друку, яке допоможе більшості підприємств, але не одразу приходить у голову, коли ви думаєте про екологічно чисті засоби, - це багатофункціональний принтер або універсальний принтер. Перемістившись на такий пристрій, ви не тільки економите на електроенергії (один пристрій проти хоча б двох, а часто і три), але ви також економите на просторі та використанні витратних матеріалів. Крім того, якщо ви перейдете на такий пристрій через керовану службу друку (наприклад, описану вище), то ви отримаєте не тільки найновішу технологію друку, але і останню зелену техніку. Що стосується принтерів, це розбивається на дві загальні категорії потенційних переваг:

Скорочення тонера та картриджів : Більшість виробників принтерів з великими іменами за останні кілька років розробили нові двигуни друку, які спрямовані на зменшення використання тонера та чорнила, а також на зменшення або навіть усунення кількості використаних картриджів, що звиваються. на звалищах. У Canon та Epson немає картриджів, екологічно чистих ліній принтерів, у той час як Brother, HP та Xerox мають програми переробки картриджів, які допоможуть вам легко утилізувати використані картриджі для меншого впливу на навколишнє середовище.

Використовуйте більш розумне програмне забезпечення : це насправді побічна перевага стратегії друку, оптимізованої хмарою. Більшість керованих постачальників друку надаватимуть такі рішення, але ви також можете їх налаштувати самостійно, якщо у вас є якісь ІТ-відбивачі. Це просто питання відображення бізнес-процесів, які залучають принтерів до якомога більше програмного забезпечення, а не до паперу. Наприклад, чи дійсно вам потрібно надрукувати це замовлення на придбання для обліку? Або було б так само ефективно, якщо не навіть більш ефективно, надійно та безпечно, щоб принтер просто генерував файл, який відображається у папці хмарного зберігання, до якої має доступ бухгалтерський облік? Потім вони можуть просто відкрити його в будь-якому програмному забезпеченні, яке вони використовують, і вести діловий процес звідти. Цей вид зміни може включати не лише хмарне сховище, але й інші програми, включаючи управління документами, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), планування ресурсів підприємства (ERP) і навіть програмне забезпечення для електронної пошти чи онлайн-співпраці, щоб назвати лише деякі. Це може повністю усунути технології старіння, особливо факсимільне та копіювання, і дозволить додати шар негайної організації та безпеки даних, який папір просто не може забезпечити. Він також може легко та надійно включати мобільні пристрої та віддалених працівників, що зазвичай є дуже важким для старих пристроїв.

Друк, можливо, вже не є інформацією про ІТ, про яку ми чуємо більшість, але це не означає, що категорія припинила інновації. Якщо ви все ще використовуєте офісні принтери Behemoth, які випаровують тонер і жують ліси дерев, тоді прийшов час детальніше ознайомитися з наявними на сьогоднішній день. Сядьте з людьми у вашій організації, які найбільше користуються вашими принтерами, і ретельно намітьте, чому і як ці пристрої використовуються. Потім підберіть це до того, що сьогодні пропонують виробники принтерів у поєднанні з хмарними послугами та бізнес-програмами на базі SaaS. Ви можете бути шоковані тим, наскільки ефективніше може працювати ваш бізнес, одночасно заощаджуючи значні гроші.