5 Чудові речі, які підключені принтери можуть зробити для вашого бізнесу

Представлено компанією Epson - Сучасні компанії використовують хмарні програми для будь-якого способу щоденного спілкування та завдань, від онлайн-співпраці до планування ресурсів підприємства (ERP). Мало того, але сьогоднішні адміністратори та працівники взаємодіють із цими послугами за допомогою смартфонів та інших підключених пристроїв іноді частіше, ніж це відбувається через їх робочий стіл. Отже, якщо мова йде про повсякденний бізнес-процес, настільки фундаментальний, як друк, то чому ваша організація залишається зануреною в аналогічну епоху місцевих друкованих завдань та заплутаних проводів?

Будь-який принтер із мережевим з'єднанням може підключитися до Інтернету. У цій статті ми зосереджуємось на бездротових принтерах, увімкнених для хмарного друку, які можуть синхронізувати комп’ютер, мобільний пристрій чи навіть ваш браузер із принтером, який підключається до хмари, через Інтернет-з'єднання. Щоб дізнатися, як це зробити, існує кілька різних способів підключення та надсилання захищених файлів зі свого пристрою на підключений до хмари принтер. Найкращі бездротові принтери на ринку, як правило, використовують комбінацію Wi-Fi, зв'язок поблизу (NFC) та захищені віртуальними мережевими з'єднаннями, включаючи такі послуги, як Google Cloud Print для надсилання та друку файлів через Інтернет з будь-якого місця.

Бездоганний підключений друк забезпечує безліч переваг для бізнесу та їх працівників. Нижче ми виділяємо п’ять найзначніших способів, якими може скористатися ваша організація, відкинувши старий офісний кланкер на користь сучасного принтера, підключеного до хмари.

1. Зручність

Перше, що ви помітите під час налаштування принтера, підключеного до Google Cloud Print або іншої з хмарних служб, пропонованих великими постачальниками принтерів, - це відсутність драйверів для встановлення та налаштування. Принтери "готові до хмар" виходять з коробки, а також багато сервісів мають додатки для Android та iOS для друку безпосередньо зі свого смартфона чи планшета. Підключені до Інтернету принтери також усувають необхідність оновлення вручну, автоматично оновлюючи драйвери та мікропрограмне забезпечення без втручання людини.

Усі друковані файли надсилаються через Інтернет через хмарну службу друку, тому вашому комп'ютеру навіть не потрібно безпосередньо спілкуватися з принтером. Просто увійдіть у машину чи мобільний пристрій за допомогою підключення до Інтернету, увійдіть до свого облікового запису на даній хмарній службі друку та починайте друкувати.

Це також полегшує більш зручний вміст друку та обміну документами. Більшість хмарних друкуючих служб дозволяють вам "ділитися" доступом до свого принтера, підключеного до хмари, з іншою довіреною стороною так само легко, як і спільний доступ до них в Інтернеті, включаючи можливість управління правами на спільний доступ. Тож, якщо співробітник або клієнт, який не працює за межами міста, працює у вашому офісі і потребує швидкого роздрукування їх посадкового талона для дому додому, тоді ви можете поділитися з ними доступом до хмарних принтерів, і вони зможуть друкувати прямо зі свого смартфона або ноутбука .

2. Віддалена доступність

Крім принтерів, готових до хмар, послуги друку на основі хмар можуть також синхронізуватися з існуючим принтером, підключеним до мережі, у вашому будинку чи офісі. Після синхронізації вашого пристрою з хмарним сервером не має значення, звідки ви друкуєте, або навіть якщо принтер знаходиться за сотні і більше миль.

Це головне благо для працівників домашнього офісу та телекомунікацій. Якщо ви проводите віртуальну презентацію під час зустрічі, використовуючи послугу відеоконференцій, і хочете, щоб усі, хто сидить за столом конференції, мали ваш звіт у своїх руках, ви можете надрукувати копії звіту з вашого домашнього офісу безпосередньо на цьому принтері в куточок конференц-залу. Співробітник, стіл якого знаходиться поруч із принтером, нічим не відрізняється від користувача, який друкує на цій машині з іншої країни.

3. Вартість та енергоефективність

Підключена друк - це також простий спосіб централізації та впорядкування друкарських операцій вашої компанії, особливо для стартапів та малого та середнього бізнесу (SMB). Замість того, щоб установлювати та підтримувати кілька принтерів, підключених до мережі на всій версії вашого офісу, використання підключеного принтера та хмарної служби може значно зменшити витрати на обслуговування, чорнило та тонер, якщо всі машини в офісі друкують на один або два підключені до хмари принтери (замість того, щоб мати один принтер на кожен комп’ютер або кластер робочих станцій в офісі).

Залежно від розміру та плану вашої організації, вам може знадобитися кілька принтерів. Але, зокрема, бездротові хмарні принтери дають вам набагато більше гнучкості. Чим новіший підключений принтер, в який ви інвестуєте, тим краще будуть і його енергозберігаючі функції. Переважна більшість бездротових принтерів тепер оснащена одним або декількома енергозберігаючими або екорежимами, що знижують загальну вартість друку та використання енергії, коли принтер активно не використовується.

4. Безпека

Перше заперечення, яке ваш ІТ-адміністратор висуне, розглядаючи питання про перехід на хмарний друк, - це безпека. Людям, природно, зручніше дротове з'єднання, ніж бездротовий обмін файлами та синхронізація, коли мова йде про сприйняття безпеки, особливо при надсиланні та друку конфіденційної ділової інформації через Інтернет.

Хмарний друк має це покриття від кінця до кінця за допомогою веб-з'єднань HTTPS, захищаючи документи та файли за допомогою SSL-шифрування з моменту надсилання до моменту друку. Файли також не сидять на сервері. Після того як завдання обробляється та виконується, пов'язані документи видаляються з сервера хмарної служби друку.

5. Масштабованість

Підключені принтери дозволяють операціям друку вашої компанії масштабуватися так само швидко, як ваш бізнес росте, починаючи від стартапу або SMB до великих корпоративних організацій. Google навіть використовує хмарний сервіс друку на базі даних. Коли ваші операції збільшуються і ви наймаєте більше співробітників або відкриваєте нові офіси, інвестиції в інфраструктуру друку, пов’язаної з хмарою, можуть заощадити багато грошей у довгостроковій перспективі.

Це також займає частину болю від розширення вашої робочої сили. Підключені принтери дають ІТ-адміністраторам ще один головний біль, який потрібно турбувати під час налаштування нового робочого столу чи ноутбука компанії, надання мобільного пристрою програмним забезпеченням для управління мобільними пристроями (MDM) або перелік інших завдань, що забезпечують безпеку кінцевих точок користувача та відповідає політиці компанії. Коли настає час налаштувати доступ до принтера цього працівника, він просто працює.