Відео: Настя и сборник весёлых историй (Вересень 2024)
Електронна пошта - це проблема майже для всіх, але в офісі, зокрема, це створює відволікання та забирає час, який можна краще витратити на фактичну роботу. Деякі люди називають перевірку та відповідь на електронне повідомлення "роботою над роботою", а не самою роботою.
Власники бізнесу та менеджери можуть допомогти як собі, так і своїм працівникам боротися з перевантаженням електронною поштою.
По-перше, заохочуйте спілкування віч-на-віч. Змусити співробітників спілкуватися один з одним, коли електронна пошта не потрібна, дійсно може допомогти зменшити непотрібні електронні листи. Розмови віч-на-віч також краще, ніж повідомлення електронної пошти для дотичних предметів, коли тон і настрої дійсно важливі. Дуже мало людей вміють передавати свої емоції письмовою мовою, як і усно.
По-друге, використовуйте програму обміну миттєвими повідомленнями. Щоб отримати швидкі запитання та відповіді, ви дійсно не можете перемогти чат. Деякі підприємства забороняють працівникам встановлювати подібні програми, але я думаю, що вони насправді є справжнім благом в офісі. Ви можете отримати миттєві повідомлення в автономному додатку або вбудованому в бізнес-платформу, наприклад Podio, Yammer, Jive. Якщо ваша організація використовує Google Apps, ви завжди можете просто використовувати Google Talk. Який би додаток для чату ви не вибрали, переконайтесь, що всі в організації використовують одне і те ж. Якщо ІТ-відділ має обмеження щодо того, що можуть встановлювати працівники, переконайтеся, що команда знає, яке додаток для чату має використовувати кожен, щоб вони могли перевірити встановлення.
По-третє, знайти краще місце, ніж електронна пошта для поширених повідомлень. Одним із чітких прикладів є те, коли співробітники надсилають електронну пошту, щоб повідомити всім, що вони хворі, у відпустці чи їдуть рано. Це звичайні повідомлення, які додають до безладу електронної пошти, але не повинні. Одним з варіантів може бути спільний календар. Іншим може бути адміністративний помічник, щоб відслідковувати, хто входить і виходить, а також надсилати один консолідований електронний лист.
По-четверте, будьте прикладом для наслідування електронної пошти. Якщо ви керівник компанії чи департаменту, переконайтеся, що ваші звички електронної пошти відображають те, що ви хочете робити співробітникам. Пишіть короткі електронні листи, коли зможете. Говоріть людям віч-на-віч, коли це правильний метод спілкування. Використовуйте чат та робіть все, що ви хочете робити працівникам. Люди дотримуватимуться вашої уваги, і саме так ви розвиваєте кращу культуру компанії навколо електронної пошти.
Додаткові ресурси
Для отримання додаткових порад щодо боротьби з перевантаженням електронної пошти дивіться наступні статті:
- Інтерв'ю: Push for Zero Email
- Як скоротити небажану електронну пошту
- Інтерв'ю: Дмитро Леонов із управління електронною поштою SaneBox
- 11 порад щодо керування електронною поштою
